Mail-Archive sind Mangelware

Management

Wenn’s kracht, dann wird gejammert

Zwei Drittel der Unternehmen nutzen Mails für kritische Geschäftsabläufe, aber nur rund 35 Prozent, also ein Drittel, verfügen über ein E-Mail-Archivierungssystem. Das hat eine Studie des Marktforschungsunternehmens Osterman ergeben, das im Auftrag des Speichersoftware-Herstellers Legato 285 Administratoren in US-Unternehmen befragt hat.

Rund 50 geschäftliche Mails empfängt ein durchschnittlicher Mitarbeiter pro Tag. Meistens sind mehr als die Hälfte interne Nachrichten. Bei der Menge bleibt es aber nicht. Unzählige wichtige gespeicherte Nachrichten wie Kontakte oder Attachments lagern auch noch auf dem PC und drohen, im Datennirvana zu verschwinden, sollte es zu einem System-Crash kommen.

So gaben 35 Prozent der Befragten an, bereits Mails durch ein technisches Problem oder einen Virus verloren zu haben und mehr als die Hälfte hat finanziellen Schaden durch die erlittenen Informationsverluste hinnehmen müssen. Bei 24 Prozent kam es zum Krach mit Kunden über Inhalte der Mails.

“Dabei lassen sich derartige Ausfälle leicht vermeiden, wenn man ein ordentliches Mail-Management aufsetzt. Denn Unternehmen werden immer abhängiger von dieser Kommunikationsform”, erklärt Institutschef Michael Osterman.

Die Archivierungs- und Backup-Strategien lassen indes noch sehr zu wünschen übrig. Vor allem langfristige Ablagen sucht man in vielen Firmen vergebens. Über 50 Prozent, so hat die Studie ermittelt, sichern ihre Daten zwar aber lediglich kurzfristig. Ein Archiv besitzen die wenigsten.