Transparenz ist machbar – nur nicht mit Spreadsheets

Management

Auch im Mittelstand ist Business Intelligence kein Tabu mehr

In den Rechenzentren und IT-Abteilungen der Wirtschaft regiert der Rotstift. Statt New-Economy-Visionen wird von den CIOs und DV-Leitern heute knallhartes Kostendenken verlangt. Die einstigen Bannerträger der Innovation müssen sich mit der Rolle des Sparkommissars begnügen, neue IT-Investitionen werden nur noch unter der Maßgabe getätigt, dass sie sich in kürzester Zeit bezahlt machen. Den Weg aus der Misere weist die IT selbst – man muss nur die angebotenen Möglichkeiten geschickt nutzen.Die IT in den Unternehmen steht von zwei Seiten unter Druck: Einerseits kommen ständig neue Anforderungen auf Finanzmanagement und Reporting zu – man denke nur an das “Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich” (KonTraG), das dem Management von Aktiengesellschaften eine ständige finanzielle Transparenz auferlegt. Auch wer einen Kredit beantragt, muss seit ‘Basel II’ nachweisen, dass in seinem Betrieb kein Euro die Kostenstelle wechselt, ohne dass der Finanzchef darüber Bescheid weiß.

Kontrolle und Konsolidierung heißt daher das Gebot der Stunde. Das ist zunächst durchaus im finanztechnischen Sinn zu verstehen – schließlich müssen die Vorstände jederzeit über den monetären Gesundheitszustand ihres Unternehmens Zeugnis ablegen können.

Darüber hinaus geht es darum, die Kosten überall und damit auch im Bereich der IT zu zähmen, die versteckten “schwarzen Löcher” in der IT zu finden und die Bits und Bytes zu wirtschaftlicher Effizienz zu erziehen. “Heute geht kein IT-Projekt mehr ohne Wirtschaftlichkeitsrechnung durch”, stöhnt Rudolf Baumgartner, IT-Manager beim Automobilhersteller BMW. Nur: wie bewertet man anstehende IT-Projekte, wie sind Spreu und Weizen voneinander zu scheiden?

Im Streben nach mehr Durchblick über die Vorgänge im Unternehmen erlebt jetzt die Business Intelligence einen neuen Frühling. Software-Großanbieter wie SAP, Microsoft und Oracle haben die strategische Bedeutung dieses Sektors erfaßt und entsprechende Maßnahmen zur Positionierung verkündet.

Auch bei den Anwendern kommt das Thema gut an. “Business Intelligence ist gefragter denn je”, beobachtet Carsten Bange, Chef des Business Applications Research Center in Würzburg.

Das BARC vergleicht in der Rolle des unabhängigen Beraters im Auftrag von Anwenderfirmen die Eigenschaften großer Applikationen. Die ehemalige Ausgründung der Universität Würzburg sitzt damit am Puls der Wirtschaft und erkennt jeden Softwaretrend schon frühzeitig.

Richtig angewandt, gibt Business Intelligence (BI) dem Anwenderunternehmen ein sehr sensibles Instrument für die Kostenkontrolle an die Hand. Dabei geht auch bei den BI-Anbietern der Trend zum Downsizing: Waren Data Warehouses und Data-Mining-Systeme früher gewaltige Moloche, die nur Großunternehmen zu zähmen in der Lage waren, so ist deren Einsatz heute schon bei größeren Mittelständlern durchaus keine Seltenheit mehr.

Das gilt nicht nur für die Anwender, sondern auch für die Softwareindustrie. Nach Auffassung von Bange gehört die Zukunft den kleinen, flexiblen Anbietern. “Kolosse wie Siebel sind zu langsam, wenn es darum geht, neue Themen aufzugreifen”, kommentiert der Applikationsexperte die aktuelle Entwicklung.

Business Intelligence ist ein weites Feld. Der BI-Bogen spannt sich von relativ simplen Systemen wie Management-Informationssystemen über Reporting- und Analyse-Software bis hin zu Systemen für Planung und traditionelles Data Mining. Einen Kandidaten, der sich für alle diese Aufgaben gleichermaßen eignet, sucht man angesichts dieser Spannweite vergebens. “Eine Eier legende Wollmilchsau haben wir noch nicht entdeckt”, sagt Bange.

Das liegt nicht zuletzt an der Vielfalt der Datenquellen, die solche Systeme auszuwerten haben. Die Web-Integration hat hier einen gewaltigen Komplexitätsschub gebracht. Daher gerät die Datenintegration zum entscheidenden Erfolgsfaktor, die Unterstützung von Standards ist wichtiger denn je. Neben den auch aus anderen Welten bekannten Datenintegrationsstandards wie SOAP, ODBC und XML spielt in der Business Intelligence das Common Warehouse Model (CMW) eine wichtige Rolle.

Die verbesserte Datenintegration macht die Systeme schneller. Laut Bange werden die Aktualisierungsintervalle immer kürzer; am Ende der Skala steht das Real-Time-Warehouse – heute bereits Realität in der Betrugsentdeckung bei Kreditkartenanbietern und Telcos.

Diese Systeme greifen zum Teil nicht einmal mehr auf sterile Datenextrakte in einem Data Warehouse zu, sondern nutzen Live-Daten – vor wenigen Jahren noch ein Ding der Unmöglichkeit. “Die stringente Trennung zwischen operativem System und Data Warehouse verschwindet”, sagt Bange.

Die Business-Intelligence-Systeme werden so mächtig, dass sie mittlerweile auch nichtstrukturierte Daten nutzen können – nicht nur Datenbanken und Transaktionssysteme werden ausgewertet, sondern alle Formen der gespeicherten Daten im Unternehmensbereich: Mails, Texte, Grafiken und Aktenvermerke. “Workflow und Groupware wachsen in die BI hinein”, beschreibt Bange einen der heißesten Trends in diesem Sektor.

Nur bei den Anwendern läuft noch nicht alles so, dass ein optimaler BI-Einsatz möglich wäre. Zwar gibt es alte Hasen, die Business Intelligence schon seit vielen Jahren betreiben, wie etwa BMW. “Wir haben die Daten schon analysiert, da gab es Begriffe wie OLAP oder BI noch gar nicht”, brüstet sich BMW-Datenverarbeiter Baumgartner.

Die Regel ist das aber nicht. In vielen Unternehmen – je kleiner, desto häufiger – ruhen die relevanten Zahlen noch in unüberschaubaren Spreadsheet-Friedhöfen, beziehen Controller ihre Daten aus Desktop-Tools wie Excel oder Access. Mit allen Konsequenzen für die Produktivität: “Die vergeuden immer noch 80 Prozent ihrer Zeit mit der Fehlersuche und Pflege von Spreadsheets”, spottet Jochen Werner, Sales Director des BI-Anbieters Hyperion.