Mobilcom kickt in Notwehr PWC-Berater raus

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Cowboys retten Einführung von Betriebswirtschafts-Software

Das, was der Telekommunikationsanbieter Mobilcom erlebte, geht über den ganz normalen Wahnsinn eines Projekts hinaus, in dem Software für das Enterprise Ressource-Planning (ERP) eingeführt wird. Haarscharf schrammte das Vorhaben an der Abbruchkante vorbei. Berater von Pricewaterhouse Cooper hatten den falschen Fahrplan zur Hand.
Wenn Marcus Gockel aus der Mobilcom-Abteilung Organisation, Finanzen und Administration auf den Projektverlauf zurückschaut, malt er dennoch kein Schwarz-Weiß-Bild. Gockel ist bei Mobilcom der verantwortliche Projektleiter für die Einführung der ERP-Software. Die Büdelsdorfer Zentrale entschied sich für One World von J.D. Edwards.

Die Ausgangssituation

Zunächst begann das Projekt wie die meisten: Die bisherige ERP-Lösung war keine einheitliche und das Unternehmen wuchs aus den Anwendungen heraus. So gelangte durch die Übernahme von Cellway, München, die ERP-Applikation JDE Word ins Haus. Die Mobilcom-Tochter Telepassport, Erfurt, nutzte dagegen Navision-Software, D Plus, Karlstein, hatte ebenfalls Navision im Einsatz, bereitete jedoch die Umstellung auf Oracle Applications vor. Die Akquisition der Comtech-Gruppe bescherte dem Mobilfunkanbieter aus Büdelsdorf schließlich auch noch R/3 aus dem Hause SAP. Dazu kam die Logistik-Anwendung Mega/WWS von dem Dortmunder Softwarehaus Quantum sowie weitere Subsysteme.

Außerdem wuchs der Telekommunikationsanbieter rasant schnell. Ende 1999 war absehbar, dass die Systeme – insbesondere die Logistik-Anwendung – bald aus allen Nähten platzen würden. Heute verarbeitet das JDE-System 26 Millionen Datensätze von rund sechs Millionen Kunden. Dazu kam das Problem der Euro-Einführung. Bis dahin spätestens musste zumindest eine neue Logistik-Lösung her.

Die Produktauswahl

Im Sommer 2000 begann die konkrete Evaluierung geeigneter Produkte. Dazu hatte Mobilcom zusammen mit dem Beratungshaus PWC eine Kriterienliste zusammengestellt, die rund 200 Punkte umfasste. Da der Revisionszweig von PWC bei Mobilcom für die Wirtschaftprüfung zuständig gewesen war, lag es nahe, auch den Beratern zu vertrauen.

Ein Anbieter schied sofort aus: Oracle – “wegen der hierzulande als schwierig geltenden Zusammenarbeit”, lässt sich Projektleiter Gockel zitieren. Zugleich stoppte die Mobilcom-Tochter D Plus die Einführung von Oracle-Applications.

Achtung dagegen hat Gockel vor Peoplesoft, die ehrlich eingeräumt hätten, dass der geforderte Funktionsumfang zum damaligen Zeitpunkt die Produktgrenzen sprenge. Ähnlich erging es Mobilcom mit Navision. Der Hersteller gestand sein zumindest damaliges Manko bei der Verarbeitung von Massendaten ein. “Eigentlich sehr schade”, merkt Gockel an. Navision und der Partner Cabus aus Hamburg hätten ihn ansonsten in vielfacher Hinsicht überzeugt.

Im Rennen blieben JDE und SAP. Von 100 möglichen Prozent in dem Mobilcom-Ausscheidungssystem erreichte R/3 96 Prozent und die JDE-Software 94 Prozent. Obwohl die SAP-Anwendung eine etwas höhere Funktionsabdeckung aufwies, entschied sich Mobilcom für die Konkurrenz. Zwar habe sich damals auch SAP mit Mysap in Richtung Web-Technik aufgemacht, doch “JDE One World war technisch gesehen mindestens ein Jahr voraus”, erinnert sich Gockel.

Die Entscheidung

Das gab den Ausschlag. Mobilcom wollte einerseits ein bereits in Java codiertes Billing-System in die ERP-Anwendung einbinden. Dazu passte die neue Architektur von One World. Das Produkt war damals ungefähr eineinhalb Jahre auf dem Markt und ließ gerade die Kinderkrankheiten hinter sich. “Wir hatten Glück”, sagt der ERP-verantwortliche Gockel, “die ersten Anwender hatten große Probleme.”

Außerdem sollten die Mobilcom-Töchter an dem ERP- und Logistik-System partizipieren wie auch die 350 Franchise-Partner. Die von One World unterstütze Web-Anbindung konnte die Büdelsdorfer Zentrale in die Lage versetzen, von dort aus die Administration zu erledigen.

“Tatsächlich geht der Support-Aufwand in den Niederlassungen und bei den Franchise-Nehmern gegen Null”, freut sich Projektleiter Gockel. Bis auf spezielle Arbeitsplätze, zum Beispiel für das Controlling oder das Konzernrechnungswesen, nutzen die ERP-Anwender das System über Thin beziehungsweise Web-Clients. Auf den übrig gebliebenen Fat Clients laufen aufwändige Auswertungen, für die große Datenmengen geladen werden.

Neben dem technische Vorsprung, den Gockel herauskehrt, spielte aber auch die Lizenzierung eine entscheidende Rolle. Beim Einführungsangebot unterschieden sich die Softwarehersteller kaum. Doch JDE verkaufte Mobilcom eine Enterprise-Lizenz. Die gilt zeitlich unbegrenzt und unterscheidet nicht, ob Mobilcom damals 4500 Mitarbeiter zählte oder heute 5700 hat. Das Unternehmen braucht keine Softwarelizenzen nachzukaufen und ist auch nicht überlizenziert.

Mit SAP wäre das damals nicht möglich gewesen, berichtet Gockel. “Als wir nachgefragt haben, hieß es, SAP kenne keine Enterprise-Lizenzen.”

Allerdings beschlich die Projekt-Verantwortlichen ein leichtes Unwohlsein bezüglich des hohen Grads an Flexibilität von One World. “Da muss man abwägen”, gibt Gockel auch heute noch zu bedenken.

Erste Anzeichen der Katastrophe

Trotzdem bereitete Mobilcom eine enge Zusammenarbeit mit dem Hersteller vor. Lenkungsausschuss und Projektleitung sollten zu nahezu gleichen Teilen aus PWC-Beratern, JDE-Experten und Mobilcom-Vertretern aus den Fachbereichen besetzt sein.

Doch daraus wurde nichts. Die Tinte unter dem Vertrag mit JDE war noch nicht trocken, da entließ der Hersteller in Deutschland 60 Prozent seiner Mitarbeiter. “Das Verhältnis zu JDE kühlte sehr ab”, beschreibt Gockel lapidar die Geschäftsbeziehungen ab April 2001.

Das galt sowohl für die Zusammenarbeit mit JDE Deutschland als auch mit der Response Line in Großbritannien. Selbst die Firmenzentrale in Denver zollte der Tatsache keinen Tribut, dass Mobilcom zum größten europäischen JDE-Kunden avanciert war. “Es sind böse Worte gefallen”, gibt sich Gockel wortkarg.

Dennoch hielt Mobilcom bis November an seinem Ziel fest, die ERP-Einführung bis Ende des Jahres abzuschließen. Ein von Gockel initiiertes Audit brachte es an den Tag: “Wir waren nicht da, wo wir sein wollten.” Mobilcom zog die Reißleine.

Der Notausstieg

Bei der Analyse des Projektstatus hatte sich herausgestellt, dass die Berater zwar SAP-Kenntnisse hatten, jedoch kaum Erfahrungen mit der Einführung von JDE-Software. Die PWC-Consultants hatten schlichtweg eine “SAP-Schablone” verwendet und die andere Software gar nicht verstanden.

Doch räumt Gockel auch eigene Versäumnisse ein: “Vielleicht waren wir zu blauäugig.” Jedenfalls sei es grundsätzlich ein Fehler, sich nur auf einen Beratungspartner zu verlassen, so der Projektleiter heute. Es sei gut, mehrere Meinungen zu hören, selbst wenn die Gefahr bei Beratungsunternehmen bestehe, aus Konkurrenzdenken Konflikte eskalieren zu lassen.

Dennoch blieb die Federführung bei PWC. Doch statt deutscher Berater verlangten die Büdelsdorfer nun Experten aus den Benelux-Staaten, in denen JDE weiter verbreitet ist als hierzulande.

Weitere Berater stellten übrigens Sun Professional, Dans Europe, OW Vincent O’Hara und Miracle.

Die Retter

Außerdem holte sich das Mobilfunkunternehmen die “Cowboys”. Insider nennen so die Berater des schweizerischen Firma Full Speed System (FSS) wegen ihres unkonventionellen Auftretens und ihrer Methoden. Laut Gockel werden die FSS-Spezialisten gerne gerufen, wenn ein Projekt kurz vor dem Aus steht. “Die haben ein gewaltiges Know-how”, bewundert Gockel die Helfer. Er erzählt, dass sich sie sich von den Prozessen vor Ort selbst informiert und sogar mit gearbeitet haben, zum Beispiel in der Logistik, um die Vorgänge durchgehend zu verstehen.

Tatsächlich konnten die FSS-Experten einige gravierende Probleme lösen. Zum Beispiel das Verbuchen von Lastschriften. Diese müssen im ERP-System erzeugt werden. Dafür benötigt das Buchungssystem die Daten aus der Billing-Anwendung. “Dabei geht es um unsere Liquidität”, macht Projektleiter Gockel klar.

Doch das JDE-Produkt arbeitete zu langsam. Um die Daten aus dem Billing-System zu buchen und die Lastschriften zu erstellen, benötigte die Standardausführung 32 Stunden. Die FSS-Berater dachten sich eine Modifikation aus, bei der komplexe Programmteile quasi ausgelagert wurden. Schon nach zwei Tagen war das Problem geregelt. Die Laufzeit beträgt nun weniger als 20 Stunden. JDE wird die Lösung demnächst in den Produktstandard übernehmen.

Die Inbetriebnahme

Trotz der Schweizer Garde in Sachen IT- und Prozess-Know-how schlossen die Defizite eine Inbetriebnahme auf einen Schlag aus. Statt eines Big Bang gab es einen Zweierschritt. Holprig wurde die Inbetriebnahme des Logistik-Teils der Anwendung. Am 3. Juni ging das neue System in den Echtbetrieb. Gockel spricht von einem “äußerst groben Kopfsteinpflaster”, wenn er die Startphase beschreibt. So haperte es an der Geschwindigkeit. Pro Tag soll die Anwendung 3000 bis 4000 Aufträge verarbeiten können. In der ersten Woche schaffte es gerade einmal 1000.

Doch vor allem kämpften Gockel und sein Team mit Seiteneffekten, die mit der eigentlichen One-World-Einführung nichts zu tun hatten: Zum Beispiel ließen sich Drucker nicht mehr ansprechen und die Clients waren falsch eingerichtet.

Diese Probleme fehlten dann aber bei der Inbetriebnahme des Finanzwesens. “Auch bei der Verarbeitung von Massendaten hatten wir keinen Cent Ausfall”, lobt Gockel die JDE-Anwendung versöhnlich.

Heute, 15 Monate nach der Software-Einführung, betont der Projektleiter, mit JDE habe Mobilcom die richtige Entscheidung getroffen. Auch die Zusammenarbeit mit JDE Deutschland lasse sich als gut bezeichnen. Speziell im ersten halben Jahr 2002 habe der Hersteller begonnen “einen vernünftigen Service” auszubauen.