Der Horror vor der Archiv-Migration verschwindet

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Zehn Tipps helfen weiter

Fehlende Aufmerksamkeit führt in die Katastrophe. Diese Erkenntnis gilt auch bei Archiv-Migrationen, die durch die Konsolidierung auf dem Dokumenten-Managementsystem-Markt immer häufiger notwendig werden. Damit die negativen Erfahrungen bei einem solchen Gewaltakt in den IT-Abteilungen abnehmen, haben sich Experten nun die Mühe gemacht, die zehn “Gebote der Archivmigration” zusammen zu tragen.

Zunächst, so raten langjährige Branchenkenner in dem Magazin Wissensmanagement, sollte geprüft werden, ob eine Komplett-Migration des DMS überhaupt notwendig sei. Nicht übernommene Standards und Schnittstellen seien schließlich geradezu eine Krankheit bei den Anbietern. Andererseits seien Filter, Formatkonverter und ähnliches brauchbare Werkzeuge, um einfach die Speichermedien in die neuen Laufwerke zu stecken und die Daten einzulesen.

Bei Standards, so raten sie weiter, sei auf die Varianten zu achten. Stimmten diese nicht überein, werde aus der Migration schnell ein umfangreiches und langjähriges Projekt. Außerdem, so raten die Branchenkenner, sei der Zeitpunkt für eine Migration zu beachten – bevorzugt sei ein Feiertag oder ein Wochenende hierfür zu wählen, um die Arbeit ungestört testen und ausführen zu können.

Das alte Archiv, so das “vierte Gebot”, gehöre nicht auf den Kehricht, so lange noch brauchbare Operationen damit durchzuführen oder – was sehr häufig der Fall ist – noch unmigrierte Daten darauf abgelegt seien. Gleiches gelte für das endgültige Abschalten des Altarchivs.

Beim Lieferantenwechsel sei zu beachten, dass hier eine oft langjährige, enge Beziehung aufgegeben werde, deren Folgen zunächst gegen die Vorteile einer Migration abzuwägen seien. Ferner seien die Systemumgebung und die Anwendungsszenarien aufeinander abzustimmen. Ferner stehen Warnungen an für Fusionen, die entweder eines von beiden Systemen oder eines von beiden IT-Teams überflüssig sehen wollen. In den seltensten Fällen, so die Wissensmanager, sei – siehe erstes “Gebot” – eine vollständige Migration vonnöten.