Hamburger Hafen verschifft mit Dokumenten-Management schneller

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Die IT-Vorreiter sind oft da, wo man sie gar nicht vermutet

Die erste Stufe des Dokumentenmanagement-Projektes im Strom- und Hafenbauamt der Hansestadt Hamburg, kurz Hafentechnik (HT), ist erfolgreich abgeschlossen. Ein Team aus verschiedenen Software-, Hardware-, Systemhaus- und Beratungsunternehmen hat zunächst die Anforderungen der Domea-Vorgaben des Bundes erfüllt und nun die Behörde zu “einem der im Dokumentenmanagement best ausgestatteten Einrichtungen Norddeutschlands” gemacht, wie die Hamburger Unternehmensberatung Consultec Dr. Ernst GmbH meldet, die das Projekt bei der Bedarfsanalyse, Konzeptentwicklung und Produktauswahl unterstützt hat.

Die Ausschreibung erfolgte nach dem Konzept des Innenministeriums zur Effizienzsteigerung von Behörden durch IT-Systeme. In die engere Auswahl kamen ausschließlich Domea-zertifizierte DMS-Lösungen von SBS, SER, Unisys, Data Group und dem österreichischen Anbieter Fabasoft, der schließlich den Zuschlag bekam.

Fabasoft soll sich schließlich aufgrund der hohen Benutzerakzeptanz gegenüber den Mitbewerbern durchgesetzt haben. Das DMS wurde für die Verwaltung technischer Dokumente optimiert und ist vollständig in die IuK-Landschaft des Amts integriert. Die Indexdaten werden nun in einer MS SQL-Server Datenbank verwaltet und die Dokumentdateien auf einem RAID 5 System gespeichert.

Im Hintergrund sorgt ein WORM-Archiv für die langfristige Datensicherheit. Der weitere Ausbau des DMS wird neben Schnittstellen zu diversen CAD-Systemen die Nutzung der in Fabasoft integrierten Workflow-Komponente umfassen.

Seit dieser Woche ist nun das Dokumentenmanagement-System (DMS) Fabasoft Components in der Behörde der Hansestadt für den Produktivbetrieb freigegeben. Bis Mitte des Jahres werden nun mehr als 300 Benutzer auf dem System geschult und der vorhandene Dokumentenbestand erfasst.

Mit Hilfe der eingesetzten DMS-Lösung lassen sich die Bestandsdokumente der Einrichtungen und Anlagen in den Betriebsstellen digital bereitstellen. Durch diese Zusammenführung bisher dezentral gehaltener Dokumentenbestände werden die Arbeitsabläufe wesentlich verbessert, melden die unterstützenden Unternehmen.