E-Mail-Speicherung: Die Zeitbombe tickt

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Heikle Rechtslage macht CEOs Kopfweh

Auch wenn die Speicherung von E-Mails – ob auf dem Client oder einem Server – extrem viel Speicherplatz frisst, werden die Unternehmen in Zukunft immer weniger um eine Lösung dieser Frage herumkommen. Nicht zuletzt die Skandale um gelöschte Geschäftskommunikation im Falle Merril Lynch oder Enron haben die Branche etwas aufgeschreckt.

“Leider nicht genug,” findet Paul Schuster, Leiter des Storage Kompetenzzentrums bei dem EDS-Unternehmen Systematics. Zwar seien die meisten E-Mails “aufgeblasen” durch Anhänge in Multimedia-, Powerpoint- und Tabellenformaten. Dennoch sei E-Mail bereits heute “das Protokoll Nummer 1 für den Datenaustausch”. Sie ersetze heute sogar bei Bestellungen, Reklamationen und sensiblen Vertragsverhandlungen Schneckenpost und Fax.

Und das Aufkommen der schnellen Nachrichten steigt stetig: Will man den Zahlen von IDC glauben, so lag allein die Anzahl der versandten Nachrichten im Jahr 2000 bei 9,5 Milliarden und soll sich im Jahr 2005 auf 35 Milliarden aufgebläht haben. Und das weltweit an einem Tag.

Laut Gartner Group wächst das Volumen eines durchschnittlichen E-Mail-Postfachs in industrialisierten Staaten im Jahr derzeit um 40 Prozent. Und die Administration, also das Sortieren, Aufbewahren und Löschen, kostet den Anwender täglich 90 Minuten bis zwei Stunden, hat ebenfalls Gartner festgestellt.

Das ist der Idealfall, denn verschiedene Studien belegen, dass die Disziplin der Anwender zu wünschen übrig lässt, wenn es um das Großreinemachen im E-Mail-Fach geht. Die Folge: “Information Overkill” bis zum Serverabsturz.

Die andere Lösung, nämlich das automatisierte Löschen der Inhalte bei einer bestimmten Volumenstärke durch den Systemadministrator, birgt aber ebenso große Risiken für die Geschäftsführung, weiß der Tübinger Rechtsanwalt Ulrich Emmert, Spezialist für EDV-Recht bei der Kanzlei ESB. Er führt an, dass in Deutschland die Fristen, die für die Aufbewahrung von Dokumenten gelten, auch auf digitale Schriftstücke anzuwenden sind. “Nur wenige Unternehmen beachten, dass Buchhaltungs- und Organisationsunterlagen auch in Form von Mails zehn Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre aufzubewahren sind”, so Emmert.

Da das Finanzamt beispielsweise seit Beginn dieses Jahres auch digitale Unterlagen prüfen dürfe, seien die Unternehmen nunmehr in der Pflicht, solche elektronisch vorliegenden Dokumente nicht nur als Ausdrucke, sondern auch in digitaler Form vorzuhalten. Speicherung könne aber, so ergänzt er, nur dann rechtsverbindlich erfolgen, wenn das Unternehmen manipulationssichere Medien wie CD-ROMs verwende.

Noch schwieriger sei aber beim Datenmanagement der Schutz des Unternehmens vor der Zusendung verbotener Inhalte. Da gezieltes Scannen sämtlicher E-Mails, wie er betont “aus sehr guten Gründen”, nur bei jedem neuen Scannen mit ausdrücklicher Einwilligung des Mitarbeiters vor sich gehen könne, oder aber eine betriebsinterne Vereinbarung die Überwachungsgrenzen festlege, sei die Frage nach ausreichender und einwandfreier E-Mail-Filterung schwer zu beantworten.

Er rät zu solchen schriftlichen Betriebsvereinbarungen, die datenschutzrechtlich unanfechtbar seien. Andernfalls sei das Unternehmen für die im Mail-Verkehr eventuell enthaltenen verbotenen Inhalte wie Rechtsextremismus oder Kinderpornographie voll haftbar – “auch bei Unkenntnis”, so Emmert. Paul Schuster von Systematics springt ihm bei: “Die meisten Unternehmen denken erst an Sicherheit, wenn es zu spät ist – beispielsweise bei Verlust aller Mails.” So gesehen, fügt er hinzu, würden Katastrophen beim Investieren helfen. Aber: “Das ist natürlich nicht der Idealfall.”

Die perfekte Lösung für diese Probleme glaubt nun das Speichermanagement-Unternehmen Legato gefunden zu haben. “Eine Kombination der Produkte E-Mail-Xtender, Disk-Xtender und E-Mail-Xaminer gewährleistet optimalen Schutz sowohl für die Geschäftsführung, als auch für die Mitarbeiter und Geschäftspartner bei längstmöglicher Lagerung der Daten auf geringem Raum”, erklärte Thomas Madsen, Vice President für Geschäftsentwicklung EMEA bei Legato.

Eine ausgeklügelte Kombination aus Erfassung, Klassifizierung, Indizierung und Archivierung jeder einzelnen ein- und ausgehenden Mail erfordere zwar einen zwischengeschalteten Schritt, in dem ein mit speziellen Funktionen ausgestatteter Mitarbeiter bei Bedarf die Inhalte einsehen und suchen könne. Allerdings sei nur so Rechtssicherheit zu gewährleisten. Ein flexibles Kategorisieren zu überwachender Mail-, Mitarbeiter- oder Dateiformategruppen erlaube sogar die Anpassung an jeweiliges nationales Recht, so Madsen. Ähnlich umfassende E-Mail-Lösungen, so der Vice President, biete außer dem Konkurrenten KVS nur noch ein rein nordamerikanischer Anbieter.