Nach der ERP-Einführung: keine Rechnungen, Bestellungen, Frachtpapiere – Krise

Management

Unterschätzt: Output-Mangement

Wenn Telekommunikationsanbieter keine Rechnungen oder Mahnungen schreiben können, ist die Liquidität gefährdet. Wenn Chemiekonzernen die Frachtpapiere und Versandetiketten ausgehen, steht die Produktion. Solche Fälle passieren öfter als viele glauben – nach einer stümperhaften ERP-Einführung. Darüber reden, wollen jedoch nur die, die rechtzeitig gemerkt haben: da fehlt noch etwas.

Seit etwa zwei Jahren führt Bayer Leverkusen in allen Konzernteilen die betriebswirtschaftliche Standardsoftware R/3 ein. Das System für Enterprise Ressource Planning (ERP) löst sukzessive Host-Systeme des Unternehmens ab. Wie wohl die meisten Betriebe, die eine neue ERP-Software einführen, war auch Bayer davon überrascht, dass die neuen Pogramme zwar alle Belege generieren, aber weder ausdrucken noch elektronisch versenden können.

Da macht auch R/3 keine Ausnahme. “Die Formulargestaltung ist umständlich”, sagt etwa Jörg Schoop, damals zuständiger Projektleiter für das Output-Management bei Bayer. So gibt es beispielsweise keine Wysiwyg-Funktionen. Das Kürzel steht für “What you see, is what you get” und meint, dass Editoren, die damit ausgestattet sind, erlauben, auf dem Bildschirm darzustellen, was schließlich etwa auf einem Drucker herauskommt. Zum Beispiel sollte ein rechts oben platziertes Logo auch an dieser Stelle auf einem Blatt Papier erscheinen.

Außerdem bemängelt Schoop die in R/3 verwendeten Druckertreiber. Offenbar war es unmöglich, ein einmal definiertes Formular, auf allen im Unternehmen vorhandenen Druckern gleichaussehend auszugeben.

Wie R/3-Produzent SAP bestätigt, verfügt die ERP-Software tatsächlich über Grundfunktionen, die zwar generell eine Ausgabe auf Druckern ermögliche. Für ein Output-Management stünden jedoch die Produkte von Partnerunternehmen bereit.

In Leverkusen druckt Bayer Belege, die in Europa verteilt werden. Es gibt 120 verschiedene Formulare: Erlaubnisscheine und Arbeitskarten für die Instandhaltung sowie Versandetiketten beispielsweise. Außerdem schreiben die unterschiedlichen Geschäfteinheiten Rechnungen und Bestellungen mit eigenen Logos, zum Beispiel für Bayer Chemicals, Business Center und Polymeres.

Am wichtigsten jedoch seien die Transportpapiere für die Abfertigung der LKWs sowie Bestellungen, erläutert Schoop. Ohne diese Formalien stehe die Produktion.

Diese Gefahr allerdings habe bei Bayer nie bestanden, streicht der Output-Experte heraus. Schon 1998/1999 habe das damals existente hauseigene SAP Competence Center das Problem erkannt und für ein zentrales Output-Management gesorgt. Dazu gehört laut Schoop der Bereich Spooling und die Formularaufbereitung. Als Grundlage für das Kanalisieren von Druckaufträgen dient das Macro-4-Produkt Unique Print. Die Basis für die Formulargestaltung stammt von Streamserve.

Das Team von Schoop hat darauf eine Bayer-eigene Lösung aufgesetzt, die nicht nur Datenströme und PDF-Files aus SAP-Daten erzeugen kann, sondern aus den Archivlösungen des Konzerns. Diese sind mit Software von Dokumentum und von Filenet realisiert. Insofern ist das Output-Management keine Standard-Anwendung mehr. Vielmehr war zusätzlicher Entwicklungsaufwand notwendig. Seit dem Jahr 2000 ist sie nun im Einsatz und hat sich bei 50 000 Druckjobs pro Tag bewährt.

Doch auch Schoop weiß, dass ein vernünftiges Output-Management keinesfalls zu den Selbstverständlichkeiten gehört. “Neben den Zugangsberechtigungen gehört das Drucken noch immer zu den am meisten vernachlässigten Themen in einem Softwareprojekt”. Selbst wenn die Verantwortlichen ans Drucken dächten, erfolgten die jeweiligen Tests immer nur mit geringem Volumen und auf einer kleinen Auswahl an Druckern, plaudert Schoop aus seiner reichhaltigen Erfahrung. Denn mittlerweile gehört er zum IT-Dienstleister Bayer Business Services, der bei dem Umbau des Chemiekonzerns gegründet wurde und nun Output-Management-Services auch anderen Firmen anbietet.

Umfangreiche Erfahrungen kann mittlerweile auch die Unternehmens- und IT-Beratungsfirma Full Speed System (FSS) aus der Schweiz nachweisen. Seit 1996 besteht das Unternehmen, das einige Besonderheiten aufweist. “Wir sind keine Akademiker”, sagt FSS-Geschäftsführer Pius Affolter und verweist stolz darauf, dass sämtliche Mitarbeiter aus der Praxis kommen und fest angestellt sind: “Ein Logistik-Berater war vorher Logistik-Leiter”, so Affolter.

Die in der Branche als “Cowboys” bekannten Berater werden häufig gerufen, wenn ein Softwareprojekt zu scheitern droht. Schon allein diese Tatsache macht sie zu Experten in Sachen Output-Management. “Denn das ist eine Funktion, die ganz am Schluss eine IT-Projekts steht”, bestätigt Affolter. “Seit den 70er Jahren habe ich noch nie jemand gesehen, der eine ERP-Einführung bis zum Ende durchdacht hat. Immer fehlt das letzte Quäntchen.” Dabei solle die Einführung von betriebswirtschaftlicher Software in erster Linie die Prozesse im Unternehmen straffen. Doch abgeschlossen seien die Prozesse erst, wenn die Anwender drucken können.

Allerdings steht auch für FSS die Erkenntnis am Ende eines durchaus schmerzhaften Lernprozesses. Die Schweizer Firma Kambly zählt zu den Kunden der Beratungsfirma. Das Erzeugen einer Rechnung erwies sich jedoch als sehr schwierig, sowohl was die Darstellung als auch die Zusammenstellung anging, erinnert sich Affolter. Auch das Drucken von Produktionsaufträgen verursachte Schwierigkeiten; es gab etwa zwei unterschiedliche Prozesse, um den Druck zu erzeugen. Das Ergebnis musste danach sortiert in unterschiedlichen Schächten landen.

Affolter erzählt, dass hier zunächst in monatelanger Arbeit eine handgestrickte Lösung entstehen sollte. Schließlich jedoch kam es zur Einführung eines Produkts des Herstellers Optio. “Das war ein Aufwand von wenigen Tagen”, erinnert sich Affolter.

Als weiteres Beispiel einer gelungenen Optio-Einführung nennt der Geschäftsführer die schweizerische Firma Doetsch Grether AG. Hier ging es vor allem um 98 Rechnungs- und 98 Gutschriftenformulare, die über einen Report bedient werden sollten. Der Vorteil einer gekauften Output-Lösung liege etwa darin, so Affolter, dass diese Produkte sofort reaktionsfertig seien und ein Return on Investment schon während des Setups erreicht werden könne.

Laut Garth Landers, Analyst bei der Gartner Group, amortisieren sich die Produkte nicht ganz so schnell – etwa in einem Jahr, fügt er hinzu. Doch dass die Produkte viel Ärger ersparen können und sich auf jeden Fall bezahlt machen, daran hegt er keine Zweifel.

Landers hat im Frühjahr dieses Jahres eine Studie zum Output-Management erstellt. Für die Qualität eines Produkts seien drei Kriterien ausschlaggebend: Die ERP-Integration, die Formularerstellung und in der Bedeutung zunehmend das Job-Tracking. Vor allem, wenn Dokumente und Berichte über das Web versandt werden, sei diese Funktion, mit der sich die Mail- und Druckaufträge verfolgen lassen, von besonderer Wichtigkeit.