Elektronische Beschaffung lohnt sich auch für Mittelständler

Management

… aber es gibt ein paar Regeln zu beachten

Lohnt sich der elektronische Einkauf auch für kleine und mittelständische Unternehmen und Organsiationen? Das Kuratorium für Dialyse und Nierentransplantation e. V. (KfH) jedenfalls richtet seinen Einkauf auf ein E-Procurement ein.

Großunternehmen, die ihr Beschaffungswesen auf E-Procurement umstellen, sparen bis zum 13fachen ihrer Investitionen ein. Dieses besagt eine Marktanalyse des US-Unternehmens A.T. Kearney. Hiernach stehen bei 147 weltweit untersuchten Unternehmen Gesamtinvestitionen von 1,5 Milliarden Dollar Kosteneinsparungen von 19,1 Milliarden Dollar gegenüber.

Auch andere Marktbeobachter bestätigen, dass das wesentliche Ziel für E-Procurement darin besteht, die Transaktionskosten zu senken und gleichzeitig die Beschaffungsprozesse zu beschleunigen. Um diese Effekte zu bewirken, ist jedoch kein hohes Bestellvolumen erforderlich.

Für Unternehmen, welche sich durch Kosten und Komplexität von einer eigenen E-Procurement-Lösung abschrecken lassen, gibt es zum Beispiel Angebote von Service Providern.

Kleine und mittelständische Unternehmen können sich aber auch zu virtuellen Einkaufsgemeinschaften zusammenschließen. Sie senken damit sowohl die Einstandspreise und stärken ihre Verhandlungsposition. Ein solches Projekt ist etwa “buy2gether”. Das Institut für Technologiemanagement der Universität St. Gallen hat es mit kleinen und mittelständischen Firmen aus der Bodensee-Region aus der Taufe gehoben. Erste Erfolge des gemeinsamen Einkaufs zeigen sich in den niedrigeren Produkteinstandspreisen.

Gleichzeitig zeigt sich hier, dass die Voraussetzung für virtuelle Einkaufsgemeinschaften ein professionelles Materialgruppen-Management der Partner ist. Nur wenn die Materialgruppen über standardisierte Klassifikationen wie BMEcat verglichen und aggregiert werden können, ist eine virtuelle Einkaufsgemeinschaft schnell und kostengünstig möglich.

Außerdem sind weitere Kriterien unabdingbar, zum Beispiel die auf einzelne Kostenstellen ausgerichtete Bestellung, Lieferung und Fakturierung bei simultaner Gesamtbetrachtung. Vor der Entscheidung für ein E-Procurement-System sollten deshalb die derzeitigen Beschaffungs- und Abwicklungsprozesse sowie das Ist-Beschaffungsvolumen analysiert werden. Insbesondere, wenn dadurch bestehende Prozesse fest in neue Systeme integriert werden.

Auch das KfH mit seinen 220 Standorten erhofft sich erhebliche Kosteneinsparungen, etwa bei der dezentralen Wareneingangserfassung. Dafür mussten in einer ersten Phase die relevanten Prozesse dokumentiert werden. Außerdem benötigte der Verein einen zentralen Lieferantenkatalog.

Für die Digitalisierung des Belegaustausches wird das KfH Belegtypen verwenden, die sich nach dem Standard UN/Edifact richten. Das Datenaustauschformat ist die Extended Markup Language (XML). Bald sind die Vorarbeiten des elektronischen Einkaufs abgeschlossen, so dass die Lieferanten in den Einkaufsprozess integriert werden können. Danach strebt das KfH die Einführung des digitalen Lieferscheins an.

Laut einer Umfrage des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) unter 195 deutschen Unternehmen aus dem Mittelstand gibt es kaum noch Unternehmen, in denen das Thema E-Procurement keine oder nur eine untergeordnete Rolle spielt. Allerdings steht ein Großteil der Firmen bei der Frage des Realisierungsfortschrittes noch ganz am Anfang eines Projektes.

58 Prozent der Befragten befinden sich in der Phase der Informationssammlung über Anbieter, Aufnahme der Ist-Prozesse oder der Produktauswahl von Software und Dienstleistungen. Zum Beispiel kann ein Desktop Purchasing System (DPS) notwendig sein. Ein solches System dient der Sammlung von Einzelbestellungen und einer zentralen Weiterleitung an Lieferanten. DPS und die Teilnahme an Marktplätzen liegen neben den elektronischen Ausschreibungen auf den Spitzenpositionen der bereits realisierten oder in den nächsten zwei Jahren geplanten Projekte, so die BME-Auswertung.

Zugleich herrsche jedoch eine große Unsicherheit über die einzusetzenden Tools und Methoden. Dies begründe, warum fast 50 Prozent der kleinen und mittelständischen Betriebe eigenes Wissen zum Thema E-Procurement aufbauen wollen.