E-Procurement lohnt sich – nur nicht für jeden

Management

Elektronische Beschaffung sollte von vornherein professionell angepackt werden. Das können sich meist nur Großunternehmen leisten.

E-Procurement – was ist das? Das dürfte die häufigste Äußerung sein, wenn Mittelstandsunternehmen nach ihrem elektronischen Einkauf gefragt werden, bestätigen jüngste Marktanalysen. Helmut Merkel, Vorstand der Kartsadt-Quelle AG hält das Desinteresse für einen Fehler. Doch Online-Beschaffung taugt nicht für jeden.Vor Kurzem gewährte Merkel den Teilnehmern der Konferenz E-Procurment 2003 in Nürnberg einen Einblick in die Einkaufsorganisation. Neben den Kompetenzzentren für E-Commerce, den stationären und den Versandhandel, hat der Konzern längst einen strategischen Einkauf, ein Auktionsbüro und ein konzernweites Konditionsmanagement etabliert. Diese Maßnahmen, die von der Einführung neuer Applikationen begleitet wurden, haben den Einkauf in dem Handelhaus revolutioniert und obendrein Geld gespart. Merkel lässt keinen Zweifel an dem Erfolg: Karstadt-Quelle habe allein über seine Marktplatzaktivitäten “ein Einsparpotenzial von 4 Prozent des gesamten verauktionierten Volumens realisiert“.

Durch IT ändert sich die Rolle des Einkaufs

Dem Einkauf bei Karstadt-Quelle kommt in der Wertschöpfungskette heute wesentlich mehr Bedeutung zu als jemals zuvor. Schon bei der Bestimmung der Produktqualität, Auswahl, Terminen und Absatzmärkten arbeiten Einkauf und Geschäftspartner zusammen.

“Geschwindigkeit, Flexibilität und bessere Ressourcennutzung sind entscheidende Erfolgsfaktoren im Wettbewerb. Internet-Basierte Planungs- und Kommunikations-Tools lösen einen Paradigmenwechsel bei der Realisierung dieser Erfolgsfaktoren aus,“ betont Merkel. So gehören Marktplätze und Logistik-Datenbanken zu den zentralen Plattformen bei Karstadt-Quelle, die die neuen Techniken unternehmensübergreifend zur Verfügung stellen.

Über die Integration von Stammdaten und Prozessen würden Marktplätze und Logistik-Plattformen einen echten Wert schaffen. Dabei folge die Technik lediglich dem mentalen Wandel, der sich in der Geschäftslogik von Einkäufern, Merchandisern, Logistikern und Lieferanten spiegelt.

Für die, die sich zieren, IT-Technik für ihren Einkauf zu nutzen, hat Merkel kein Verständnis: „Es gibt keine Entschuldigung.“ So lässt der Karstadt-Quelle-Vorstand auch keine Scheu vor Investitionen gelten: „Es gibt genügend Low-Cost-Einstiegsmöglichkeiten.“

Holt sich ein Mittelständler etwa ein System zum Desktop-Purchasing ins Haus, mit dem vor allem C-Artikel (geringwertige Wirtschaftsgüter unter 400 Euro) über elektronische Kataloge beschafft werden, lässt sich nach Erkenntnissen von Thomas Trautenmüller, E-Procurement-Experte des BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.), mit einem Return on Investment von sechs bis 15 Monaten rechnen.

Günstiger für den Mittelstand kommen unter Umständen Dienstleistungen der Application-Service-Provider auf diesem Sektor. Bei dieser Variante brauchen sich die Unternehmen keine zusätzliche IT ins Haus holen. Bezahlt wird nach Benutzung. Marktplätze verfügen oft sogar über die gesamte Infrastruktur für Online-Beschaffung-Services, von Auktionen bis zum Katalog-Management.

Nur Große treiben sich auf Marktplätzen herum

Nach einer Studie des BME und der European Business School sind die intensivsten Nutzer von Marktplätzen jedoch unter den Großbetrieben und den größeren Mittelständlern zu finden. “Großunternehmen und chemische Industrie nutzen Markplätze nicht nur am intensivsten, sondern auch anders,“ betont Karsten Kinzig, Berater bei Booz Allen Hamilton.

So gehen kleinere Unternehmen auf Marktplätze vornehmlich zur Preisfindung und kaufen bestenfalls C-Artikel ein. Konzerne verfügen zu mehr als 90 Prozent über ein E-Procurement-System und kaufen bis zu 40 Prozent ihres Transaktionsvolumens auf elektronischen Märkten ein – auch A-Artikel (Investitionsgüter). Solches aber erfordert eine gute Vorbereitung, beziehungsweise Disziplin in den einkaufenden Unternehmen.

Sie müssen beispielsweise den tatsächlichen Bedarf kennen und ihre Anforderungen an die Ware definieren können. Denn danach wird die Ware ausgesucht. Der Einkäufer sucht nicht aus einem bestehenden Produktportfolio und verschiedenen Angeboten aus. Er erstellt ein Profil und sucht dann nach möglichst passenden Offerten. Um ein solches Profil offen genug und doch präzise zu beschreiben, muss sich der Einkauf “professionalisieren“, wie Kinzig sagt. Einkauf im Mittelstand jedoch ist weder beliebt, noch ein Feld, das strategisch beackert wird.

Es wären standardisierte Abläufe notwendig, aber auch eine genaue Marktkenntnis. Für diese müssten zum Teil Analysen erfolgen und Service-Level festgelegt werden. Unternehmensstandards und Vorverträge bildeten die Rahmen für jeden Einkauf. Außerdem wären Überlegungen notwendig, in welchen Bereichen sich eine Automatisierung des Einkaufs lohnt, und wer was beschaffen darf. Die Einkäufer müssten mitmachen und geschult werden.

Auktionen fördern fairen Wettbewerb

Solch Aufwand lohnt sich nicht für jedes Unternehmen. Diese Ansicht teilt etwa Oliver Kelkar, E-Procurement-Spezialist beim Fraunhofer IAO, Stuttgart, mit Kinzig. So rechneten sich Auktionen und Ausschreibungen erst ab einem höheren Volumen. Das aber erreichen zumeist nur große Mittelständler. Kinzig spricht vom “Skaleneffekt“. Zudem muss es für ein Gut genügend Lieferanten und damit Wettbewerb geben. „Deshalb macht oft eine Ausschreibung über alle Branchen hinweg Sinn, aber nicht über alle Produkte.“ Schließlich seien Handelspartner oft langfristige Verträge über die Lieferung bestimmter Produkte eingegangen, was die Erwägung einer neuen Handelsplattform ausschließen würde.

“Zu der Nutzung neuer Techniken gehört der jeweilige Business-Case“, bringt Prof. Horst Wildemann, Leiter des BWL-Instituts an der TU München, die Konditionen auf den Punkt. Zugleich betont der Professor, dass Online-Beschaffung kein Selbstzweck ist, aber eine Chance darstelle, aus Beschaffern und Abwicklern Einkaufsstrategen zu machen. Dabei hätten auch Mittelständler die Gelegenheit, ein Demand-Management zu etablieren. Damit sich Einkäufer möglichst früh in die Produktgestaltung einklinken könnten, müssten sie von Routinen entlastet werden. Die Bestellvorgänge seien deswegen so weit wie möglich zu automatisieren.

Der wohl schon oft gehörte Einwand, dass im Mittelstand die Mittel und Ressourcen knapp sind, lässt Wildemann nicht gelten. Eine Überspezifizierung des Einkaufs etwa sei durchaus vermeidbar. Absatz- und Einkaufsseite müssten halt miteinander reden. Denn Verkaufen beginne beim Einkaufen. Werde das beherzigt, kämen auch die Einsparungen.

In der frühen Einbindung des Einkaufs sieht auch Karstadt-Quelle-Vorstand Merkel den größten Effekt. Doch wie die BME-Erhebung beweist, stehen bei den Befragten andere Vorteile im Vordergrund. Laut Kinzig versprechen sich fast 60 Prozent der Befragten eine Senkung der Beschaffungspreise, 85 Prozent erwarten mittel- bis langfristig mehr als nur eine Senkung der Transaktionskosten.