Teure IT blockiert die Infrastruktur der Zukunft

Management

Konsolidierung ist zu einem Modewort geworden; doch ohne Plan und Ziel kann dabei schmerzhafter finanzieller Schaden entstehen, also ist eine praxistaugliche Strategie bei der IT-Konsolidierung gefragt.

IT-Abteilungen müssen Kosten senken und ihre Ausgaben stärker als bisher in Relation zum Geschäftsnutzen setzen. Doch Einsparungen sind nicht nur eine leidige Angelegenheit in der finanziellen Dürreperiode. Die Analysten des Marktforschungsunternehmens Gartner Group geben vor, wie sich durch notwendige Konsolidierungen bei Software und Hardware tatsächlich finanzielle Freiräume für Neuinvestitionen schaffen lassen. Ein neuer Report gibt hier Aufschluss.
Um Kostensparpotenziale zu identifizieren, so raten sie, sei zunächst eine Transparenz der existierenden Kosten erforderlich. Hierzu habe sich Benchmarking als erprobtes Werkzeug erwiesen. Neben einer strukturierten Analyse der eigenen Kosten erhalte man bei einem Benchmark zusätzlich Kosten- und Leistungsdaten von Vergleichsunternehmen. Daraus ergäben sich konkrete Empfehlungen für mögliche Verbesserungen. Als solcherart messbar bezeichnen die Fachleute folgende Bereiche: die IT-Infrastruktur wie Enterprise Operation Center, verteilte Systeme, Daten- und Sprachnetze, Anwendungsentwicklung und Anwendungssupport sowie Standardanwendungen wie SAP R/3 und schließlich auch sogenannte Querschnittsfunktionen wie Call Center, Contact Center und Help Desk.

Gemeinsam sei allen Sparten, so heißt es weiter bei Gartner, dass der Hauptkostentreiber bei der IT-Infrastruktur die Komplexität des IT-Umfeldes sei. Folglich raten sie zu zwei ganz grundsätzlichen Maßnahmen, die natürlich aufgrund von Einzelvergleichen und Detailanalysen spezifiziert werden müssten: Reduzierung der Komplexität, wo dies möglich sei und Implementierung besserer Prozesse, die sich bei anderen Unternehmen als kostenersparend erwiesen hätten.

Nach Erkenntnissen aus einer Vielzahl von Benchmark-Analysen lassen sich quantifizierbare Kosteneinsparungen durch Maßnahmen in fünf Bereichen erzielen. Das Marktforschungsunternehmen zählt hierzu die Standardisierung, beispielsweise auf einheitliche Plattformen. Eine weitere solche Chance ergebe sich durch die Zentralisierung von Systemen, durch eine verbesserte Supportstruktur für den Endbenutzer, durch Automatisierung von Softwareverteilung und -installation sowie durch verbesserte Prozesse wie Asset- und Lizenzmanagement.

Wer nicht mehr von der Notwendigkeit zur Konsolidierung überzeugt werden muss, dem raten die Analysten zu einer fest durchgeplanten Vorgehensweise in drei Stufen: erstens erfolge die operationelle Zentralisierung, dann die physische Zentralisierung und schließlich die Vereinheitlichung der Plattformen. Gartner erläutert: Bei der operationellen Zentralisierung werden die Verwaltung und die Steuerung der Systeme zentralisiert und einheitliche Verfahren und Werkzeuge eingeführt. Bei der physischen Zentralisierung werden alle Server-Systeme in ein zentrales Rechenzentrum überführt. Bei der Vereinheitlichung der Plattformen erfolgt eine Reduzierung der Hardware- und Betriebssystemplattformen auf wenige Systeme oder idealerweise auf ein System. Zusätzlich werden Anwendungssysteme vereinheitlicht, zum Beispiel: ein statt fünf Mail-Systeme. Damit, so heißt es weiter, ergebe sich eine geringere Komplexität und damit ein niedrigerer Supportbedarf.

Doch hier gibt es das erste Dilemma, nämlich die Konsolidierungskosten. Sie dürfen nicht vernachlässigt werden, sollten mit “Ersatzplan” und Reißleine ausgestattet sein und trotz großzügiger Rechnung den Betrag, der eingespart werden soll, nicht übersteigen. Die Tatsache, dass die Analysten dies explizit nennen, lässt auf den traurigen Fakt schließen, dass dieser Fehler wohl oft gemacht wird.

Bei dieser Berechnung, so geben sie weiter Schützenhilfe, spiele der betrachtete Zeitraum für den ROI (Return on Investment) eine wesentliche Rolle. ROI-Zeiträume von ein bis zwei Jahren sind dabei wünschenswert, Zeiträume von mehr als drei Jahren erfahrungsgemäss heutzutage schwer zu vertreten. Zumindest, so Gartner, müssten in jedem Fall kurzfristig nachweisbare Teilerfolge sichtbar werden. Und: Der alte Satz “Never change a winning team / Never touch a well-running system” scheint weiter beachtenswert zu sein. Vorhandene Anwendungen, welche die Anwender funktionell und leistungsmäßig zufrieden stellen, sollten normalerweise nicht migriert werden, so heißt es. Eine solche Migration ist und bleibt widersinnig.

Jedes Unternehmen, so schließen die Branchenkenner ihre Tiefenanalyse, sollte zunächst einen strukturierten Kostensenkungsplan erstellen und verfolgen. Dabei sollten sie besonders die Bereiche Fehlnutzung, überdimensionierte Infrastruktur, alte Verträge, zu teure Wartung und zu teurer Support sowie Anwendungen mit zu hohem Bandbreitenbedarf beachten und prüfen.

Doch bei allen positiven Aspekten finden die Fachleute des Marktforschungsunternehmens doch noch einen Wermutstropfen. So geben sie schlussendlich zu bedenken, dass kurzfristige Einsparungen auch nur kurzlebigen Nutzen bringen. Solcherart aufgeschobene Investitionen könnten später notwendig und teurer sein, so die Gartner-Leute. Und ein letzter Tipp auf den Weg: Größere Einsparungen könnten vor allem durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen erreicht werden. Hier sei die IT nur mittelbar betroffen, indem sie die Unterstützung für diese neuen Prozesse liefere. Die IT-Kosten würden dabei in der Regel nicht gesenkt. Derartige Einsparungen seien zwar nachhaltig, könnten aber nur über einen größeren Zeitraum erreicht werden. Und das sollte klar kommuniziert werden.