Der schleichende Wildwuchs: Mobile Geräte im Unternehmen

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Administratoren befürchten, dass sich Zustände wie in den 80er Jahre wiederholen könnten, nur mit weitaus schlimmeren Konsequenzen.

Mobile Computing gehört zu den Trends, deren Durchbruch immer wieder unmittelbar bevorsteht. Laut Ashim Pal, Vice President der Meta Group, fand er bereits statt – von der Öffentlichkeit kaum bemerkt. Zwar hat sich der von Microsoft nun zum zweiten Mal auf der Comdex in Las Vegas angekündigte Boom für Tablet-PCs bislang noch nicht eingestellt, dafür sind die anderen Geräte – vom Handy bis zum Notebook – dabei, die Zahl der Desktop-Systeme zu überholen.
Diese für die Hersteller erfreuliche Nachricht stößt in den IT-Abteilungen der Unternehmen auf wenig Enthusiasmus. Dort befürchten die Administratoren, dass sich der PC-Wildwuchs der 80er Jahre wiederholen könnte, in denen plötzlich nicht mehr die IT-Spezialisten, sondern die Fachabteilungen und Endanwender die Entwicklung der Informationstechnik vorgaben. Manche Unternehmen sind noch heute dabei, PC-Inseln über lokale Netze und Standardisierungsregeln in die Firmen-DV einzubinden.

Bei den jetzigen Geräten dürfte die Eingliederung noch schwieriger werden. So reicht die Vielfalt vom digitalen Schreib-Lese-Stift über das Handy zum Persönlichen Assistenten (PDA) und Tablet-PC bis hin zum Laptop. Außerdem sind die Funktionen und Eigenschaften ständig im Fluss und zudem nicht immer klar voneinander abgegrenzt. Das macht es extrem schwierig, sich auf einige wenige Standards festzulegen.

Keine Strategie für die Einbindung

Verschlimmert wird die Situation noch dadurch, dass die wenigsten IT-Abteilungen eine Strategie für die Einbindung mobiler Geräte entwickelt haben. Selbst im fortgeschrittenen finnischen Markt sind laut Pal nur 10 Prozent der Firmen darauf vorbereitet. Hierzulande sind die Zahlen besser, aber angesichts der großen Verbreitung von mobilen Geräten keineswegs beruhigend. Immerhin 31 Prozent der von der Meta Group befragten 158 deutschen Unternehmen planen den Einsatz mobiler Lösungen; fast die Hälfte (42 Prozent) sieht dafür jedoch keine Notwendigkeit. IT-Abteilungen, die wie etwa bei DaimlerChrysler bereits Strategien aufgelegt haben, tun sich jedoch schwer, ihre Vorgaben auch tatsächlich durchzusetzen.

Die Probleme rühren von der dramatisch wachsenden Gerätezahl her, von den niedrigen Anschaffungskosten und dem weit verbreitetem Wunsch das jeweils neueste Gerät als Statussymbol vorweisen zu können. Als besonders problematische Zielgruppe wird hier das Firmen-Management angesehen.

Ein Teil der Schwierigkeiten lässt sich beheben, wenn das Unternehmen es sich leisten kann, die Kosten für Anschaffung und Betrieb zu übernehmen. Unter diesen Umständen ist erfahrungsgemäß der überwiegende Teil der Belegschaft bereit, sich auf die vorgegebenen Modelle zu beschränken. Eine zu enge Beschränkung kann laut Pal diese Bereitschaft jedoch wieder senken, außerdem macht sie die IT-Abteilung gegenüber Neuentwicklungen inflexibel. Daher scheint es ratsam, auf der Synchronisationsebene Standards vorzugeben. Damit würde ein Höchstmaß an unternehmensspezifischer Funktionalität gewährleistet, ohne die Anwender unnötig einzuschränken.

<b>Welche Geräte dürfen rein?</b>

Ein weiteres Standardisierungsproblem ist die Auswahl der Gerätetypen, die zugelassen werden. Hier ist die Nutzungsanforderung entscheidend. Noch sind die Funktionen von Notebooks, Handheld-Computern und Handys gut voneinander unterscheidbar. Doch mit Auftauchen von Smartphones und Tablet-Pcs, die laut Meta Group bislang kaum eine Rolle spielen, wird die Situation immer schwieriger.

Nach ersten Ergebnissen einer noch unveröffentlichten Meta-Group-Studie gilt den Anwendern E-Mail als die mit Abstand wichtigste mobile Anwendung, während ERP-Anwendungen zusammen mit Vertriebsaufgaben und Business Intelligence weit hinten abgeschlagen rangieren. Eingesetzt werden in 94 Prozent der befragten Unternehmen Notebooks und in 51 Prozent Handheld-Geräte.

Im industriellen Einsatz sind zudem abgewandelte Geräte in Verwendung, die mit unternehmensspezifischen Anwendungen ausgestattet sind oder für besonders raue Umgebungen gebaut werden. Manchmal lohnt sich Spezialanfertigung aber auch, wenn die Funktionalität nur wenig über die von Standardgeräten hinausgeht. So dient ein auffälliges, sperriges und unansehnliches Design oft als Diebstahlsicherung.

Eine Frage der Kosten

Mobile Computing ist aber nicht nur eine Frage der Standards, sondern auch der Kosten. Bei einer Entscheidung für drahtlose Techniken etwa ist zu bedenken, dass laut Meta Group die Betriebskosten gegenüber klassischen Netzen von 75 auf 85 Prozent der Total Cost of Ownership anwachsen. Das liegt zum einen am höheren Betreuungsaufwand, aber auch daran, dass mobile Geräte in der Regel nicht so lange halten wie Desktop-PCs.

Dramatisch steigen die Kosten für die Einführung von mobilen Techniken, wenn Anwendungen auf Plattformen gebracht werden müssen, die dort an sich nicht laufen. Ein klassisches Beispiel wäre etwa, wenn eine Firmenentscheidung für Groupware wie Lotus Notes auch auf dem Handheld ausgedehnt werden soll. Dabei geht es nicht nur um die Projektkosten bei der Implementierung, sondern auch darum, die Applikation in einem sich rasch wandelndem Bereich über Jahre am Laufen zu halten. Laut Meta Group sollte man sich diesen Zusatzkosten nur aussetzen, wenn es sich durch ein tragfähiges mobiles Geschäftsmodell rechtfertigen lässt. Das allerdings ist, so Pal, nur in ganz wenigen Ausnahmen der Fall. 

Sicherheit ist ein Thema für sich

Eine andere Sache ist die Ausstattung von mobilen Geräten mit Sicherheits-Features. Das ist insbesondere von Bedeutung, wenn die Mitarbeiter mit ihren Geräten ins Netz dürfen, etwa um E-Mails abzurufen. Personal Firewalls und Virenschutzmechanismen sind inzwischen üblich, müssen aber in die Sicherheitsstrategie des Anwenderunternehmens eingebunden werden – sofern es eine solche gibt. Generell ist zu überlegen, welche Daten tatsächlich schützenswert sind. Es lässt sich viel Geld sparen, wenn sich herausstellt, dass der Terminkalender, Adressdatei und E-Mail eines Mitarbeiters in der Regel für Außenstehende bedeutungslos sind. Definitiv schützenswert sind jedoch die Informationen auf den Geräten des Top-Managements oder applikationsspezifische Daten etwa, wenn SAP-Software auf dem Handheld installiert ist. Hier sind zusätzlichen Maßnahmen wie Verschlüsselung und Verfahren zur Sicherung der Datenkonsistenz.

Der mit Mobile Computing verbundene Aufwand scheint so groß zu sein, dass Mangement und IT-Abteilung leicht davor zurückschrecken könnten. Dennoch rät die Meta Group, das Thema offensiv anzugehen, weil sich sonst das PC-Chaos der 80er Jahre wiederholen könnte. Vor allem gilt es zu verhindern, dass aus dem Internet stammende Dateien (vor allem E-Mails) unkontrolliert ins Firmennetz eingespeist werden. Umgekehrt gilt es dafür zu sorgen, dass für die Unternehmen wichtiges Know-how nicht auf mobilen Geräten ausgesperrt bleibt.