Das Personalwesen ist beim Outsourcing (noch) tabu

Management

Lohn- und Gehaltsabrechnungen bestimmen derzeit das Outsourcing-Geschäft beim Personalwesen. An die Auslagerung höherwertiger Verwaltungsfunktionen traut sich noch kein Personalchef.

Eigentlich wollen sie schon. Aber wenn es dann ans eingemachte gehen soll, ziehen die Personalverantwortlichen zurück. Top-Entscheider aus Personalabteilungen erkennen den Nutzen von Human-Resources (HR)-Outsourcing grundsätzlich an. Die Umsetzung für das eigene Unternehmen sehen sie aber kritisch. Sie fürchten vor allem einen Verlust an Know-how und Qualität. Zu diesen Ergebnissen kommt eine gemeinsame Studie vom F.A.Z. Institut und dem IT-Dienstleister EDS, die auf der Grundlage von 20 Interviews mit Personalchefs deutscher Großunternehmen basiert.
Dabei singen derzeit die Marktforscher von IDC und Gartner das hohe Lied des Outsourcing und versprechen für die nahe Zukunft zweistellige Wachstumsraten. Business Process Outsourcing (BPO) heißt das Zauberwort, das den Unternehmen helfen soll, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und alles andere zu vergeben, an Leute, die all die unproduktiven Dinge besser, schneller und vor allem billiger können als die Firmen selbst. Insbesondere der Sparte HR-BPO versprechen die Analysten der Marktforschungsunternehmen enorme Wachstumsraten.

Gewinner sollen neben den Unternehmen die IT-Dienstleister sein, die sich zunehmend diesem Geschäftsfeld widmen. Insbesondere mit höherwertigen und damit höherpreisigen HR-Aufgaben wollen sie Umsätze schaffen. Die Auftragsbearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen (zu Neudeutsch: Payroll) gehöre zwar dazu, sei aber Standard, verkünden BFD, EDS und Siemens Business Services (SBS) unisono. Doch bislang hat es offensichtlich noch kein einziges namhaftes Unternehmen hierzulande gewagt, mehr als die Gehaltsabrechnung und Verwaltungsfunktionen auszulagern. Da wird es schwierig sein, die sehr ehrgeizigen BPO-Ziele zu erreichen.

Nur Standard-Prozesse kommen in Frage

“Unser absolutes Kerngeschäft ist derzeit Payroll”, stellt das BFD-Vorstandsmitglied Thomas Eggert klar. BFD ist eine 100-prozentige Tochter des Systemhauses TDS und ergänzt deren Outsourcing-Portfolio um Personaldienstleistungen. “Wenn ein Mitarbeiter mehr Geld will, geht er zu seinem Chef. Wenn er seine Abrechnung nicht versteht, ruft er uns an”, beschreibt Eggert die Arbeitsteilung. Doch das soll sich ändern, zumindest schrittweise. BFD bietet seinen Kunden an, sich um deren komplette Personalverwaltung zu kümmern.

BFD übernimmt Aufträge, die standardisierbar sind im Sinne von Prozessen. Dafür sei ein Markt vorhanden, für eine komplette Auslagerung derzeit noch nicht, so Eggert. Walter Schneider, Personalleiter bei Burger King und BFD-Kunde gibt ihm recht: “Die Personalstrategie muss immer noch ich vorgeben. Ich muss das Ketchup im Blut haben und wissen, wie das Unternehmen tickt, nicht ein Externer.” Das Fast-Food-Unternehmen hat deshalb auch nur seine Personalverwaltung an BFD ausgelagert. Arbeitszeugnisse der Restaurant-Mitarbeiter werden nun von BFD geschrieben, ebenso die Personalakten der Angestellten geführt. Bei anderen Kunden rechnet der IT-Dienstleister die Reisekosten ab und kümmert sich um die Bewerberverwaltung. “Wenn es um Personalmanagement-Funktionen geht, halten wir uns ganz bewusst raus, weil wir meinen, das sind Kernfunktionen der Personalabteilung unserer Kunden”, schränkt Eggert ein.

Der BFD-Mann ist überzeugt, dass es nur eine Frage der Zeit sei, bis komplette HR-Prozesse ausgelagert würden. Eine solche Entscheidung habe jedoch weniger mit Kosten und Prozessen zu tun, sondern sei eine starke emotionale Entscheidung, mit der sich deutsche Personaler sehr schwer tun würden.

In Amerika sei das alles schon weiter vorangeschritten, verkünden die ortsansässigen IT-Dienstleister. Dabei kann selbst HR-Outsourcing-Primus EDS gerade mal einen Kunden vorweisen, der tatsächlich schon so weit ist: Die Canadien Imperial Bank of Commerce mit Sitz in Toronto hat ihre komplette HR-Abteilung an EDS ausgelagert. “Prozesse zu verändern und sie auch nachher zu betreiben, das ist unsere Kernkompetenz, nicht die einer Bank”, meint denn auch Joachim Rehfeuter, bei EDS im Bereich HR BPO für das Business Development zuständig. Zwischen 15 und 40 Prozent Kosteneinsparung verspricht EDS, wenn jemand seine HR komplett an den IT-Dienstleister übergibt.

Höhere Anforderungen als bei sonstigem Outsourcing

Wieviel Infineon gespart hat, als das Halbleiterunternehmen im Herbst vergangenen Jahres mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Personalbeschaffung sowie der Betreuung der Werkstudenten einen Teil des Personalgeschäfts an EDS ausgelagert hat, ist nicht zu erfahren. “Zu strategischen Themen geben wir derzeit keinerlei Auskunft”, so Firmensprecher Ralph Heinrich. Bekanntlich war Ex-Infineon-Chef Ulrich Schumacher ein Vordenker in Sachen Outsourcing.

“Bevor die Kunden höherwertige HR-Aufgaben auslagern, werden sie sich zunächst von administrativen Personalaufgaben lösen”, ist Christian Cottone überzeugt, der bei Siemens Business Services (SBS) den deutschen BPO-HR-Bereich leitet. Und das werde innerhalb der nächsten beiden Jahre geschehen. Erst später würden höherwertige Arbeiten übergeben werden wie beispielsweise die Personalentwicklung oder tatsächlich der komplette Personalbereich.

“Wer HR-Prozesse an Dienstleister vergibt, hat höhere Anforderungen zu erfüllen als bei anderen Outsourcing-Aufträgen”, gibt Kai Kuhlmann zu bedenken. Kuhlmann ist Bereichsleiter in der Rechtsabteilung vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und Neue Medien (Bitkom). Wenn ein Unternehmen HR-Prozessen nach außen gibt, liegt in aller Regel eine Auftragsdatenverarbeitung vor. Geregelt ist das im Bundesdatenschutzgesetz. “Eine Auftragsdatenverarbeitung hat aus rechtlicher Sicht zur Folge, dass der Auftraggeber weiterhin verantwortlich ist für den Umgang mit den Daten”, so der Bitkom-Jurist. Zudem habe der Auftraggeber die Pflicht einer sorgfältigen Auswahl wie auch der Kontrolle des Auftragnehmers.

“Beim Outsourcing von IT-Dienstleistungen kennen die Vertragspartner oft nicht die gesetzlichen Anforderungen”, meint Kuhlmann. Aus diesem Grund hat der Bitkom einen Mustervertrag zur Auftragsdatenverarbeitung erstellt, der kostenlos vom Bitkom bezogen werden kann. “Der Mustervertrag regelt beispielsweise die Pflichten von Auftraggeber und Auftragnehmer und kann als Anlage zu einem Vertrag übernommen oder individuell angepasst werden”, so Kuhlmann.