Vom Content Management zur Content Supply Chain

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Der zunehmende Datenwust aus verschiedenen Formaten, die vielfältige interne und externe Kommunikation und die Zusammenführung verschiedenster Datenformate zwingen zu einem neuen Denken im Enterprise Content Management (ECM).

Besonders Fragen rund um Compliance und die prozessbasierten Arbeiten, beispielsweise in einer serviceorientierten Architektur, erfordern im ersten Schritt die Digitalisierung von Inhalten und dann deren Verwaltung, inklusive Speichern und Vorhalten, Bearbeiten und Versionierung. Als Content bezeichnet die Branche dabei gemeinhin alles, was für ein Unternehmen oder eine Organisation und Behörde relevant ist und die Entscheidungen beeinflusst.

E-Mails, Video- und Tonmitschnitte, Dateien, Verträge und Dokumente in Papierform, Listen, Produktionsnachweise auf Post-its – schlichtweg alles kann Bedeutung für die interne und externe Kontrolle von Vorgängen haben. Das klingt nach der vielfach skizzierten Idee von Information Lifecycle Management, sollte aber nach Ansicht der Hersteller nicht damit verwechselt werden. Auch wenn der Speicherkonzern EMC den CM-Anbieter Documentum vor einigen Jahren gekauft hat und die Angebote damit ganz objektiv annäherte – beide Welten bleiben voraussichtlich solange getrennt, bis ILM klar und einheitlich definiert ist und ein echter Markt dafür entstehen kann.

Der Markt für Enterprise Content Management ist sich der eigenen Rolle als Vorstufe für effektives ILM bewusst und die Anbieter versuchen sich entsprechend zu positionieren. Sie wollen ECM als Notwendigkeit verstanden wissen, die jedes Unternehmen im Haus haben oder zumindest beachten sollte. Die Probleme, die damit adressiert werden können, sind beispielsweise eine schleppende Website, umständliche Rechnungsbearbeitung oder eine personell überdimensionierte Lohnbuchhaltung – all das kann nach einem effektiven IT-Einsatz entschlackt werden.

Buffet statt Eintopf

Der Ruf nach besserer Integration von unterschiedlichen Formaten und eine geforderte Abstufung nach Relevanz bringt aber auch die Hersteller in Bewegung – von einem statischen Ansatz mit einer Lösung für jeweils ein Problem müssen sie hin zu einer Werkzeugkiste. Diese sollte intuitiv und schlank sein und statt ausgefeilter IT eher die Abteilungsforderungen in den Mittelpunkt stellen. Große Hersteller setzen dabei auf etwas, was sich als “Buffet-Angebot” beschreiben lässt.

“Die Nachfrage nach digitalisiertem Content steigt stark”, bestätigte Bernhard Zöller, Mitgründer des auf Dokumentenverwaltung und ECM spezialisierten Beratungshauses Zöller & Partner. Obwohl es in Deutschland keine direkte gesetzliche Vorgabe für die allgemeine Inhalteverwaltung gebe, erkennen seiner Erfahrung nach immer mehr Unternehmen den zusätzlichen Mehrwert, den ECM bieten kann. “Einzelne Kunden bewegen sich sogar schon auf die nächste Stufe zu, das Content oder Information Lifecycle Management”, sagt er. Doch hier gibt es noch zu wenig einheitliches Vorgehen der Hersteller, um sich einen fundierten Überblick zu verschaffen.

Bei der Digitalisierung stehen demnach alle papier- und dokumentenbasierten Prozesse zunächst einmal zur Disposition, so Zöller. Die Automation der Prozesse durch Schaffung repetitiver und IT-basierter Prozesse, eine Reduktion der manuellen Arbeiten, verkürzte Durchlaufzeiten sowie die Möglichkeit zur Parallelverarbeitung nennt er als die wichtigsten Ansatzpunkte. Die so genannte Dunkelverarbeitung ist für ihn ein Meilenstein auf dem Weg zu ECM. “Darunter verstehen wir die automatische Be- und Verarbeitung – das heißt zum einen, dass ein nicht automatisierbarer Prozess geändert werden muss und zum anderen, dass Papier das erste zu beseitigende Hindernis ist”, sagte Bernhard Zöller.

Papierentsorgung oder Prozessintegration

Für die Anbieter bedeute dies, dass sie die Erfassungskomponenten dafür liefern müssen. “Regelkonforme Aufbewahrungssysteme sind in Deutschland ein großes Thema, über das aber auch in Arbeitskreisen der Regierung wenig fundiertes Wissen herrscht”, erzählt er. So sei beispielsweise die Frage, wie das neue GOBS-Dokument (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) aussehen soll, sehr diffizil, weil der Wissensstand am Tisch derzeit sehr unterschiedlich sei. Zöller sitzt mit an diesem Expertentisch, der letztlich an das Finanzministerium berichtet. Er rät bei Unklarheiten zur maximal möglichen und dokumentierten Sorgfalt bei Inhalten aller Art.