Drei Schritte für erfolgreiches Outsourcing

Management

Ein Outsourcing-Projekt kann nicht nur Nutzen bringen, sondern auch gehörigen finanziellen Schaden anrichten.

Nun hat das Marktforschungsunternehmen Forrester Research drei Jahre lang die Outsourcing-Strategien von Service-Anbietern und Anwender-Unternehmen analysiert und dabei eine Reihe von Defiziten festgestellt.

“Die Gespräche mit den Nutzern ergaben, dass die gängigen Argumente für Outsourcing nach wie vor gültig sind: Kosteneinsparungen und verbesserte IT-Betriebsabläufe sind die Schlüssel”, so kommentiert der Studien-Autor und Senior Analyst Richard Peynot die Untersuchung.

“Ein weiteres Argument ist der Qualitätsmangel der eigenen IT-Abteilung – nicht selten benutzt vom Top-Management, um eine Entscheidung für das Outsourcing durchzusetzen”, weiß Peynot. Der Analyst warnt jedoch davor, ‘Outsourcing als eine Sanktion’ zu verwenden, denn “nur selten berücksichtigen die Befürworter die nötige Bandbreite unterschiedlicher und für den Outsourcing-Erfolg wichtiger Faktoren.

Dennoch spiele die strukturelle Beschaffen der IT-Abteilung eine Rolle bei der Auswahl des Modells. IT-Eigenschaften, wie zum Beispiel der Grad der IT-Zentralisation oder IT-Betriebsabläufe sind fundamentale Fragen, die bereits bestimmte Modelle ausschließen und andere in die engere Wahl treten lassen. So rät Forrester, dass Unternehmen sich nicht für ein Modell entscheiden sollten, bevor sie geprüft hätten, ob es für das betreffende Unternehmen sinnvoll sei. Ein entscheidender Faktor beispielsweise sei die Personalverfügbarkeit für ein Projekt.

Zudem sollte genau überprüft werden, in welchen Zusammenhängen und Wechselspielen der auszulagernde Bereich mit anderen Abteilungen oder der anderen IT-Organisationen steht. Bevor sich das Unternehmen jedoch mit einer strategischen Beschaffungsmethode beschäftigt, sollte das Unternehmen sicherstellen, dass alle am Outsourcing Beteiligten die zur Verfügung stehenden Modelle verstanden haben.

So gelte es, bei sich selbst abzuklopfen, erklärte das Beratungshaus Corporate Quality: “Wie gut sind die Auftraggeberprozesse definiert? Weiß ich, welche Aktivitäten meine Firma durchführt und welche der Dienstleister? Bin ich flexibel genug, um auf Erkenntnisfortschritte im Projekt reagieren zu können?”, solche Punkte sollten abgefragt werden, empfielt Stephan Salmann, Geschäftsführer bei Corporate Quality.

Natürlich müsse aber auch der Lieferant gecheckt werden, so Salmann. Es sei beispielsweise die Frage, ob er alle nötigen technischen Fähigkeiten habe, ausreichende Prozessreife und genug Branchenerfahrung. Demnach vertrauen viele Manager zu sehr auf vorgelegte Zertifikate. Sinnvoller sei laut Salmann, Referenzkunden zu befragen. Schließlich sei zu überprüfen, ob Auftraggeber und -nehmer zusammenpassen: “Es ist wie beim Fußball: Gute Einzelkönner sind gemeinsam noch lange kein starkes Team.”

Gerade bei mittleren Unternehmen ist eine genaue und umfassende Prüfung offenbar angebracht. So glauben laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Datamonitor, viele Unternehmen mit 10 bis 100 Angestellten, dass es sich nicht lohnt, bestimmte IT-Abteilungen außer Haus zu geben. Hier scheint alleine die Vorstellung, die IT nicht im Eigenregie zu führen, als nur schwer vorstellbar. Für diejenigen, die sich dennoch für einen externen Anbieter entscheiden, ist vor allem die Qualität der angebotenen Dienstleistungen entscheidend. Spezialisierungen oder lokale Nähe des Providers scheinen eher eine untergeordnete Rolle zu spielen. 

Im November in Nizza wird Forrester weitere Details aus der Outsourcing-Studie vorstellen

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