Missbrauch von Collaboration-Tools kostet Milliarden

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US-Analysten haben vor Produktionsausfällen gewarnt, die durch die unsachgemäße Verwendung von Collaboration-Tools wie E-Mail und Instant Messaging entstehen.

Blogs, Wikis, E-Mail und Instant Messaging seien einerseits zwar sehr nützlich, heißt es in der Studie ‘Information Overload: We Have Met the Enemy and He is Us’ des US-Marktforschers Basex.

Andererseits führe die unsachgemäße Nutzung dieser Tools zu Unterbrechungen des Arbeitsprozesses und zur Redundanz. Ein ‘Wissensarbeiter’ verbringe heute 28 Prozent des Arbeitstages mit dem Telefonieren sowie dem Versand und Empfang von E-Mails und Instant Messages. Die US-Wirtschaft verliere dadurch 28 Milliarden Arbeitsstunden pro Jahr, so Basex. Lege man einen Stundenlohn von 21 Dollar zu Grunde, belaufe sich der Verlust auf jährlich 588 Milliarden Dollar.

Problematisch ist demnach etwa, dass ein Mitarbeiter, der Instant Messages verschickt, sich in dieser Zeit nicht auf den E-Mail-Eingang konzentriert. Und wenn ein Mitglied einer Arbeitsgruppe über ein Wiki kommuniziert, widmet es sich in diesem Moment nicht seinen primären Aufgaben. Je mehr Kommunikationskanäle benutzt werden, desto unklarer werde zudem, wo bestimmte Daten zu finden sind. “Je mehr Informationen wir erzeugen, desto schwerer wird es, diese zu verwalten.”

Die Analysten empfehlen einen durchdachten Umgang mit den Collaboration-Tools, um den Information Overload zu vermeiden. So sollten E-Mail-Texte vor dem Versand noch einmal auf Klarheit geprüft werden. Viele “Ein-Wort-E-Mails” – etwa mit dem Wort ‘danke’ – seien überflüssig.

Instant-Messaging-Anwender sollten demnach dafür sorgen, dass ihr Anwesenheitsstatus auf einem aktuellen Stand ist – so dass andere Nutzer mit Anfragen während einer Abwesenheit keine Zeit verschwenden.

Zudem gelte es, das richtige Tool zur rechten Zeit einzusetzen. Instant Messaging habe gegenüber E-Mail Vorteile, wenn eine schnelle Antwort erforderlich sei. E-Mail sei dagegen vorzuziehen, wenn Nachrichten archiviert werden müssen.