Spreadsheet-Chaos in den Unternehmen

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Viele Unternehmen haben die Kontrolle darüber verloren, welche Daten in Spreadsheets vorgehalten werden und wo sich diese Daten überhaupt befinden.

Das ist ein Ergebnis der Studie ‘Spreadsheet Management’, die der britische Marktforscher Bloor Research vorgelegt hat. Falsche und unkontrolliert genutzte Spreadsheets stellen ein größeres Risiko dar, als sich viele Firmen vorstellen könnten, heißt es darin.

Ein Problem liegt nach Angaben des Analysten Philip Howard darin, dass die Unternehmen ein Spreadsheet nicht als Wert betrachten – wie etwa eine Datenbank. Zudem existierten Tausende Spreadsheets. Diese seien oft nicht bekannt, würden in der Folge nicht kontrolliert und genügten nicht den Sicherheitsstandards der Firma. Zudem fielen viele Spreadsheets unter regulatorische Bestimmungen.

Howard rät den Unternehmen, einen Kontrollprozess für die Spreadsheets zu installieren. Es könne nützlich sein, der IT-Abteilung das Management der Spreadsheets zu überlassen und dafür Best Practices einzuführen. So könnten die wichtigsten Spreadsheets auf einem Server gespeichert und mit einem Passwort geschützt werden (etwa im Fall von Excel-Spreadsheets).

Die Firmen könnten zudem Software nutzen, um die Compliance-Konformität der Spreadsheets zu sichern. Solche Tools gebe es seit einiger Zeit – mittlerweile hätten diese auch den notwendigen Reifegrad erreicht. In dem Report werden einige Programme untersucht – darunter von Actuate, Cimcon, Compassoft, Prodiance und Qtier.