dmc speichert E-Mails langfristig auf Open-Source-Basis

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Unternehmen müssen geschäftsrelevante E-Mails in elektronischer Form aufbewahren. Dazu verpflichtet sie unter anderem die Abgabenordnung (AO) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

dmc bietet nun eine Lösung aus dem Open-Source-Umfeld an. Der Dienstleister hat eine Erweiterung zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails für das Enterprise Content Management System (ECM) von Alfresco entwickelt. Die Erweiterung dient dazu, E-Mails direkt aus Microsoft Outlook beziehungsweise Mozilla Thunderbird in Alfresco abzulegen und zu indizieren. Diese Funktion kann auch mit der Compliance-Erweiterung von Alfresco kombiniert werden, die bei der Archivierung der E-Mails die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die revisionssichere Archivierung berücksichtigt.

E-Mails werden entweder direkt aus Outlook oder Thunderbird per Drag & Drop in das Alfresco-Laufwerk verschoben oder mit dem Dialog ‘Speichern unter’ abgelegt. Alfresco extrahiert wichtige Daten wie Absender, Empfänger, Betreff, Sendedatum und ermöglicht die Suche nach diesen Attributen und den Inhalten der E-Mail.

E-Mails werden als Dateien im ECM dargestellt. Bei einem Klick auf diese Datei wird sie in einem neuen Fenster geöffnet. Informationen wie Empfänger, Sender, Betreff und Anhänge werden neben dem eigentlichen Inhalt der E-Mail angezeigt. Es besteht außerdem die Möglichkeit, die Anhänge direkt zu öffnen oder den Inhalt als Rich-Text-Fomat (RTF) – Dokument herunterzuladen. Es ist jedoch auch möglich, E-Mails standardmäßig mit Outlook, also direkt aus Alfresco, zu öffnen.