Mängel in jeder zweiten IT-Ausschreibung

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Ungenauigkeiten und Fehler in den IT-Ausschreibungen führen seit Jahren regelmäßig zu Projektproblemen.

Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Karlsruher IT-Beraters Xact4u Strategy Consulting unter 377 Mittelstands- und Großunternehmen.

Der Erhebung zufolge haben 29 Prozent der befragten Firmen festgestellt, dass innerhalb der vergangenen fünf Jahre in jedem dritten IT-Projekt Probleme entstanden sind, die auf Schwächen in den Ausschreibungen zurückzuführen waren. Fast ein weiteres Fünftel gab an, dass solche Zusammenhänge rückblickend in mindestens jedem zweiten Fall bestanden. Etwas mehr als die Hälfte der Firmen wurde mit negativen Konsequenzen durch unzureichende Ausschreibungen nur selten konfrontiert.

Wenn es zu Problemen kam, lag es laut der Studie hauptsächlich an unklaren Kriterien für eine Auswahl der Anbieter (55 Prozent) beziehungsweise an schlecht definierten Anforderungen und Pflichtenheften (52 Prozent). Als Folge wurden häufig Lösungspartner ausgewählt, deren Kompetenzprofil zu wenig den tatsächlichen Erfordernissen entsprach und mit denen sich die Projektorganisation schwierig gestaltete.

Ebenso wurde in zwei von fünf Fällen offenbar, dass zwischen der strategischen Ausrichtung der IT-Vorhaben einerseits und den Evaluierungsunterlagen andererseits Widersprüche bestanden, die später ebenfalls die Projektrealisierung belasteten.

Als Konsequenz daraus wollten 17 Prozent die Mitarbeiterschulung in dieser Hinsicht optimieren, in jedem fünften Fall sollten in erster Linie die Standards für Ausschreibungen verbessert werden. Noch mehr (29 Prozent) wollten verstärkt professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen. Ein Drittel sah keine Veranlassung, etwas maßgeblich zu ändern.

“IT-Projekte bekommen eine schwere Hypothek in die Wiege gelegt, wenn bereits bei der Auswahl der erfolgskritischen Kompetenzen und Ressourcen große Ungenauigkeiten herrschen oder sogar deutliche Fehler gemacht werden”, sagte Jörg Gruhler, Vorstand bei Xact4u Strategy Consulting.

“Wir haben schon Situationen beobachtet, wo als Folge unzureichender Ausschreibungen so massive Probleme in Projekten entstanden sind, dass sie trotz der bereits erheblichen Investitionen abgebrochen werden mussten. Häufig sind Ausschreibungen im Bewusstsein der Firmen in erster Linie formale Vorgänge. Unternehmen sollten sich für den Ausschreibungsprozess jedoch genügend Zeit lassen und sich nicht nur auf das kaufmännische Geschick ihres Einkaufsbereichs verlassen, sondern auch auf Best-Practice-Erfahrungen im Markt zurückgreifen.”