IT-Kosten: Sechs Wege durch das Dickicht

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Nach einer Studie der Unternehmensberatung Trigonum ist es um die Transparenz der IT-Kosten in den Unternehmen schlecht bestellt. Zwei von fünf der Firmen bezeichnen die Transparenz der IT-Kosten demnach als unbefriedigend – jeder sechste IT-Manager bewertet sie als sehr optimierungsbedürftig.

“Die IT als Blackbox bei den Kosten wird in den Unternehmen aber immer weniger akzeptiert”, sagte Trigonum-Geschäftsführer Peter Bodino. Der Consultant hat Vorschläge dafür entwickelt, wie eine größere Übersichtlichkeit der IT-Aufwendungen erreicht werden kann:

  • Mehr Begeisterung für betriebswirtschaftliche Aspekte entwickeln und diese bei Entscheidungen berücksichtigen. Die meisten und vor allem kritisch geführten Diskussionen zur Wirtschaftlichkeit der IT leiden darunter, dass typischerweise nur gefühlte Aussagen zu den tatsächlichen Kosten für Technik, Personal oder externe Dienstleister gemacht werden können. Doch wo konkrete Aufwendungen entstehen, lassen sich diese auch in konkreten Zahlen darstellen. Dass dieses Thema in der Praxis zu wenig Bedeutung erlangt, resultiert vor allem daraus, dass sich IT-Manager primär als Informationstechniker und nur am Rande als Betriebswirtschaftler verstehen. Es gilt also, am Selbstverständnis der Verantwortlichen zu rütteln, weil ohne eine grundlegende betriebswirtschaftliche Positionierung auch weitere Maßnahmen zur Optimierung der Kostentransparenz nur eine geringe Wirkung entfalten können.
  • Die organisatorischen Prozesse und Zuständigkeiten klar bestimmen. IT-Kosten lassen sich nur in dem Umfang analysieren, wie entsprechende Daten ermittelt worden sind. Da sie selten zentral vorliegen, ist konkret festzulegen, wer welche Informationen in welchem Rhythmus und in welcher Form zur Verfügung stellt. Ebenso ist zu definieren, wer der Empfänger und wer für die weitere Bearbeitung der Daten zuständig ist. Diese Verfahrensregeln müssen für alle Beteiligten mit einer hohen Verbindlichkeit versehen sein, damit der organisatorische Aufwand begrenzt bleibt.
  • Definition von IT-Produkten und Services als Raster für die Kostenanalyse: Transparenz ist eine Frage der Ordnung. Deshalb hat es sich in der Praxis bewährt, eine Strukturierung nach IT-Produkten/Services und nach Kostenarten vorzunehmen – beispielsweise Hardware, Software, Personalkosten und externe Dienstleistungen. Durch zusätzliche Untergliederungen kann auf diese Weise ein Gesamtbild der IT samt ihrer kostenrelevanten Faktoren und Nutzenbewertungen in dem erforderlichen Differenzierungsgrad geschaffen werden. Und wurde dieses Raster einmal erarbeitet, lässt es sich kontinuierlich fortschreiben.