Fehlende E-Mail-Verwaltung bremst Outlook aus

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Es gibt viele Faktoren, die die schnelle E-Mail zur Schneckenpost machen. Nach einschlägigen Umfragen verlieren die Nutzer dann auch schnell die Übersicht. Dagegen hilft nur diszipliniertes E-Mail-Management. So können auch interessante Schätze gehoben werden: Informationen in den eigenen Postfächern.

Laut der Beratungsfirma BearingPoint ist einem Viertel der Firmen unbekannt, welche Werte in verstopften Postfächern schlummern. Der Grund, so der Fachinformationsdienst Outlook aktuell: “Vernachlässigtes E-Mail-Management, das bereits bei der Systempflege versagt.” Die Folgen: Das System wird immer langsamer und Informationen versickern in überfüllten Postfächern.

Eine regelmäßige Schlankheitskur macht Outlook nicht nur wieder schneller, sondern auch wieder übersichtlicher. Dazu zählt, überflüssig gewordene Mails nicht nur zu löschen, sondern auch den Papierkorb zu leeren. Was wegen besonderen Fristen nicht gelöscht werden kann, sollte in themenorientierten Archivdateien aufgehoben werden. So sind die Informationen auch wieder schnell auffindbar. Diese Maßnahmen wirken aber nur dann effektiv, wenn anschließend die Outlook-Dateien komprimiert werden. Erst dadurch werden überflüssige Informationen endgültig entfernt. So lauten die Tipps, die auch vielen Business-Nutzern unbekannt sind oder hartnäckig ignoriert werden.

Es gibt aber auch Hilfen wie das kostenlose Tool AutoSave. Es sorgt dafür, dass Outlook-Bremser in Form von Anhängen nicht mehr einzeln gelöscht oder außerhalb von Outlook gespeichert werden müssen. Außerdem macht HTML die Outlook-Arbeit träge. Die Einstellungen erlauben aber oft durchaus, dass das System ausschließlich im Nur-Text-Format arbeitet.

Die größten Performance-Gewinne sind mit einer Verkleinerung des Outlook-Postfachs und mit regelmäßigen Updates zu erzielen, rät der Fachinformationsdienst in seiner Outlook-Tuning-Sonderausgabe. Besonders wichtig dabei: Die in größeren Abständen erscheinenden Service Packs wirken lediglich wie eine Verzögerungszündung. Mit den dazwischen abrufbaren Hotfixes und Patches kann sofort Gas gegeben werden.