Outsourcing: Typische Fehler bei Preisverhandlungen

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Bei fast jedem IT-Outsourcing-Projekt sollen auch Kostenvorteile realisiert werden. Doch unzureichende Ausschreibungsverfahren sowie taktische Fehler bei den Preisverhandlungen führen oft dazu, dass die gewünschten Kosteneinsparungen nicht erreicht werden.

Der Markt für das IT-Outsourcing ist sehr intransparent, so dass die Preisunterschiede zwischen den Dienstleistern meist im zweistelligen Bereich liegen, teilte der Outsourcing-Berater Active Sourcing mit.

Dass die Preisunterschiede nicht genutzt werden, liegt demnach an Unklarheiten beim Leistungsumfang im Ausschreibungsverfahren. Dadurch entsprächen die Preisauswertungen häufig dem “Vergleich von Äpfeln mit Birnen”. Um dies zu vermeiden, müsse mit für alle Outsourcing-Anbieter identischen Annahmen gearbeitet werden – selbst wenn die genauen Mengen und definitiven Service-Level-Anforderungen noch nicht abschließend geklärt sind.

Für die Ausschreibungsverfahren gilt außerdem, dass den Outsourcing-Anbietern die Wahl der einzusetzenden Technologien wie Hardware-Plattformen oder Netzwerk-Technologien vorgeschrieben wird oder sie gezwungen werden, die bestehende Infrastruktur ohne Änderung zu übernehmen. “Gerade Anwender, die das erste Mal auslagern, begehen häufig diesen Fehler”, so Active-Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet.

“Wesentlich bessere Preise lassen sich erzielen, indem man sich als Anwender mit der konsequenten Festlegung von Services und Service Levels begnügt und dem Anbieter einen angemessenen Freiraum lässt, durch eigene Technologien die gewünschten Skaleneffekte zu erzielen.”

Zu den erfolgskritischen Elementen des Ausschreibungsverfahrens gehört auch, dass der Outsourcing-Anbieter eine ausreichende Motivation entwickeln muss, den betreffenden Anwender als Kunden zu gewinnen. In der Regel ist dies der Fall, wenn der Outsourcing-Anbieter über mehrere, aber nicht zu viele Kunden ähnlicher Größe mit vergleichbaren Service-Anforderungen aus der gleichen Branche verfügt – dann sind günstige Skaleneffekte wahrscheinlich. Verfügt ein Outsourcing-Anbieter hingegen über sehr viele Kunden, entwickelt er möglicherweise eine geringe Bereitschaft, sich auf Preisverhandlungen einzulassen.

Anwender neigen gerne dazu, das Preismodell für den zukünftigen Vertrag schon in der Angebotsphase vorzugeben, so Active Sourcing. Das ist meist jedoch nicht günstig. Als vorteilhafter habe sich herausgestellt, genau darauf zu achten, was das Angebot enthält und was nicht. Die Gliederungstiefe des Preismodells hingegen müsse noch nicht dem zukünftigen Detaillierungsgrad eines Vertrags entsprechen, deshalb reiche eine etwas einfachere Struktur völlig aus.