Versteckte Kosten beim IT-Outsourcing sind vermeidbar

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IT-Outsourcing ist beliebt, aber kaum jemand weiß wirklich genau, wie sich die Kosten zusammensetzen und ob sie berechtigt sind. Und erst recht wird nicht geprüft, ob sich die gewünschten wirtschaftlichen Effekte einstellen, wissen die Berater des auf Auslagerungsstrategien spezialisierten Unternehmens Active Sourcing. Hier die wichtigsten Ansätze, um eine nebulöse Situation zu vermeiden.

Das IT-Outsourcing der Unternehmen zielt typischerweise auch darauf ab, eine Entlastung bei den Aufwendungen zu erreichen. Trotzdem werden häufig keine ausreichenden Vorgehensweisen entwickelt, um die Kosten auch messbar, transparent und vergleichbar zu machen. Dabei lassen sie sich an verschiedenen Stationen des Sourcing Life Cycle vom Ausschreibungsprozess bis zur Phase des etablierten Betriebs konkret darstellen, teilte Active Souring mit.

Schon in der Ausschreibung wird der Weg zur Kostentransparenz geebnet. Nur wenn Ausschreibungen für Outsourcing-Services präzise vorbereitet sind, können die Angebote der verschiedenen Dienstleister am Ende die erforderliche Vergleichbarkeit erlangen. So sollte dabei ein marktgerechtes Preismodell verlangt werden, das die einzelnen Services getrennt aufweist. Ebenso muss Klarheit über das Mengengerüst herrschen. Zudem sollten die Preise innerhalb einer Bandbreite immer variabel berechenbar sein, so dass am Ende eines Monats eine Abrechnung nach Stückpreisen möglich ist.

Da im Verlauf der Vertragszeit eine Glättung der Betriebskosten stattfindet, gilt es auch hierbei für Transparenz zu sorgen. Deshalb erscheint es im Interesse einer Nachvollziehbarkeit aus Anwendersicht vorteilhaft, wenn die Finanzierungskosten einschließlich der Zinsen separat zu den echten Kosten ausgewiesen werden. “Ebenso ist darauf zu achten, dass die Kostendarstellungen so strukturiert sind, dass sich die Aufwendungen für den technischen Betrieb jederzeit von den Projektkosten getrennt betrachten lassen”, sagte Active-Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet.

Er wies darauf hin, dass die Anwender bei den Vertragsverhandlungen auf zwei Punkte achten sollten. “Erstens sollte der Kunde darauf bestehen, dass Restwerte von Investitionen für Betriebsmittel wie zum Beispiel Hardware, Server, Softwarelizenzen und ähnliches jederzeit zweifelsfrei ausgewiesen werden können”, erläuterte er. Dafür gelte es, den Restwert jeder einzelnen Investition bereits zu Vertragsbeginn darzustellen.

Als zweiten relevanten Aspekt nannte er die Wartungsverträge, denen eine hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden müsse. “Es spielt für einen möglichen frühzeitigen Ausstieg aus dem Outsourcing die Frage eine wichtige Rolle, zu welchem Zeitpunkt der Wartungsvertrag frühestens gekündigt werden kann, ob er sich ohne Preiserhöhungen vom Dienstleister auf den Kunden übertragen lässt und welche sonstigen relevanten Bedingungen möglicherweise zu erfüllen sind”, begründet er. Bei der Preisgestaltung des Vertrags ist darauf zu achten, möglichst wenige oder gar keine Leistungen nach Aufwand zu vereinbaren. Das Preismodell sollte im Wesentlichen auf Monatspauschalen oder Stückpreisen beruhen.