Leitfaden durch Tücken der deutschen E-Mail-Archivierung

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E-Mail-Archivierung ist Pflicht. Wie die Unternehmen die Anforderungen richtig erfüllen, beschreibt jetzt ein neues Fachbuch. Unter dem Titel “E-Mail-Archivierung” hat der BPX-Verlag mit Unterstützung der IT-Branche einen Leitfaden zur Umsetzung dieser Thematik mit rechtlichen Grundlagen für die Schweiz, Deutschland und Österreich veröffentlicht.

Einer der fachlichen Partner ist der Spezialist für Dokumentenverwaltung Open Text. Es kam den Autoren darauf an, die wichtigsten rechtlichen Fakten und die technischen Anforderungen so knapp wie möglich auf den Punkt zu bringen, teilte Open Text mit. Übersichten, Checklisten und Praxistipps runden das Nachschlagewerk ab.

Mittlerweile ist weitgehend bekannt, dass E-Mails, sofern sie bilanztechnisch relevanten Inhalt tragen, nicht nur archiviert, sondern auch verwaltet werden müssen. Das stellt viele Unternehmen vor organisatorische Herausforderungen. Anstatt wie in der Praxis noch häufig, den vorhandenen Mail-Server als Ablagesystem zu nutzen oder die Archivierung der Mails gar den Mitarbeitern zu überlassen, müssen Unternehmen über kurz oder lang Wege finden, wie sie ihren elektronischen Schriftverkehr fachlich organisieren und archivierungspflichtige Mails ordnungsgemäß und rechtskonform speichern.

Zahlreiche Hersteller bieten eine Vielzahl von Softwarelösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang an. Dazu kommt noch, dass die Anwender sich zu selten klar darüber sind, was wirklich notwendig ist und wie die eigenen Anforderungen überhaupt zu definieren sind. Dazu gehören Fragen wie: Wer muss E-Mails archivieren? Was ist bei der Archivierung zu beachten? Wie findet man die richtige Lösung? Welche Evaluationskriterien sind zentral? Dies sind nur einige von vielen Fragen, mit welchen jedes Unternehmen konfrontiert wird, das eine Archivierungs- und Dokumentenmanagementstrategie in die Praxis umsetzen will.

Das Autorenteam Maria Winkler, Pietro Bossi und die Editionspartner wollen dies und mehr ausreichend auf 80 Seiten beleuchten. Außerdem geben sie Hinweise zur Durchführung von Projekten und vermitteln einen guten Überblick über das Angebot an Lösungen und Produkten.