Wichtige Dokumente mit PDF/A-Standard signieren

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Das Format PDF/A erlaubt es Firmen, ihre Dokumente stabil und rechtssicher aufzubewahren. Sie können auch signiert werden. Das soll die digitale Datenhaltung auch über einen längeren Zeitraum ermöglichen.

Der PDF/A-Standard basiert auf dem PDF-Standard, der von dem Softwarekonzern Adobe entwickelt wurde. Er dokumentiert Anforderungen an die Beschaffenheit einwandfrei archivierbarer PDF-Dokumente. PDF/A bringt die große Einsatzbreite von PDF mit all dem zusammen, was eine professionelle Langzeitarchivierung braucht.

PDF/A-Dokumente können schließlich elektronische Signaturen enthalten. Das macht sie zum idealen Werkzeug für die Geschäftsanforderungen bei der Archivierung. Das PDF/A-Format erlaubt dabei nur die Dokumentsignatur. PDF- und PDF/A-Dokumente kennen zwei Typen von Dokumentsignaturen: die unsichtbare und die sichtbare Signatur. Für sichtbare Signaturen oder die Dokumente dazu gelten normalerweise die Anforderungen von PDF/A. Daher müssen die verwendeten Fonts zur Signaturvisualisierung mit eingebettet werden. Weiterhin dürfen geräteabhängige Farbräume innerhalb der Signaturobjekte nicht vorkommen.

Grundsätzlich kann ein PDF-Dokument beliebig viele elektronische Signaturen aufnehmen. Dabei müsen die Anwender aber beachten, dass die Einbindung einer Signatur in ein Dokument eine Fortschreibung des Dokuments bedeutet. Das heißt, dass die Signatur eines bereits signierten Dokuments diese nicht aufhebt… das heißt, dass alte elektronische Signaturen eingeschlossen sind. Der Standard wird von einem eigenen Standardisierungsgremium gepflegt. Es gibt jetzt in Deutschland die ersten Druckertreiber, die diesen Standard unterstützen. Dazu gehört eDocPrintPro, der als 30-Tage-Testversion hier zum Download bereitsteht.