Digitales Rechnungswesen bringt Buchhaltung auf Trab

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Mit eBilling und eMahnwesen können die Unternehmen gegenüber der postalischen Arbeit 85 Prozent einsparen. Das ergab jetzt eine von den beiden Wirtschaftsprofessoren Dr. Klaus Jamin und Dr. Edmund Raab geleitete Untersuchung des IQM e.V. München. Das Einsparpotenzial vergleicht den elektronischen gegenüber dem postalischen Rechnungsversand.

Die Studie ergab zudem, dass 72 Prozent der befragten Unternehmen nach Einführung des elektronischen Mahnwesens deutlich mehr Zahlungseingang und weniger Arbeit damit haben. Allein die verwendeten Voicemail-Reminder vervierfachen den Eingang ausstehender Zahlungen. Das teilte der Dienstleister Premiere Global Services mit. Er hatte die Studie bei IQM in Auftrag gegeben.

eBilling spart demnach Portokosten, Materialaufwand bei Papier, Umschlägen oder Toner und erreicht beträchtliche Mannstunden- und Personaleinsparungen. Das manuelle Brief-Handling wird überflüssig. Webbasierte On-Demand-Angebote, die dem Ansatz zu Software as a Service (SaaS) folgen, sind besonders attraktiv für Unternehmen. Sie können bereits im ersten Jahr die Einsparpotenziale des eBillings auch bei wenig Rechnungsversand ausschöpfen, da Investitionsaufwendungen in Soft- und Hardware sowie Fixkosten zum großen Teil entfallen.

Eine in die Studie integrierte Modellrechnung des IQM belegt, dass schon bei 5000 gestellten Rechnungen das eBilling etwa – je nach Tarif des Lösungsanbieters – 85 Prozent weniger kostet als herkömmliches Papiermanagement. Bei steigendem Rechnungsaufkommen, wächst dann das Einsparpotenzial meist linear. Ferner stellt die Studie fest, dass eBilling vor allem dann für Unternehmen lukrativ ist, wenn sie Zertifizierungs- und Signaturverfahren eines Providers nutzen. Tun sie dies nicht, müssen sie nicht nur mit Lizenzkosten für die Signatursoftware, sondern auch mit laufenden Investitions- und Personalaufwendungen für Implementierung, Wartung und Compliance-Anpassungen in den weiteren Jahren rechnen.

Hinsichtlich des elektronischen Mahnwesens hebt die Studie hervor, dass diese Methode wegen des reduzierten Kostenaufwandes auch das Anmahnen kleinerer Beträge unter 20 Euro attraktiv macht, bei denen bisher auf einen Zahlungseingang verzichtet wurde. Das kommt vor allem Anbietern von Waren mit kleiner Gewinnspanne oder geringem Verkaufspreis zugute. Daher sind 9 von 10 Nutzern, die automatisierte Lösungen einsetzen, mit den Resultaten dieser Methode hoch zufrieden.