Outsourcing-Aufträge richtig ausschreiben

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Die Prozesse zur Ausschreibung von Outsourcing-Dienstleistungen gestalten sich meist komplizierter als erwartet und können bei der Auswahl des Servicepartners weitreichende Fehlentscheidungen zur Folge haben.

Um diese Risiken zu vermeiden, ist nach Angaben des IT-Dienstleisters Active Sourcing ein klar strukturierter Ablauf auf der Basis bewährter Vorgehensweisen hilfreich. Outsourcing-Strategien lassen sich demnach nicht kurzfristig realisieren, sondern benötigen eine realistische Terminierung der Planungsschritte. So verstreichen üblicherweise allein für die Ausschreibung der IT-Leistungen zwei bis drei Monate. Für die Durchführung von Vertragsverhandlungen ist je nach Komplexität und Umfang der auszulagernden Dienstleistungen mit weiteren drei bis sechs Monaten zu rechnen.

Für eine konstruktive Mischung der Kandidaten sorgen
Die Vorauswahl der Anbieter beginnt in der Regel mit einer genauen Klärung, ob die Provider überhaupt die gewünschten Dienstleistungen auf dem gewünschten Qualitätsniveau erbringen können. Um Entscheidungssicherheit zu erlangen, welche Anbieter mit ins Rennen genommen werden sollen, bedarf es bereits zu Beginn der Ausschreibung einer zielgerichteten Kommunikation.

“Diese hat durchaus den Charakter einer ersten Selektion”, sagte Active-Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet. Zudem sei auf die Struktur der möglichen Outsourcing-Partner zu achten und eine gute Mischung vorzunehmen. “Dafür gilt es, zunächst möglichst passend wirkende Partner nach Größe, Branchenreferenzen sowie Servicequalität auszuwählen und sie dann bewusst durch ein oder zwei Herausforderer zu ergänzen. Unter Herausforderern sind solche Provider zu verstehen, die sich bei den Services als kompetent erweisen und auch von der Größe her passen, aber in der Branche noch wenige Referenzen haben.”

Dies erzeuge nach seinen Erfahrungen ein konstruktives Spannungsfeld. “Durch die Unterschiedlichkeit entsteht ein Wettbewerb mit positiven Überraschungen, bei dem am Ende oft innovative Vorschläge und auch geringere Preise zustande kommen.”

Gezielte Vorinformation der Anbieter
Erst nach dieser systematischen Vorauswahl der Anbieter kann demnach mit dem eigentlichen Ausschreibungsverfahren begonnen werden. Es hat sich dabei in der Praxis bewährt, die betreffenden Anbieter vorab kurz zu kontaktieren und sie mit den wichtigsten Angaben zum Auslagerungsprojekt zu versorgen. Dazu gehören etwa eine kurze Beschreibung der benötigten Services, Informationen über die Rahmenbedingungen und ein Zeitplan von der Ausschreibung bis zum Betriebsübergang. Diese Vorankündigung ist wichtig, damit die Provider genügend Zeit für die Organisation eines Bid-Teams haben.