Dokumentenverwaltung entlarvt Kostenfresser

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Dokumentenverwaltung wird immer mehr zur Königsdisziplin für Firmen, die ihre Kundendaten besser in den Griff bekommen wollen. Das zeigen Projekte des Aachener IT-Profi-Kreises ‘Kompetenzkreis IT’ im Mittelständler-Interessensverband BVMW. Die etwa 20 Unternehmen haben Projekte realisiert, die so genannte Groschengräber einwandfrei identifiziert haben.

Mitglieder des BVMW Kompetenzkreis IT behaupteten sich in ungewöhnlichen Projekten als Experten für Dokumenten-Management-Systeme (DMS): Beispielsweise unterstützte ein Mitglied seine Kunden durch DMS dabei, Kosten zu sparen. Ein anderes kombinierte DMS mit Kundenverwaltungs- und Ressourcenplanungs-Systemen.

“Dokumentenmanagement ist keine Technologie, sondern die Königsdisziplin in der Unternehmensorganisation”, sagte Dr. Walter Plesnik, Geschäftsführer des Ingenieurbüros Dr. Plesnik, und einer der Anwender, die Kostenfresser identifiziert haben. “Ein gut funktionierendes DMS setzt fachübergreifendes Wissen und ein Gesamtverständnis vom Innenleben einer Organisation voraus.”

Ein solches System biete echte Wettbewerbsvorteile, denn es ließen sich hohe Kosten einsparen. Die systematische Ablage laufender Vorgänge spart Arbeitszeit, die bisher für überflüssiges Suchen und ineffiziente, oft sogar sinnlose Abläufe verschwendet wurde. “Die Einführung des Dokumenten-Management-Systems ist nicht nur notwendig, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente einhalten zu können, sondern setzt Kapazitäten für strategisch weiterführende Aufgaben frei”, sagte er.

Dabei komme es aber darauf an, eine besondere technische Hürde zu nehmen: die Integration des DMS in andere Unternehmenssysteme. Die Frage, mit welchem Dokumenten-Management-System (DMS) eine bereits unternehmensweit eingeführte Software verknüpft werden kann, wurde meist dadurch gelöst, dass die Firmen das DMS gewissermaßen in die Mitte setzten. Als zentraler Baustein kann das DMS von allen Software-“Seiten” angesteuert werden. Die Aachener Mittelständler haben, einer Mitteilung zufolge, diverse Projekte dazu erfolgreich durchgeführt. Die Integration von Wissensdatenbanken, das Abfragen durch das DMS und die Einbindung in andere Geschäftsanwendungen gewährleistet demnach mehr Durchgängigkeit. Der Kompetenzkreis IT ermöglicht es ihnen, ihre Erfahrungen auszutauschen und sich gegenseitig auf die Sprünge zu helfen.