IT-Projekte zerschellen am Schweigen der Mitarbeiter

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Die richtige Kommunikation ist im Berufsalltag wichtig. Bei Projekten ist sie unabdingbar. Schließlich werden hier ganz neue Dinge gebaut. Findet zu wenig Kommunikation statt, so schaufeln die Beteiligten dem ganzen Projekt ein teures Grab. Trotz der richtigen Werkzeuge und durchdachter Strategie – das ist die Überzeugung der Beratungsfirma Detecon.

Johannes Ewers leitet die Gruppe Telco Application Strategy bei Detecon. Er kommt zu dem Schluss, dass es bei IT-Projekten gar nicht zu viel Kommunikation geben kann. Komplexe IT-Projekte scheitern häufig genau daran, schrieb er kürzlich im Detecon Management Report. Die Gründe sind auf den ersten Blick vielfältig und können bei Methoden, Menschen oder Werkzeugen liegen. Oft ist es aber die Projektkommunikation, die über Gedeih und Verderb eines Projektes entscheidet.

Ewers geht zunächst auf die Ursachen für die Komplexität in IT-Projekten ein. Diese sind seiner Erfahrung nach vielfältig. Zum einen müssen IT-Projekte eine Vielzahl individueller Anforderungen erfüllen, argumentierte er. Diese werden oft von Interessengruppen mit teilweise sich widersprechenden Perspektiven formuliert. Dazu kommt, dass häufig Maßnahmen zur Kosteneinsparung die Treiber bei der Einführung eines größeren IT-Systems sind. Der dazugehörige Business Case setzt eine parallele Optimierung von Prozessen und Organisationsstrukturen voraus, die das ganze Umfeld der IT zum ‘Moving Target’ macht. Das schrieb Ewers im Detecon Management Report.

Das zukünftige System ersetzt manuelle Interaktion und automatisiert viele Vorgänge. Deshalb wird eine hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit verlangt. Gleichzeitig ist das Einsatzumfeld volatil, so dass die Lösung häufigen Anpassungen unterliegt und einen hohen Grad an Flexibilität bieten muss. Die späteren Nutzer des Systems haben wenig Erfahrung oder eine nur minimale Ausbildung und erlangen ein System, das einfach und intuitiv zu bedienen ist. Das neue IT-System soll schließlich die Differenzierung eines Unternehmens im Wettbewerb unterstützen. Es hat deshalb einen sehr individuellen Funktionsumfang und erfordert einmalige Lösungsansätze, für die es keine exakten Vorbilder gibt.

Gleichzeitig gibt es eine große Zahl von validen Lösungsalternativen. Jedoch nur wenige vorbildliche Muster, nach denen sich ein IT-Architekt richten könnte. Das System besteht oft aus vielen funktionalen Modulen und interagiert mit vielen externen Objekten – wie Nutzer und anderen Systemen – über eine große Zahl von Schnittstellen. Das geplante IT-System verwaltet zudem eine Vielzahl von internen Datenstrukturen, mit denen es umfangreiche Prozesse und Rahmenbedingungen der realen Welt abbildet. Genau hier wirkt die Kostenbremse: Ein knappes Finanzbudget zwingt die Projektmanager, Spielräume für Planung, Test und Training auf ein Minimum zu reduzieren.