Archivierungspflicht gilt auch bei Instant Messages und Skype

ManagementRegulierung

Unternehmen, die die Kommunikation per IM oder Skype nicht speichern, gehen ein erhebliches rechtliches Risiko ein. Denn der Gesetzgeber behandelt auch diese modernen Medien wie ein Schriftstück, das archiviert werden muss.

Dieses Risiko ist in Unternehmen bislang nur wenig bekannt. Wird nämlich der Archivierungspflicht nicht Genüge getan, drohen empfindliche Bußgelder oder gar Haftstrafen. Unternehmen sollten sich gründlich informieren, bevor sie Systeme wie Skype, MSN und Co installieren.

Gemäß HGB (Handelsgesetzbuch), AO (Abgabenordnung), GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) müssen Unternehmen geschäftsrelevante elektronische Nachrichten zwingend in elektronischer Form rechtskonform aufbewahren.

“Seit 1. Januar 2007 ist gesetzlich klargestellt, dass dazu auch unverkörpert auf dem Bildschirm ankommende Nachrichten wie E-Mail oder BTX gehören, wenn sie vom Empfänger ausgedruckt werden können”, erklärt Rechtsanwalt Stefan Schicker, der zusammen mit den Kommunikationsberatern von Dr. Haffa und Partner das Dossier ‘Instant Messages: Skype & Co – Archivierungspflicht für Unternehmen’ zusammengestellt hat.

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