Krisenmanager BPM statt Rasenmäher

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Viele Unternehmen haben Geschäftsreisen, Bonuszahlungen oder sogar Handys gestrichen, Meetings werden ins Web verlagert. Oftmals reichen diese Kürzungen nicht aus. Dann folgen radikale Kürzungsvorgaben. Die Rasenmähermethode kann schnell das Kern- oder Zukunftsgeschäft gefährden. Mit Business Process Management sparen Unternehmen gekonnt – und entdecken zugleich Potenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit.

Kein Zweifel: In vielen Unternehmen sind schwere Zeiten angebrochen. Wenn die Umsätze über mehrere Monate im zweistelligen Prozentbereich einbrechen, dann genügt es nicht mehr, den Mitarbeitern die Komfortzone zu streichen. Strenge Sparmaßnahmen sind erforderlich. Die Führungskräfte auf der obersten Ebene verordnen eine Kostensenkung. Ob Vertrieb, Marketing, Produktion, Einkauf, Verwaltung – alle Bereiche bekommen Vorgaben für spürbare Budgetkürzungen. Doch welche Ressourcen können eingespart, wo Kosten gesenkt oder gar Kostentreiber eliminiert werden? Gibt es vielleicht sogar versteckte Kosten, die unnötig anfallen?

Häufig begehen Unternehmen in der Krise den Fehler, dass sie breit und blind sparen. Vom mathematischen Standpunkt macht es Sinn, die Prozente gleichmäßig zu verteilen. Strategisch und intelligent gedacht ist das jedoch nicht. Die betriebswirtschaftliche Herausforderung für das Management liegt darin, Prozesse zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu reduzieren. Denn die Aufgaben werden in der Regel nicht weniger, sondern nur auf weniger Schultern verteilt. Wenn die Mitarbeiter im Kundenservice weniger arbeiten sollen, darf in der Kundenbetreuung dennoch keine Lücke klaffen. Im Gegenteil, ein zuvorkommender Service, auch wenn die Kunden weniger beauftragen, ist das Fundament für Geschäfte der Zukunft. Also muss das Service-Team die Aufgabe meistern und mit weniger Ressourcen eine bessere Leistung erbringen. Sparen will gekonnt sein!

Die Aufgabe liegt darin, Kostentreiber zu identifizieren und versteckte Kosten aufzudecken. Also nicht einfach den Rasenmäher ansetzen und alles kahl scheren, sondern Unkraut jäten lautet die Devise. Empfehlenswert ist die Einrichtung eines Krisenkommittees im Unternehmen, in dem alle Bereiche vertreten sind. Gemeinsam legen die Bereichsleiter fest, welche Geschäftsprozesse für den Erfolg auch in Zukunft entscheidend und daher von radikalen Maßnahmen zu verschonen sind.

Im Team werden mit einer gemeinsamen Richtlinie Kostentreiber aufgespürt, die Führungskräfte machen sich an die Arbeit und durchforsten die Geschäftsabläufe nach sinnvollen Sparmöglichkeiten. Dabei gilt es, die eigenen Prozesse ständig zu überdenken und an die Umweltbedingungen anzupassen. Auf dem Weg zur Operational Excellence kommt es darauf an, Fehler auszuräumen, Prozessintelligenz zu implementieren, Potenziale zu entwickeln. Kurzum: Das Gute zerstören, um das Bessere zu schaffen.

Unternehmen, die in den vergangenen Jahren Business Process Management (BPM) eingeführt haben, können jetzt Kapital aus ihrer Prozessarbeit schlagen. Ihre Erfahrungen geben Hinweise, wo sich schnell und sinnvoll Kosten senken lassen.