Krisenmanager BPM statt Rasenmäher

Manfred Buchner,

Viele Unternehmen haben Geschäftsreisen, Bonuszahlungen oder sogar Handys gestrichen, Meetings werden ins Web verlagert. Oftmals reichen diese Kürzungen nicht aus. Dann folgen radikale Kürzungsvorgaben. Die Rasenmähermethode kann schnell das Kern- oder Zukunftsgeschäft gefährden. Mit Business Process Management sparen Unternehmen gekonnt – und entdecken zugleich Potenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit.

Wo liegen in der Krise die Vorteile von BPM?

  • Die Kenntnis der Geschäftsprozesse verschafft Transparenz. Wie wird zum Beispiel bei einer Bestellung die Kreditwürdigkeit des Kunden geprüft? Welche Stellen sind verantwortlich? Wie aussagekräftig sind die Informationen? Die Prozesskette zeigt, wo etwa Doppelarbeiten vorkommen oder Lücken auftreten.

  • Mit dem Durchspielen von Alternativen lassen sich neue Prozessmodelle finden und Abläufe optimieren. Welche Arbeiten sind überflüssig, können wegfallen oder welche lassen sich verschlanken? Sind Prozessschritte auf Externe auslagerbar? Sind Abläufe automatisierbar?

  • Das Messen von Leistungen zeigt die Auswirkungen von Krisenmaßnahmen in Zahlen. Wie verändert zum Beispiel die Einführung von Kurzarbeit die Lieferzeiten? Wie groß sind die Einsparungen bei Zeit und Kosten tatsächlich? Intelligente BPM-Software misst diese Werte automatisch und fasst die Daten in informativen Management-Cockpits zusammen.

  • In vielen Fällen bestimmen noch immer IT-Systeme den Ablauf von Prozessen. Motto: Die Software sagt, was jetzt zu tun ist. Die Arbeitsabläufe weichen damit oft von einem günstigeren individuellen Prozessweg eines Unternehmens ab. BPM dreht diesen Vorgang um, so dass IT und Prozesse viel besser aufeinander abgestimmt sind.

Unternehmen, die in den vergangenen Jahren BPM-Projekte durchgeführt haben, bieten einen reichen Erfahrungsschatz, wie man mit weniger Ressourcen mehr Wert schaffen kann. IDS Scheer, seit 25 Jahren auf BPM spezialisiert, hat weltweit mehr als 7500 Unternehmen beraten, ihre Prozesse zu verschlanken und effizienter zu arbeiten. Aus der Fülle der Erfahrungen lassen sich typische Cost-cutting-Ansätze und Effizienzverbesserungen ableiten. Hier einige Beispiele:

Auf Standardisierung setzen. IT-Manager setzen seit Jahren auf Standardisierung, um die hohen Wartungskosten und das Schnittstellenmanagement zu beschränken. Heterogene Systeme können in Einzelfällen Vorteile bringen, haben sich aber auch als die größten Kostentreiber entpuppt. Sie erhöhen die Komplexität, erfordern viel Expertenwissen. Besondere Vorteile der Standardisierung sind die Vergleichbarkeit und die Wiederverwendbarkeit. Moderne und vor allem global operierende Unternehmen übertragen diese Erfahrungen auf ihre Prozesslandschaft.

Bei Océ ist das zum Beispiel der Fall. Der Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für das professionelle Dokumentenmanagement mit Zentrale in Venlo, Niederlande, hat über Jahre hinweg eine uneinheitliche und komplexe IT-Infrastruktur aufgebaut. Dies hing auch damit zusammen, dass Océ einige große Unternehmen übernahm, um sowohl das Produktportfolio als auch die Vertriebsstärke zu erweitern. Das traditionsreiche, 1877 gegründete Unternehmen ist in über 90 Ländern aktiv und hat weltweit 23.000 Mitarbeiter. Aufgrund des Bedarfs nach Integration, Globalisierung und operativer Spitzenleistung führte Océ vor kurzem ein unternehmensweites Programm durch. Dieses befasste sich hauptsächlich mit der Harmonisierung von Geschäftsprozessen und organisatorischen Rollen sowie mit der Standardisierung der Anwendungen und Infrastruktur. Gleichzeitig wurde ein unternehmensweiter Speicherort für Artefakte der Unternehmensarchitektur gebildet, das die “einzige Version der Wahrheit” darstellen soll. Die Anzahl an Prozessvarianten konnte um fast 30 Prozent reduziert werden, was zu erheblichen Einsparungen bei der Nutzung und den Implementierungskosten von IT-Systemen führte.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die gemeinsame Umsetzung und enge Abstimmung von Business und IT. Generell ist es in der Krise ratsam, Harmonisierung und Standardisierung weiter voranzutreiben. Dabei helfen Richtlinien zur Verwendung von Standards in allen Unternehmensbereichen. Damit können Organisationen flexibler und beweglicher auf sich ständig verändernde Marktbedingungen reagieren.