Deutschland hat Nachholbedarf bei E-Mail-Management

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Nur etwa 35 Prozent der deutschen Unternehmen setzen überhaupt ein System für die Verwaltung von E-Mails ein. Mit einem echten Management hat das jedoch meist nur wenig zu tun.

Eine Umfrage von Pentadoc und dem auf Business Intelligence spezialisierten Marktforscher Business Application Research Center (BARC) zum Einsatz von E Mail-Management-Software in mehr als 300 Unternehmen zeigt, dass sich die meisten Unternehmen, die bereits über eine Lösung verfügen, sich auf die reine E-Mail-Archivierung beschränken.

Bei den Planungen von E-Mail-Management-Systemen stehen das reine Wiederfinden von E-Mails und die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Vordergrund. Die schnellere Vorgangsbearbeitung oder etwa die Verbesserung des Kundenservice durch eine schnellere Prozessverarbeitung, werden gerade einmal von einem Drittel der Unternehmen priorisiert.

Dabei lassen Unternehmen oft außer Acht, dass sich zusätzlich zu den Pflichtaufgaben eines fundierten E-Mail-Managements auch große Chancen ergeben: Denn die inhaltliche Relevanz einer E-Mail steht dem typischen Geschäftsbrief in der Regel nicht mehr nach und birgt besonders hinsichtlich von Prozessverbesserungen vielversprechende Potentiale.

“Wie es scheint, wird das Thema E-Mail-Management noch nicht transparent genug dargestellt und die Potentiale werden von vielen Unternehmen verkannt”, so Guido Schmitz, Vorstand von Pentadoc. “Wer sich mit dem Thema E-Mail-Management beschäftigt, der sollte berücksichtigen, dass die wirklich interessanten Potentiale erst dann nutzbar werden, wenn man die E-Mail auch vernünftig in den Prozess bringt.”

“Dabei muss der Fokus auf der Unterstützung der Anwender liegen. E-Mail-Management-Projekte scheitern nicht an fehlenden technischen Möglichkeiten, sondern an organisatorischen Hürden im Unternehmen”, ergänzt Maximilian Gantner, Analyst bei BARC.

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