IT-Prozessautomation oft falsch geplant

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Die Automation der IT-Prozesse steht bei immer mehr Unternehmen vorne auf der Agenda. Viele Unternehmen betreten dabei jedoch Neuland – aufgrund der geringen Erfahrungen mit dem Thema werden konzeptionell oft die falschen Weichen gestellt.

Nach Angaben des Kölner Software-Herstellers Ogitix AG kommt es bei den Planungen zur IT-Prozessautomation zu typischen Fehlern:

Es wird trotz der Automatisierungsziele noch zu manuell gedacht: Auch wenn die Absicht einer stärkeren Automation von IT-Prozessen erklärt ist, besteht die Gefahr einer unzureichend konsequenten Ausrichtung. Dies resultiert daraus, dass der Blick auf die operative Durchführung von Abläufen durch manuelle Gewohnheiten geprägt ist. Sofern diese manuelle Dimension nicht überwunden wird, werden die Automatisierungsperspektiven und ihre dynamische Umsetzung eingeschränkt bleiben.

Zu überdimensionierte Vorhaben: Obwohl die Optionen zur Automation oft noch gar nicht ausreichend konkretisiert werden können, entstehen – mitunter euphorisch motiviert – sehr umfangreiche Projekte. Mit wachsender Komplexität steigen aber auch die Risiken. Aus diesem Grund ist es vorteilhafter, bei der Automatisierung von Prozessen sukzessiv mit überschaubaren Projekten vorzugehen. Damit lässt sich ein schnell erkennbarer Nutzen generieren, eigene Best Practices können für die folgenden Automatisierungsvorhaben genutzt werden.

Integrationshürden finden in den Planungen zu wenig Aufmerksamkeit: Wird ein technisches Vorgehen gewählt, bei dem der Einsatz des Automatisierungstools Eingriffe in die IT-Landschaft erforderlich macht und beispielsweise Agenten auf anderen Systemen implementiert werden müssen, entstehen zwangsläufig sehr umfangreiche und zeitintensive Projekte. Deshalb sind technische Wege zu wählen, bei denen vorhandene IT-Systeme unangetastet bleiben und dadurch Integrationshürden vermieden werden.

Organisatorische Veränderungen als ungewollte Konsequenzen: Die Automation soll Prozessabläufe effizienter gestalten, aber nicht zu einer Umgestaltung der Organisation führen. Genau dies entsteht jedoch, wenn eine zu Technik-dominierte Verfahrensweise gewählt wird, bei der sich die organisatorischen Verhältnisse an den Vorgaben des Tools orientieren und angepasst werden müssen.