So gelingt CIOs die Integration externer Dienstleister

Thomas Funk,

In der Autoindustrie sind sie selbstverständlich – in den Betrieb integrierte Zulieferer, die just-in-time ans Fließband liefern. Auch in den IT-Organisationen steigt die Auslagerung an Sourcing- und Shoring-Dienstleister, doch hapert es an der organisatorischen Integration. Ein neues Governance-Modell hilft CIOs, externe Dienstleister nahtlos zu integrieren.

Das erforderliche Mapping von Personen und Rollen findet über den Rollenkatalog statt. Hier führt die IT-Organisation alle Rollen auf, die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigt werden. Dies kann in Anlehnung an ITIL erfolgen, aber auch durch spezifische Rollen ergänzt werden. Dieser Rollenkatalog ist für die Organisation auch deshalb wichtig, weil er vollumfänglich beschreibt, welche Aufgaben die IT Organisation wahrnehmen muss.

Auf der anderen Seite des Rollenkatalogs stehen die internen Mitarbeiter und die Rollen, in denen sie Erfahrungen haben oder auf die sie vorbereitet wurden. Schließlich kann der Rollenkatalog noch um die dafür notwendigen Kapazitäten ergänzt werden, zum Beispiel in sogenannte Full Time Equivalents (FTEs), mit denen der erforderliche Umfang der Aufgaben einer Rolle definiert wird.

Auf diese Weise verspricht die “Separation of Concerns” folgende positive Effekte:

  • Die IT-Leitung kann sehen, welche Rollen mit den vorhandenen internen Ressourcen wahrgenommen werden können – und welche nicht

  • auf dieser Basis lassen sich gezielte, an der Bedarfssituation ausgerichtete Qualifizierungsmaßnahmen für interne Mitarbeiter durchführen und Entwicklungspläne anbieten

  • externe Mitarbeiter können rollengenau, also “maßgeschneidert” eingesetzt werden, ihr Qualifikationsprofil leitet sich direkt von der zu besetzenden Rolle ab

  • die Verwendung “marktüblicher” Rollen – zum Beispiel in Anlehnung an ITIL – erlaubt es, die Ausschreibung externer Mitarbeiter breit zu streuen und marktüblich günstige Einkaufspreise zu erzielen

In der Konsequenz bedeutet dies, dass eine Rolle, die mehrfach in der IT-Organisation benötigt wird, sowohl von internen als auch von externen Mitarbeitern wahrgenommen werden kann. Auf diese Weise verschwimmen die Grenzen zwischen den Internen und den Externen, wobei die Externen durch ihre Rollenzuordnung zu einem integralen Bestandteil der eigenen IT werden.