IT-Projekte: Wo fließt das Geld hin?
Projektportfoliomanagement wird oft entweder als isolierter Einzelprozess verstanden oder als Teil des Projektauswahl- beziehungsweise Managementprozesses betrachtet. Die Experton Group empfiehlt, die Aufgabe des IT-Projektportfoliomanagement darin zu sehen, die Projekte auszuwählen, die am besten auf die Unternehmensziele abgestimmt sind.
Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten damit herauszufinden, welche Projekte denn nun umgesetzt werden sollen, denn es gibt einerseits zu viele Projekte, andererseits politische Schwierigkeiten bei der Priorisierung und Auswahl von Investitionen und zu wenige Ressourcen. IT-Entscheidern und ihren Kollegen aus den Fachabteilungen wird geraten, einen Projektportfoliomanagement-Prozess zu entwickeln. Wenn er entsprechend implementiert ist, kann man sich Gedanken über Tools zur Unterstützung machen.
Viele Anwender streiten sich um die Kriterien für die Auswahl von Projektinitiativen. Für die Projektauswahl sollten Nutzenkriterien entwickelt werden, damit Projekte entsprechend auf die Unternehmensziele abgestimmt werden können. Dabei müssen Kosten, derzeitige Budgetbeschränkungen, die Projektgröße, die Einführungsspanne und andere Risiken gegeneinander abgewogen werden. Auch Kriterien wie die Projektdauer und die einzelnen Projektphasen, erforderliche Ressourcen und Faktoren, die einen Projektabbruch nach sich ziehen, müssen berücksichtigt werden.
Projekte müssen nachverfolgbar sein, damit man auch im Nachhinein verstehen kann, warum man ursprünglich eigentlich diese Entscheidungen gefasst hat. Die Entscheider müssen wissen, dass sie die richtigen Kriterien bei der Projektauswahl angesetzt haben und sie auch richtig gewichtet haben. Es gibt darüber hinaus Tools, mit denen man diese Metriken managen und mit Hilfe von Was-wäre-wenn-Szenarien proaktiv voraussagen kann, wann Probleme auftreten. Für den Auswahl- und Überprüfungsprozess ist eine gute grafische Darstellung der Projektportfolio-Matrix mit einfachen Vergleichsmöglichkeiten, Positionierungen und kontinuierlicher Nachverfolgung ein Muss.
Nach Meinung der Experton Group ist es erforderlich, einen Projektportfoliomanagement-Prozess für die Evaluierung, Auswahl, Implementierung und Unterstützung derjenigen Projekte zu entwickeln, die auf die strategischen Unternehmensziele abgestimmt sind. IT- und Geschäftsseite müssen diesen Prozess gemeinsam definieren.
Auch die Fachabteilungen müssen nicht nur mit dafür sorgen, dass die richtigen Projekte ausgewählt werden, sondern auch mit die Verantwortung dafür übernehmen, dass diese auch in hoher Qualität und innerhalb des definierten Zeit- und Budgetrahmens zum Abschluss kommen. Für die IT-Seite kann es unter Umständen wünschenswert sein, die Projektergebnisse in die Gewinn- und Verlustrechnung der IT wie auch der betreffenden Fachabteilungen einfließen zu lassen. Damit hat man eine valide Ausgangsbasis zur Hand und kann Verantwortlichkeiten entsprechend gewährleisten.
