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Wer eine Rechnung bekommt, studiert dieses Dokument dreimal so lange wie andere Kommunikationsschreiben, sagt Raimund Schlotmann, Director bei Itella, im Gespräch mit silicon.de. Er rät Firmen deshalb, statt auf Papier-Rechnungen auf elektronische “Transpromos” zu setzen.

silicon.de: Warum ist es Ihrer Meinung nach nötig, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse überarbeiten?

Raimund Schlotmann: Gerade im Rechnungseingang entstehen eine Menge Kosten. Die Prozesse rund um eine Eingangsrechnung in Papierform kann das Unternehmen schnell bis zu 20 Euro kosten. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Anzahl der Rechnungseingangsprojekte 2010 stark zugenommen hat und auch 2011 weiter ansteigen wird. Die Umstellung auf frühes Scannen hat beispielsweise den Vorteil, dass die Rechnungen nicht nur in einen elektronischen Workflow übergeben werden können, sondern beispielsweise auch ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist. Ist mit der Digitalisierung von Papierrechnungen der erste Schritt getan, können auch die Lieferanten von den digitalen Versandkanälen überzeugt werden und sukzessive auch den oft stiefmütterlich behandelten Rechnungseingang digitalisieren und optimieren.

Raimund Schlotmann
Schlotmann: Für sich genommen ist der E-Postbrief keine Revolution.
Foto: Itella

silicon.de: Was wird in diesem Bereich die Hauptaufgabe für Unternehmen im nächsten Jahr sein?

Raimund Schlotmann: Die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen einer Organisation in sogenannten Shared Service Centern (SSC) wird auch 2011 unter Kostenaspekten immer wichtiger. Das Beratungshaus Bearingpoint geht nach einer aktuellen Umfrage von Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent bei jedem zweiten Unternehmen aus, das SSCs einsetzt.

Gerade die Konsolidierung von Prozessen des Rechnungseingangs in Financial SSCs bietet große Potenziale zur Kostensenkung, vor allem vor dem Hintergrund, dass die effektive und zentralisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen noch lange kein Standard ist. So digitalisieren laut einer Itella-Studie beispielsweise nur 16 Prozent der Unternehmen ihre Eingangsrechnungen, um sie dann in einen automatisierten Workflow einzuspeisen.

silicon.de: Der E-Postbrief wurde im Sommer in die Medien heiß diskutiert. Was können wir in diesem Umfeld erwarten?

Raimund Schlotmann: Mit einem großen Knall hat die Deutsche Post AG den E-Postbrief gelauncht und den Markteintritt mit einem ordentlichen Marketingbudget unterstützt. Neu erfunden hat die Post dabei nicht wirklich etwas. Länder wie Finnland, die Schweiz oder Dänemark haben ähnliche Verfahren bereits seit Jahren erfolgreich implementiert. Und die Erfahrung aus diesen Märkten zeigt, dass der E-Postbrief für sich genommen kaum eine Revolution darstellt. Vielmehr wird wichtig sein, wie sich der Markt im kommenden Jahr entwickelt und welche zusätzlichen Services und Angebote sich um den “neuen” Brief entwickeln. Das wird eine der Herausforderungen für 2011 sein. Die deutsche Post wird ihr Angebot in Deutschland nur halten können, wenn sie mit dem E-Postbrief eine offene Plattform schafft, die weitere angeschlossene Services zulässt.

silicon.de: Kann es für Firmen eine sinnvolle Entscheidung sein, in diesem Bereich Prozesse auszulagern?

Raimund Schlotmann: Auf alle Fälle. Jüngste Erhebungen der Marktforscher PAC und EITO gehen von einem erwirtschafteten Umsatz der deutschen Outsourcing-Branche in 2010 von 14,6 Milliarden Euro aus. Bei diesen rosigen Aussichten darf nicht vergessen werden: Modalitäten und Verträge müssen in Zukunft weitaus anpassungsfähiger gestaltet werden, gerade im Outsourcing von Finanzdienstleistungen. On demand ist das Gebot der Stunde; auch in der Rechnungslogistik.

Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs stellt daher einen erheblichen Kostenfaktor für die Unternehmen dar, der häufig jedoch als wenig beachteter Prozess unternehmensintern eher ineffizient abgewickelt wird und Ressourcen unnötig bindet. Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten. Durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister können diese oft schnell und auf flexibler Basis gesenkt werden. Denn die eher heterogenen Abläufe in der Rechnungslogistik lassen sich effektiver und standardisierter gestalten. Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich die Auslagerung an einen Partner.

silicon.de: Sie sagen auch, Rechnungen sind heute viel mehr als eine Zahlungsaufforderung – was genau meinen Sie damit?

Raimund Schlotmann: Rechnungen sind essentieller Bestandteil der Kundenkommunikation. Der Rechnungsempfänger wendet dreimal mehr Zeit für das Studieren des Dokuments auf, als er es für andere Kommunikationsschreiben tut. Die Rechnung ist damit das effektivste Mittel in der schriftlichen Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden.

Und das nicht nur, weil am Ende einer Rechnung ein Zahlungseingang steht, sondern vielmehr, weil die Rechnung jede Menge Platz bietet, um dem Kunden Botschaften zu vermitteln – ein wichtiger Punkt in Zeiten wahrer Werbeüberangebote.

Die Verknüpfung von Rechnungen mit Marketingbotschaften nennt man “Transpromo” – ein Kunstwort, zusammengesetzt aus den Begriffen Transaktion und Promotion. In den letzten Jahren hat sich in diesem Bereich viel getan. Aufwendige Verknüpfungen des Buchhaltungssystems, etwa mit dem Customer Relationship Management, sind für eine personalisierte Ansprache nicht mehr notwendig; vielmehr werden die vorhandenen Rechnungsdaten genutzt.

silicon.de: Herr Schlotmann, vielen Dank für das Gespräch.

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