Wer braucht eigentlich “Print Management”?

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Print- oder Output-Management ist ein eher vernachlässigtes Thema, bei dem es um deutlich mehr geht, als darum, einen Drucker anzusteuern. Wir haben uns darüber mit Karin Bopp, bei dem SAP-Partner LRS für Sales und Marketing zuständig, ausgetauscht, wo die größten Potentiale einer entsprechenden Lösung liegen.

silicon.de: Nahezu alle Programme und natürlich auch SAP-Anwendungen haben heute bereits eine Druckfunktion. Wieso brauche ich dann noch eine Extra-Lösung fürs Drucken?

Karin Bopp: Es ist richtig, was Sie sagen. Aber gerade das schafft auch sehr viel Komplexität. Ein Beispiel: Sie nutzen mehrere SAP-Systeme. In jedem System müssen Sie Drucker definieren, Druckertreiber aktuell halten und vieles mehr. Das gilt ebenso für andere Applikationen. Die LRS-Lösung vereinfacht diese Situation, indem sie einen zentralen Ansicht Ort dafür bietet. Was für die Konnektivität an Definitionen zum Beispiel in SAP erforderlich ist, kann dann von der LRS-Lösung aus automatisiert verteilt und aktualisiert werden.

Zudem bieten native SAP-Druckfunktionen nur eingeschränkte Funktionalität an. In SAP bekommen sie zum Beispiel keine-Status-Rückmeldungen in die Applikation. Ein Output Management kann zudem den Aufwand im Betrieb reduzieren. Im Support oder beim Help Desk konnten wir bei einigen Anwendern schon bis zu 75 Prozent weniger ‘Tickets’ realisieren.

In vielen Projekten – wie etwa bei der Migration zu Windows 7 – ist das Thema “Druckertreiber-Management” wichtig und eine Lösung, wie die von LRS, kann die Anwender sinnvoll unterstützen. Es trifft übrigens auf sehr viele Projektthemen zu, dass sie auf den ersten Blick scheinbar nichts mit Output Management zu tun haben.

silicon.de: Spart mir der Einsatz einer entsprechenden Lösung auch Kosten?

Karin Bopp: Ein ganz klares Ja! Ich gebe Ihnen Beispiele: Ein großes deutsches Unternehmen erreichte jährliche Einsparungen von über 2 Millionen Euro durch Reduzierung von Windows Print Servern. Ein global tätiges mittelständisches Unternehmen konnte unter anderem spezielle Hardwareerweiterungen für Prescribe Ausgabeformate ersetzen und dazu SAP, Windows und CAD-Anwendungen integrieren, was zu signifikanten Kostenreduzierungen führte.

Daneben gibt es auch sogenannte “Soft Facts”: Im Help-Desk-Bereich errechnete das eben erwähnte Unternehmen eine Reduzierung von rund 500.000 Euro pro Jahr durch die Reduzierung von druckerbezogenen Helpdesk-Tickets. Denn eine spezielle Lösung stabilisiert Prozesse und behebt Fehler teilweise bevor sie auftreten.

Eine integrierte Filtertechnologie ermöglicht daneben Policy Printing. Das bedeutet beispielsweise, dass große Druckjobs auf speziell dafür ausgelegte Geräte geleitet werden, oder E-Mails grundsätzlich nur schwarz-weiß und duplex gedruckt werden können. Man kann auch festlegen, dass der Mitarbeiter gar nicht drucken darf, sondern das Dokument nur am Bildschirm ansehen kann. Denn ein großer Teil der Kosten entsteht durch unnötig ausgedruckte Dokumente. Eine Lexmark-Studie geht zum Beispiel davon aus, dass ein Mitarbeiter pro Tag im Schnitt heute rund sieben unnötige Seiten ausdruckt.

silicon.de: Jede Menge Schmierpapier für die Kleinen also. Kann ich damit aber auch das Layout eines Ausdrucks festlegen, oder lässt sich mit einer derartigen Lösung auch Dokumentenmanagement realisieren?

Karin Bopp: Bei dieser Frage bin ich mir nicht ganz sicher, was Sie genau meinen. Wenn Sie von Layout sprechen und meinen, dass zum Beispiel in ein Dokument Barcode oder andere Kennzeichnungen wie Stempel oder Wasserzeichen eingefügt werden, dann kann die LRS-Lösung die Dokumentenaufbereitung vornehmen.

Wenn Sie Document Composition meinen, also im Sinne einer Platzierung des Logos oder Adressfeldes, dann gibt es Unternehmen, die sich genau auf solche Themen spezialisiert haben. Wir können aber solche Drittlösungen in die LRS Output-Management-Lösung integrieren und die Dokumentenausgabe End-to-End steuern.

Zum Dokumentenmanagement. Dieser Begriff ist – wie das ‘Output Management’ – nicht genau definiert, sehr dehnbar und für jeden mit einem anderen Verständnis verknüpft. Die LRS-Lösung kann aber beispielsweise dafür sorgen, dass zu einem generierten Druckjob andere Dokumente hinzugefügt, oder Dokumente aus verschiedenen SAP-Systemen zu einem einzigen Druckjob gebündelt werden. Das ursprüngliche Dokument wird also angereichert durch weitere Dokumente. Ich bezeichne diese Funktionalität als Dokumentenselektion. Diese Anforderung gab es im Projekt eines bekannten Pharmaunternehmens im Bereich der Lieferprozesse. Solche Dokumente müssen nicht aus einer Anwendung stammen, sondern können auch aus Repositories wie etwa einem Archiv einem Druckjob hinzugefügt werden.

Selbstverständlich können wir Dokumente, die gedruckt werden, auch aufbewahren. Das reicht von einer Vorhaltefunktion für begrenzte Zeit, wir sprechen dann von einer “Retain Queue”, bis hin zu einer revisionssicheren Archivierung.

silicon.de: Ab wann rechnet sich der Einsatz eines Print-Managements?

Karin Bopp: Ich würde sagen, das hängt von der IT-Infrastruktur, den Prozessen und Projekten eines Unternehmens ab. Es geht also nicht nur um die Investition eines Unternehmens in eine Output-Management-Lösung, sondern auch um den Gegenwert – den Nutzen – den das Unternehmen dadurch hat. Die Bewertung dieses Nutzens erfolgt in Unternehmen teilweise recht unterschiedlich: entweder durch eine ROI-Rechnung oder durch Prozessbewertungen. Bei unseren Kunden finden Sie alle Konstellationen: Wir haben Kunden, die auf unsere Lösung für nur fünf Druckgeräte zurückgreifen, weil der Prozess so enorm geschäftskritisch ist, bis hin zu Unternehmen, die über 20.000 Drucker angeschlossen haben.

silicon.de: Sehen Sie, dass das Thema in den vergangenen Jahren an Wichtigkeit gewinnt?

Karin Bopp: Im Laufe der vergangenen fünf Jahre ist dieses Thema tatsächlich mehr und mehr in den Fokus der Unternehmen gerückt. Begünstigt wurde und wird dies sicherlich durch weiter zunehmenden Druck in Unternehmen, Kosten zu reduzieren. Prozesse rund um Dokumentenausgabe und insbesondere Dokumentendruck wurden in der Vergangenheit eher vernachlässigt, daher bietet sich dieser Bereich an, um hier verborgende Potenziale für Kostenreduzierung zu heben.

Eine weitere Komponente ist sicherlich auch die zunehmende Komplexität in IT-Infrastrukturen und Systemlandschaften, sowohl durch Applikationen und durch Endgeräte – man denke nur an Smartphones oder iPads – als auch durch die Prozesse und deren Anforderungen. Immer häufiger hören wir von Unternehmen, dass bestehende Umgebungen nicht mehr skalierbar sind und daher modernisiert werden müssen. In diesem Zusammenhang ist die Dokumentenausgabe alles andere als trivial.

silicon.de: Alle Welt spricht vom papierlosen Büro. Warum soll ich denn dann überhaupt noch was ausdrucken?

Karin Bopp: Das papierlose Büro hätten wir doch alle gerne. Kennen Sie jemanden, der es tatsächlich erreicht hat? Es gibt Studien dazu, die besagen, dass eher mehr als weniger gedruckt wird – ein signifikanter Anteil davon sind unnötige Dokumente. Und je größer das Unternehmen, desto höher ist häufig der Anteil von unnötigen Ausdrucken. Das verursacht nicht nur hohe Kosten, sondern belastet auch unsere Umwelt durch Ressourcenverschwendung und CO2-Emmissionen. Entsprechende Aufbewahrung und Möglichkeiten für einfachen Wiederzugriff machen es aber für den User dann häufig unnötig, Dokumente zu tatsächlich zu drucken.

Enterprise Output Management von LRS hat das Ziel, alle Dokumente, die gedruckt werden müssen, kontrolliert mit den geringsten Kosten und größtmöglicher Automatisierung auszugeben, andererseits jedoch auch Dokumentendruck zu reduzieren, wenn er unnötig ist, und stattdessen elektronische Möglichkeiten für diese Dokumente zu liefern.

silicon.de: Gibt es Branchen, in denen solche Lösungen besonders wichtig sind?

Karin Bopp: Die LRS Output-Management-Lösung ist für alle Branchen gleichermaßen einsetzbar, also keine vertikal ausgerichtete Lösung. Wie schon gesagt, kommt es auf die Prozesse im Unternehmen an und den Anforderungen, die sich daraus für ein Unternehmen ergeben.

silicon.de: Und wer braucht kein eigenes Druck-Management?

Karin Bopp: Im B2B-Bereich dürfte es für die meisten Unternehmen interessant sein, Dokumentenprozesse kritisch zu prüfen und die Kosten dieser Prozesse zu beleuchten. Je komplexer Prozesse und IT-Strukturen sind, desto größer das Potenzial, eines Output-Management-Systems.

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