Desktopinfrastruktur und Wissensarbeiter der Zukunft

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Die Qualität jedes einzelnen Arbeitsplatz PCs im Unternehmen ist ein entscheidender Faktor für die Effektivität und Produktivität der gesamten Organisation. Vom Sachbearbeiter bis zum Vorstand kann niemand besser arbeiten, als die Werkzeuge es zulassen, die auf seinem Computer zur Verfügung stehen. Microsoft Office 2010 und SharePoint Server 2010 sind die Grundlage für den Arbeitsplatz der Zukunft.

Die IT-Abteilungen sind in der Pflicht, aus dem ihnen zugewiesenen Budget die Grundvoraussetzungen für das bestmögliche Arbeiten in einem Unternehmen bereitzustellen. Welche Diskussionen sie bei dieser Aufgabe mit ihrem Management führen, haben ungezählte Studien dokumentiert und häufig auch kritisiert.

Kosten senken mit einheitlicher Infrastruktur

Die größte Herausforderung ist das stagnierende, häufig auch sinkende IT-Budget – verbunden mit der Forderung, die Qualität der PC-Arbeitsplätze bei Sicherheit, Standardisierung oder beim ortsunabhängigen Arbeiten zu erhöhen. Darüber hinaus sollen alle Mitarbeiter in elektronische Prozesse und Services integriert werden. Und das unabhängig von der Zahl oder den Herstellern der Endgeräte, die sie im Lauf eines Tages oder einer Woche benutzen. Gleichzeitig soll das Ausrollen der Clientsoftware im höchstmöglichen Maße automatisiert sein.

Die Antwort auf diese Fragen ist, die Standardisierung der Desktopsoftware voranzutreiben. Der finanzielle Erfolg lässt sich
Studien zu Folge unmittelbar nachweisen, sie versprechen Einsparungen von 50 Prozent und mehr. Features, mit denen die IT-Leiter diese Kosteneinsparungen realisieren, sind das automatisierte Ausrollen der Lösungen, eine vereinfachte Administration und umfassendes Monitoring. Hinzu kommen sinkende Kosten bei Einweisungen und Schulungen. Die Wirtschaftlichkeit der Clients steigt, je tiefer die Verantwortlichen die PCs in die Portal-, Server- und Backend-Strukturen eines Unternehmens integrieren.

Eine Clientsoftware für alle Mitarbeiter weltweit

Microsoft zeigt wie IT-Abteilungen diese komplexen Anforderungen in Technologie übersetzen. Und zwar von den Anforderungen der kleinen und mittleren Unternehmen bis zum Verteilen von einheitlichen IT-Werkzeugen für zehntausende Mitarbeiter eines Konzerns. Komponenten und Applikationen wie Microsoft Active Directory, Microsoft Forefront oder Microsoft System Center stellen sicher, dass die IT-Abteilung jedem Mitarbeiter auf jedem Computer rund um den Globus identische Werkzeuge bereitstellt.

Diese standardisierten Programme sind in Microsoft Office 2010 gesammelt. In Verbindung mit dem Microsoft SharePoint Server 2010 ist Office 2010 die persönliche Tür jedes Mitarbeiters in das Netzwerk des Unternehmens. Aufgrund der jeweils zugewiesenen Rolle und der Zugriffberechtigungen kann der Mitarbeiter sich hier virtuell bewegen. Er ist über Office in die Prozesse eingebunden, bekommt von den Kollegen Wissen und von den Anwendungen Daten zur Verfügung gestellt.

Word, Excel, Outlook oder PowerPoint sind die Programme mit denen er arbeitet, Mails oder Briefe schreibt, an Videokonferenzen teilnimmt, Kalkulationen erstellt, Arbeitsergebnisse präsentiert oder Internetsites updatet. Alle Anwendungen sind miteinander verbunden und über Schnittstellen tief in den SharePoint Server 2010 integriert. Sie werden unter anderem mit dem Microsoft Office Communication Server 2007 R2, dem Office Exchange Server 2010 oder dem Microsoft Project Server 2010 ergänzt.

Diese Infrastruktur ist die Voraussetzung für die weitere Digitalisierung der Unternehmen. Da jeder Arbeitsplatz über identische Clientsoftware mit dem Netzwerk verbunden ist, kann jeder mit jedem arbeiten. Ohne Medienbrüche können die Mitarbeiter sämtliche Schriftstücke, Dokumente und Nachrichten digital austauschen. Im nächsten Schritt können die IT-Leiter die typischerweise sehr trägen, eindimensionalen, papierbasierten Prozesse durch elektronische Prozesse ersetzen.

Arbeitsplatz der Zukunft – überall und zu jeder Zeit informiert

Office 2010 verbunden mit SharePoint Server 2010 sind die Softwaresysteme, mit denen die IT-Abteilungen ihren Kollegen die Werkzeuge für die Herausforderungen der Zukunft in die Hand geben.
Anstelle von hierarchischen Strukturen ist die Zusammenarbeit künftig in Teams organisiert. Gleichzeitig nimmt die Halbwertszeit des Wissens ab, deshalb muss Know-how schnell und zielgerichtet verteilt werden.

Mitarbeiter und Manager arbeiten an ständig wechselnden Orten, mit verschiedenen Geräten: PC, Mobiltelefonen, Smartphone oder Laptops. Dennoch erwarten sie, dass die Backendsysteme sie mit gleichbleibender Datenqualität versorgen. Und das sie für das Team über die definierten Workflowprozesse erreichbar sind.

Damit ist die IT-Abteilung gezwungen, in der Clientsoftware eine weitere Komplexität zu beherrschen. Für die Arbeit auf mobilen Geräten stehen im Microsoft Office 2010 Werkzeuge bereit. Die bilden den PC-Arbeitsplatz zwar nicht eins-zu-eins nach. Sie bieten aber ausreichend Funktionalität, um die Verpflichtungen des Einzelnen für seine Organisation oder sein Team darzustellen.

Auf seinem Mobiltelefon kann er mit Office Web Apps und Microsoft Office Mobil 2010 Dokumente in Word, Excel oder PowerPoint lesen, korrigieren, freigeben oder weiterleiten.