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Die meisten Führungsebenen sind die ersten Schritte weg von Ordner, Papier und Hefter erfolgreich gegangen. Jetzt entdecken die Manager die Welt des digitalen Arbeitens. Viele fordern die Möglichkeit, von einem Slate oder Smartphone auf sämtliche Daten in den Unternehmensnetzwerken zugreifen zu können. Gemeinsam mit den IT-Experten aus den Systemhäusern passen die IT-Abteilungen ihre Anwendungen an die neuen Geräte an.

In Zukunft werden die Geschäftsführer Formulare, Reports, Akten, Präsentationsunterlagen und Kontakte nur noch digital in die Jackentasche oder die Aktenmappe stecken, wenn sie den Schreibtisch verlassen. Denn sie können sicher sein, dass sie über ihre mobilen Geräte – etwa einem Smartphone, einem Tablet oder einem Slate – zu jedem Zeitpunkt in die Prozesse ihres Unternehmens eingebunden sind.

Schlüssel hierfür sind neben der neuesten Generation von Slates und Smartphones auch die Provider, die sichere Internet-Zugänge und Datenübertragungen garantieren. So kann sich das Management mit seinen Computern im Hotel, im Zug, im Auto, zu Hause oder auf dem Flughafen in das Unternehmensnetzwerk einloggen. Hier stehen ihnen dann sämtliche Anwendungen und Daten zur Verfügung, die sie für ihre Arbeitsprozesse und Entscheidungen benötigen.

Und auch die großen IT-Hersteller haben ihre Lösungen weiter entwickelt. Die IT-Abteilung wird mit Hilfe von Funktionen beispielsweise in Windows 7, im Microsoft System Center oder in der Sicherheitssoftware Forefront jedes externe Gerät sicher und automatisiert installieren, in die Netzwerke einbinden, warten und auch wieder abschalten.

Anwendungen für den Slate einrichten

Gemeinsam mit den IT-Beratern der Systemhäuser überlegen und beschreiben die Manager und IT-Leiter, wie sie die laufenden Anwendungen auf die Slates oder Smartphones bringen können. Vorgabe ist, dass jeder User zu jedem Zeitpunkt an die Unternehmensnetzwerke, an die Applikationen und an die Datenbanken angebunden ist. Unabhängig davon wie weit er verreist und wie lange er nicht am Arbeitsplatz sitzt.

Entscheidend ist natürlich, dass diese Konzepte auch in die umgekehrte Richtung funktionieren. Jeder in das Slate eingegebene Datensatz – Verträge, Auftragsbestätigungen, Terminansprachen, Liefertermine – steht unmittelbar und automatisch im Netzwerk zur Verfügung. Damit kann das Unternehmen seine Absprachen termingerecht erfüllen.

Darüber hinaus nutzen die Business-Intelligence-Systeme diese Informationen in Echtzeit für Ad-hoc-Analysen oder Reportings – die sie dann wieder an die Geschäftsführung ausliefern. Gleichgültig wo sich der Chef befindet, er ist immer online. Und seine Daten und Reports stehen ihm zu jeder Zeit zur Verfügung.
Die Größe der Slates stellt sicher, dass sie als Ersatz von DIN-A-4-Papier dienen können. Der Touchscreen bietet eine völlig neue Usability, ersetzt Maus und Keyboard.

Die Speicher und Prozessoren garantieren, dass die Geschäftsführung einen hohen Aktenstapel mit auf die Reise nimmt. Außerdem trägt sie Bilder, Präsentationen, Notizen und Auswertungen in ihrem schmalen, digitalen Aktenkoffer von Termin zu Termin.

Am Ende seines Arbeitstages wird der Chef die Unterlagen auf den neuesten Stand bringen, Vermerke und Notizen in die Akten der Kunden eintragen. Oder mit der eingebauten Kamera wichtige Papierunterlagen fotografieren und in die digitalen Unterlagen sortieren. Und weil er auf dem mobilen Gerät das Windows-Office-Paket nutzt, ist er ebenso arbeitsfähig, wie am eigenen Chefschreibtisch.

Zwei Herausforderungen: Komplexität und Strategie

Wenn die Verantwortlichen ihre Vorstellungen mit denen der IT-Abteilungen vergleichen, gibt es häufig zwei Schlüsselbereiche, in denen die Vorgaben selten eins-zu-eins realisiert werden können.

Eine Herausforderung ist die Komplexität für die IT-Abteilung. Natürlich wollen die IT-Experten die Auswahl der Geräte möglichst gering halten. Dagegen möchte sich das Management mit den eingesetzten Geräten gerne von den Mitarbeitern abheben.
Hier bietet sich meistens eine pragmatische Lösung an. Wenn es tatsächlich nicht möglich ist, alle Mitarbeiter mit identischen Geräten auszustatten, sollte die IT-Abteilung darauf achten, dass sie mit identischer Technologie ausgestattet sind. Dazu zählen Betriebssystem, Textverarbeitung, Browser, Anwendungs- und Sicherheitsprogramme.

Die strategische Frage ist, wem die Abteilung welche Zugriffsrechte auf welche Systeme einräumt. Für die Programmierer ist es ein vergleichsweise geringer Aufwand, die “To-go-Computer” mit den gleichen Rechten zu versehen, die deren Besitzer auf den Desktopsystemen oder im Portal besitzen.

Ob allerdings Controller und Budget die vollen Rechte für alle Mitarbeiter zulassen, ist fraglich. Und insbesondere die Entscheider aus den Abteilungen beschäftigen sich mit der Frage, welche Prozesse, Reporte und Akten sie auf einer Reise begleiten sollen. Und welche Unterlagen besser auf dem Schreibtisch warten.