Infrastruktur für digitale Rechnungsprüfung

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Die Desktops der Sachbearbeiter sollten möglichst klein, übersichtlich und frei von überflüssigen Anwendungen sein. Am günstigsten und pragmatischsten ist es, die Clients mit genau den Programmen auszustatten, die an diesem Punkt des Business-Prozesses gebraucht werden. Beispiel Automobilbranche: Mit den “Empfehlungen 4938/Teil 2” schlägt der Verband der Automobilindustrie (VDA) neue Arbeitsabläufe bei der Rechnungsprüfung vor. IT-Abteilungen haben die Möglichkeit die Clients zu optimieren.

Experten schätzen, dass allein die Unternehmen der europäischen Automobilindustrie untereinander mehrere Milliarden Rechnungen und Gutschriften pro Jahr mit der Briefpost austauschen. Den größten Teil davon verschicken Zulieferer bis hinauf zu den OEMs an das jeweils nächste Unternehmen in ihrer Supply Chain.

Doch wenn es nach dem Verband der Automobilhersteller VDA geht, werden Post und Mitbewerber bald auf den Transport dieser Briefe verzichten. Der Verband arbeitet an einem neuen Verfahren für das E-Invoicing. Hierfür wird die “VDA-Empfehlung 4938/Teil 2” Versand und Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften innerhalb von strukturierten Datensätzen neu regeln.

Die Zahl der digitalen Rechnungen wird sich dann in den Unternehmen innerhalb kurzer Zeit vervielfachen. Höchste Zeit für die IT-Abteilungen zu prüfen, ob die bestehende Client-Infrastruktur für die neuen Prozesse ausgelegt ist – verbunden mit der Chance, die PCs der Sachbearbeiter und des Managements extrem zu vereinfachen. Denn für die standardisierten Prozesse kommen nur die Anwendungen zum Einsatz, die für die Rechnungsverarbeitung benötigt werden.

Nur noch wenige Programme zur Rechnungsprüfung

“Wir sparen, weil wir nicht mehr die unterschiedlichsten Dateiformate warten und verarbeiten müssen. Und mit jeder Einbindung eines großen Partners realisieren wir neue, große Einsparungen”, unterstreicht Udo Thienelt, Information Team Manager beim Hersteller für Lichtsysteme und Elektronik Hella. “Unsere Intention ist, möglichst nur noch mit einem Standard beim Rechnungsaustausch zu arbeiten. Als Zulieferer arbeiten wir mit unterschiedlichen Partnern, die im Moment alle unterschiedliche Verfahren nutzen. Das ist für uns sehr aufwendig und wir hoffen die Vielzahl der Dokumenten- und Rechnungsformate einzugrenzen.”

Tatsächlich könnten bald die IT-Leiter die Kosten für die Lizenzen und die Wartung der unterschiedlichsten Programme aus dem Budget streichen. Denn wenn sich der VDA durchsetzt, werden pro Arbeitsplatz nur noch wenige Anwendungen gebraucht. Mit denen prüfen die Sachbearbeiter einen sauber strukturierten EDIFACT-Rechnungs-Datenstrom. Sacharbeiter und Management werden Rechnungspositionen aus einer Liste heraus überprüfen und mit Bestellungen und Aufträgen abgleichen.

IT-Verantwortliche und Leiter der Fachabteilungen können also schon einmal darüber diskutieren, wie sie die gesamte Desktop-Infrastruktur der Buchhaltung – etwa über die Virtualisierung der Desktops – vereinfachen und standardisieren.

“Der Auslöser war der technische Wandel rund um das Internet und den elektronischen Rechnungsversand. Das Ergebnis ist die VDA-Empfehlung 4938/Teil 2”, sagt Werner Mock, Logistics Department beim VDA. “Ausschlaggebend für die Definition und Standardisierung der neuen Verfahren beim E-Invoicing war der Gesetzgeber. Die Unternehmen, die wir vertreten, sind gezwungen, den Änderungen im Steuergesetz zu folgen.”

PC-Infrastruktur für Rechnungsprüfung verbessern

So hat man sich also in der Arbeitsgruppe “Abrechnungsverfahren beim VDA” gemeinsam daran gemacht die Briefpost möglichst abzuschaffen. Gleichzeitig legte der VDA die Fundamente, um die Rechnungsbearbeitung innerhalb der gesamten Branche zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. Und als Vorbild für die restliche Wirtschaft beim elektronischen Rechnungsaustausch voran zu gehen.

Die Unternehmen innerhalb des Automobilverbandes haben sich offensichtlich vorgenommen, in ihre Infrastruktur zu investieren. Grundidee ist, dass die Rechnungen zielgenau in der Buchhaltung ankommen und dort unmittelbar und standardisiert weiterverarbeitet werden. Das Ergebnis des Prozesses ist es sicherzustellen, dass ein Geldstrom zu einem bestimmten Zeitpunkt bei den Unternehmen eintrifft.

Kosten sparen und Cash-Positionen realisieren

Damit wird der einzelne, optimal eingerichtete Desktop verbunden mit der Rechnungsprüfung zu einem elementaren Glied in der gesamten Wertschöpfung. Er garantiert nicht nur einen gleichmäßigen Rechnungsfluss. Er steht auch für schnelle Buchung und pünktliche Überweisungen.

Bernd Metzler, Systemstelle Kreditoren/Debitoren bei Volkswagen weißt ebenfalls auf die Kostenersparnisse hin; er kalkuliert: “Die Zahl unserer Datensätze liegt im Millionenbereich. Bei einem eingehenden Papierbeleg rechnen wir mit Digitalisierungskosten von etwa einem Euro fünfzig. Das ist eher eine vorsichtige Schätzung und bezieht sich auf den kreditorischen Prozess.”

Jetzt möchte Metzler möglichst den gesamten Rechnungsaustausch mit den Partnern digitalisieren. Damit kommt eine weitere Herausforderung auf die IT-Abteilungen zu – den Datenaustausch über alle Beteiligten entlang dieses Prozesses zu vereinheitlichen. Und alle Verantwortlichen aus Buchhaltung, Controlling, Management, Einkauf und Vertrieb über eine gemeinsame Infrastruktur sicher, zuverlässig und an jedem möglichen Ort mit den benötigten Daten zu versorgen.

“Mit den neuen Rechnungsabläufen verbessern wir die Verfahren nicht nur wesentlich, sondern es sind damit auch große Einsparungen verbunden. Dass Daten im elektronischen Prozess verloren gehen – vielleicht weil eine Rechnung in einer Fachabteilung liegt – ist nicht mehr möglich. Auf diese Weise können wir unsere Prozesse viel effizienter, zeitnaher gestalten und einige Risiken aus der Buchhaltung nehmen.”

Auf jeden Fall dann, wenn die IT-Abteilung ihre PC-Infrastruktur zentral managt und eine Strategie für optimierte Desktops formuliert.