Für ihre Langzeit-Untersuchungen haben die Wissenschaftler das E-Mail-Verhalten von 345 Nutzern analysiert – insgesamt haben diese 85.000 Suchvorgänge durchgeführt. Das Fazit: “Anwender, die komplexe Ordnerstrukturen anlegen, Vertrauen darauf, dass diese ihnen bei der Suche nach einer E-Mail behilflich sind. Aber dieses Verhalten ist ineffizient und macht es nicht leichter E-Mails wieder zu finden”, schreiben die Studienautoren.

Auf der Suche nach einer bestimmten E-Mail hätten die Test-Nutzer im Schnitt 17 Sekunden benötigt, wenn sie dafür die Suchfunktion benutzt haben. Wer sich dagegen durch die selbst entwickelte Ordnerstruktur hangelte, wurde im Schnitt erst nach 58 Sekunden fündig.

Ein zusätzlicher Zeitverlust für die Anhänger des sortieren Posteingangs: Sie verwenden pro Arbeitstag bis zu 230 Minuten darauf, neu eingetroffene E-Mails in den passenden Ordner zu verschieben.

Die Experten empfehlen deshalb, den E-Mail-Verkehr mit Hilfe von Such- und Filterfunktionen zu verwalten. Auch farbige Labels und das Zusammenfassen von Konversationen könnten dabei helfen, den Überblick über die E-Mail-Flut zu bewahren.

E-Mails sind – trotz der anschwellenden Flut von Twitter-, IM- und Statusmeldungen – nach wie vor das gängigste Kommunikationsmedium im Unternehmensalltag. Experten gehen davon aus, dass aktuell weltweit pro Sekunde 2,8 Millionen E-Mails verschickt werden.