Punktlandung Outsourcing – der Vertrag macht das Projekt

1. Ausschreibung:
Der Ausschreibungsprozess legt den Grundstein für den Erfolg eines Outsourcing-Projektes. Unternehmen, die IT-Leistungen auslagern wollen, müssen zuerst die fachlichen und rechtlichen Anforderungen definieren und in der Ausschreibung wiedergeben (Erstellung des Lastenheftes). Die Projektverantwortlichen müssen sich bei dessen Erstellung fragen, welche Leistungen aus technischer, prozessökonomischer und wirtschaftlicher Sicht bezogen werden sollen, um betriebliche Prozesse zu beschleunigen, deren Qualität zu verbessern oder ökonomischer zu gestalten. Anbieter müssen diese Anforderungen erfüllen.

2. Vergabe:
Vor der Projektvergabe steht die Auswahl des richtigen Anbieters. Das kann vor allem in Cloud Projekten wegen der Vielschichtigkeit unternehmerischer Anforderungen komplex sein. Häufig ist ein Anbieter nicht in der Lage, alle IT-Leistungen selbst zu erbringen und wird Dienstleistungen eines oder mehrerer Subunternehmer (z.B. für die Bereitstellung von IT-Infrastruktur) hinzukaufen. Der Auftraggeber sollte die Bewertung der Erfüllung des Lastenheftes durch diese Unterauftragnehmer unbedingt in seine Vergabeentscheidung einbeziehen.

3. Leistungsbeschreibung:
Die Leistungsbeschreibung ist der zentrale Inhalt eines Outsourcing-Vertrages. Sie muss so konkret wie möglich formuliert werden. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung entscheidet maßgeblich über den Erfolg des Outsourcing-Projektes. Je nachdem, ob der Auftraggeber nur eine bestimmte Anwendung oder beispielsweise eine gesamte IT-Infrastruktur beziehen will, ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an die Leistungsbeschreibung. Die Art der Leistung entscheidet außerdem über den Vertragstyp (z.B. Werkvertrag, Dienstvertrag, Miete) sowie über das entsprechend anwendbare Gesetzesrecht.

4. Service Level (“SLA”) Vereinbarung:
Die Service-Level-Vereinbarung definiert die Leistung über spezifische, qualitative und quantitative Leistungskriterien (“KPI”). Sie sieht Verfahren zur Prüfung vor, ob Service Level erfüllt sind, und regelt die Folgen der Nichterfüllung. Dem Unternehmen ist daran gelegen, die outgesourcte Leistung auch wie vereinbart zu erhalten. Nicht- oder Schlechterfüllung sollte die Ausnahme sein. Die ordnungsgemäße Leistung und nicht die Rechtsfolgen einer mangelhaften Leistung ist also der Kern einer guten Service-Level-Vereinbarung. Kommt es doch zu einer mangelhaften Leistung, ist es aus Sicht des Auftraggebers wichtig, dass er sich von dem Vertrag ganz oder teilweise lösen kann, um die Leistung selbst zu erbringen oder einen anderen Service Provider zu beauftragen.
Bezogen auf die Cloud-Verträge gibt es hier eine Besonderheit. Klassische Outsourcing-Verträge legen die Pflicht zur Prüfung der Service Levels meist dem Anbieter auf. Er berichtet die Prüfergebnisse an den Auftraggeber im Rahmen eines bestimmten Reporting Verfahrens. Das kann ein Anbieter von Cloud Services aber nur schwer leisten. Denn hier sind IT-Ressourcen gerade nicht einem bestimmten Auftraggeber zugeordnet. Vielmehr teilen mehrere Nutzer sich die verfügbare Infrastruktur. Unternehmen, die auf Cloud-Dienste zurückgreifen, bleiben also für das SLA Monitoring verantwortlich.

5. Vergütungsregelung:
Das Vergütungsmodell und die Leistung müssen aufeinander abgestimmt werden. Für Cloud-Verträge kommen insbesondere Fixpreise (feste Zahlung pro Abrechnungseinheit) und “Pay-per-Use” (Zahlung für die abgerufene Leistung) Modelle in Betracht. Diese können natürlich auch unternehmensspezifisch kombiniert werden. Allgemein gilt, je länger die Laufzeit eines Projektes, desto flexibler sollten die Vergütungsregelungen sein.

6. Benchmarking:
In Verträgen über langfristige Outsourcing-Projekte sollte die Benchmarking-Klausel nicht fehlen. Benchmarking ist ein standardisiertes Verfahren zur Überprüfung und Anpassung des Vertrages während seiner Laufzeit. Hierdurch wird die Wettbewerbsfähigkeit der vereinbarten Leistung im Verhältnis zur vereinbarten Vergütung über einen längeren Zeitraum sichergestellt. Beispiel wichtiger Fragen an das Business:

• Trifft die Benchmarking-Klausel Regelungen, anhand welcher Vergleichsparameter und Vergleichsgruppen das Verfahren durchgeführt werden soll?
• Ordnet die Benchmarking-Klausel Verantwortungen und Kostenlast zu?
• Sieht die Benchmarking-Klausel ein Verfahren zur Streitbeilegung vor?

7. Haftung:
Die Haftung ist meist der kritischste und sensibelste Punkt in der Verhandlung eines IT-Outsourcingvertrages. Hier ist Fingerspitzengefühl gefordert. Der Outscourcing-Provider will sein unternehmerisches Risiko minimieren und wird regelmäßig darauf drängen, Beschränkungen oder gar Ausschlüsse der Haftung im Outsourcing-Vertrag durchzusetzen. Die Interessen des beauftragenden Unternehmens sind entgegengesetzt. Verhandlungsziel sollte ein interessengerechtes Haftungsregime sein, das für beiden Seiten akzeptable Haftungsbeschränkungen vorsieht.

8. Schutz des geistigen Eigentums und Nutzungsrechte:
Der Outsourcing-Vertrag sollte die bestehenden geistigen Eigentumsrechte (z.B. Urheberrechte, Markenrechte, Patente) vor unbeabsichtigter Übertragung schützen. Das heißt, die Vertragsparteien müssen sicherstellen, dass die eingeräumten Rechte nicht über das zur Vertragserfüllung erforderliche Maß hinausgehen. Gleichzeitig müssen die Nutzungsrechte eingeräumt werden, ohne die die Vertragserfüllung nicht möglich ist. Wichtig sind insbesondere Nutzungsrechte an Software. Welche Nutzungsrechte im Einzelnen eingeräumt werden müssen, hängt von der konkreten Art des Nutzungsbedarfs ab. Regelungen zum inhaltlichen (wie darf die Software genutzt werden und durch wen?), zeitlichen (wie lange) und räumlichen (Deutschland, Europa, weltweit?) Nutzungsumfang sind immer zu treffen. Insbesondere Cloud-Anbieter müssen unter Umständen gewährleisten, dass sie berechtigt sind, die Software in allen Ländern, in denen die Cloud zum Einsatz kommt, zu verwenden.

9. Exit Management:
Eine gute Projektplanung berücksichtigt bereits bei Beginn eines Projektes dessen Ende. Gerade im Zusammenhang mit Cloud Services ist es unverzichtbar, Rechte und Pflichten der Parteien im Fall einer Vertragsbeendigung durch Zeitablauf oder Kündigung detailliert zu regeln. Um dem auslagernden Unternehmen eine reibungslose Übertragung des IT-Projektes auf einen anderen Anbieter oder eine Rückführung der Leistungen in den eigenen Betrieb zu ermöglichen, muss der Provider Unterstützungsleistungen erbringen. Die Verantwortlichkeiten der Parteien im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung sollten in einem Exit Plan festgehalten werden.