Projektmanagement-Tools richtig einsetzen

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Projektmanagement-Tools wie Trac, Merlin oder Redmine sollen dem IT-Projektleiter eigentlich die tägliche Arbeit erleichtern. Fehler beim Umgang mit den Tools erschweren jedoch die Erfüllung der Planungs- und Controlling-Aufgaben.

Bastin Rang, Bild: ipunkt
Bastin Rang, Bild: ipunkt

“Die meisten Fehler im Projektmanagement wären vermeidbar, wenn die Möglichkeiten der Software ausgeschöpft würden”, sagt Bastian Rang, Geschäftsführer von ipunkt Business Solutions. Rang hat daher Ratschläge parat. Am Anfang eines Projektes steht demnach die Idee zum Projekt.

An zweiter Stelle sollte das Projekt im Projektmanagement-Tool eingepflegt werden, um weitere Überlegungen zu dokumentieren. Im Wiki können erste Überlegungen, Anforderungen und eventuelle Vorstellungen des Kunden gesammelt werden. “Das Wiki dient auch im laufenden Projekt dazu, den aktuellen Status festzuhalten sowie Änderungen und Abstimmungen zu dokumentieren”, so Rang. “Wird das Wiki konsequent genutzt, entsteht eine Dokumentation der Arbeit am Projekt, die Unstimmigkeiten durch Transparenz vorbeugt, ohne den Entwicklungsprozess zu lähmen.”

Hauptbestandteil jeder Projektplanung und –umsetzung ist das Ticketsystem. Die richtige Struktur beim Anlegen der Tickets erleichtert nicht nur die Übersicht im laufenden Projekt, sondern ermöglicht es dem Projektmanager im Vorfeld, Kosten realistisch einschätzen zu können. “Trac beispielsweise bietet die Möglichkeit, einzelnen Aufgaben Milestones zuzuordnen, unter denen die zugehörigen Tickets gesammelt werden”, sagt Rang. “Das vereinfacht zum einen die Zeitplanung, zum anderen werden die Entwicklungskosten für einzelne Teilaufgaben transparent – eine Argumentationshilfe in den Preisverhandlungen mit dem Kunden.”

Um das Ticketsystem für die Projektplanung optimal zu nutzen, empfiehlt es sich, die Tickets granular entsprechend dem Arbeitsaufwand anzulegen. Das heißt, ein Ticket sollte sechzig bis neunzig Minuten Arbeitszeit entsprechen. Ist die Aufgabe komplexer, lässt sie sich in der Regel in kleinere Teilaufgaben auflösen. Achtung: Auch Planungsaufgaben sowie Entwicklungsgespräche und Rücksprachen mit dem Auftraggeber sollten als Tickets angelegt werden. Die meisten Projektmanagement Tools bieten darüber hinaus eine Vielzahl Features und Plug-ins, die je nach Projekt mit eingebunden werden können. “Eine Zeiterfassung gehört zu jedem Projekt, vieles andere ist optional”, sagt Rang.

Unabhängig davon, welche Software genutzt wird: Unabdingbar für ein erfolgreiches Projektmanagement ist diszipliniertes Arbeiten aller Beteiligten in den Tools. “Nur wenn alle Informationen kontinuierlich und umgehend eingepflegt, Arbeitszeiten dokumentiert, Prioritäten richtig gesetzt werden und der Status angepasst wird, lassen sich die Anwendungen in vollem Umfang nutzen”, betont Rang. “Reports beispielsweise, die regelmäßig erstellt werden sollten, greifen auf diese Daten zurück und eine Auswertung macht nur dann Sinn, wenn alle Informationen vollständig und aktuell sind.”