SharePoint 2010: Ungenutzte Fähigkeiten

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SharePoint 2010 wird in vielen Unternehmen als unternehmensweite Plattform eingesetzt und ist auch als Mitarbeiterportal etabliert. Anwenderunternehmen können den erzielten Mehrwert jedoch noch erhöhen, wenn sie auch für die Kommunikation mit Kunden und Partnern im Extranet sowie für den öffentlichen Unternehmensauftritt auf die Lösung zurückgreifen. Allerdings lassen viele Business- und IT-Entscheider diese Möglichkeit noch ungenutzt.

“Zu viele Köche verderben den Brei!” Dieses alte Sprichwort trifft, in vielen Unternehmen in Deutschland, auch auf das Content- und Web-Content-Management zu. So werden häufig unterschiedliche Lösungen und Konzepte für Internet, Intranet und Extranet parallel eingesetzt und betrieben. Hierdurch werden enorme finanzielle und personelle Ressourcen gebunden. Ferner sinkt oftmals die Anwenderzufriedenheit, da Inhalte nicht oder nicht ausreichend bereitgestellt oder gefunden werden – Reibungsverluste sind programmiert. Durch die nicht vorhandene Interoperabilität dieser Systeme entstehen neue Aufwände bei der Konsolidierung von Inhalten und der Integration von Line-of-Business-Anwendungen. Die Probleme verstärken sich, wenn das Unternehmen ein großes Markenportfolio hat, welches dezentral auf Produktebene organisiert wird, oder die Steuerung der Unternehmensauftritte aus einzelnen Länderorganisationen heraus erfolgt. Die Experton Group schätzt, dass durch konsolidierte Plattformen im Bereich CMS-/WCM-Infrastrukturen ca. 30 bis 35 Prozent der Kosten eingespart werden könnten.

Zahlreiche Content-Strategen, Marketingprofis und insbesondere die IT-Abteilungen haben dieses Problem auch bereits identifiziert. So steht die Konsolidierung von Content- und Web-Content-Plattformen sowie die Erweiterung und Modernisierung im Fokus vieler IT-Entscheider. Diese sehen in der Schaffung einer einheitlichen und konsolidierten Kommunikationsplattform eine Herausforderung, die sie in den kommenden 12 bis 18 Monaten bewältigen müssen. Durch eine solche Vereinheitlichung in den Plattformen und Redaktionssystemen sollen Skaleneffekte bei der nahtlosen Verknüpfung von Freigabe-Workflows und der Rechteverwaltung der internen Dokumentenverwaltung erfolgen. In diesem Zusammenhang gilt es gleichfalls, eine umfassende Integration zwischen Businessapplikationen und Web-Frontend zu ermöglichen.

Strömungen im Gebiet des Web Content Managements

Die von der Experton Group durchgeführten Analysen und Gespräche mit Entscheidern zeigen drei zentrale Themenbereiche auf, welche die IT-Abteilungen im Speziellen und das Management im Besonderen im Bereich Web Content Management und moderne Nutzung von Webanwendungen in den kommenden 12 bis 18 Monaten lösen wollen und/oder müssen. Hierbei geht es um einen Paradigmenwechsel von der Betrachtung einzelner Systeme (Multi-Plattform-Umgebungen) hin zu integrierten Lösungen. Des Weiteren geht es um eine strategische Neupositionierung des Web Content Managements unter besonderer Berücksichtigung des Anwenders mit seinen individuellen Bedürfnissen als zentrales Element sowie um die Integration von Endgeräten jeglicher Art. Diese hieraus entstehenden Herausforderungen sollen durch interoperable Plattformen ermöglicht werden, die sowohl die Integration von Line-of-Business-Anwendungen ermöglichen, als auch eine Bereitstellung der Inhalte losgelöst vom Formfaktor abbilden.

Key Performance Indikatoren

Im Online-Marketing gibt es eigentlich nur drei zentrale Key Performance Indikatoren: Visitors (Besucher), Conversions (Erreichung des Ziels der Marketingmaßnahme – exemplarisch: Bestellen eines Newsletters oder der eigentliche Einkauf) und Retentions (Intensivierung der Kundenbeziehung und Steigerung des Wiederkaufverhaltens). Diese drei Indikatoren sind für Unternehmen auch in den Bereichen Intranet-, Extranet- und allgemeinen Internetauftritten von entscheidender Bedeutung. Allerdings wird hier der “Besucher” durch den “Nutzer” ersetzt und Ziele von Marketingmaßnahmen in Prozess- oder Unternehmensziele. Um diese erfolgskritischen Faktoren zu erfüllen, geht es immer mehr darum, Inhalte effektiv und effizient zu erstellen, bereitzustellen und zu pflegen. Durch die zunehmende Anzahl an Websites in Internet- und Intranet-Konzepten und die Tatsache, dass die durchschnittliche Zahl von verlinkten HTML-Seiten und Datenquellen stark wächst, sind auch die Komplexität und die Anforderungen an die Content-Systeme nachhaltig gestiegen. Es hat sich gezeigt, dass Multi-Plattform-Umgebungen diesen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Aus diesem Grund ist eine Konsolidierung der eingesetzten Lösungen unabdingbar. Hierfür eigenen sich insbesondere Plattformen, die einerseits bereits im Unternehmen eingesetzt werden und/oder auch für weitere Anwendungsszenarien eingesetzt werden können.

Skalieren mit SharePoint

In vielen Unternehmen verbindet Microsofts SharePoint Menschen mit geschäftskritischen Informationen, Fachwissen und untereinander. Hierdurch konnte die Produktivität der Mitarbeiter und die Qualität des Outputs in den letzten Jahren nachhaltig verbessert werden. Wollen Mitarbeiter jedoch mit Kunden kollaborieren oder Inhalte im Web publizieren, müssen sie oftmals auf weitere Systeme zugreifen. Für den Anwender bedeutet dies zusätzlichen Aufwand. Auch stehen in diesen Systemen mangels Integration von geschäftsprozessrelevanten Daten häufig nicht die benötigten Informationen bereit. Ein einheitliches Tool für Internet, Intranet und Extranet könnte dem entgegenwirken und die Agilität verbessern, indem Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, zusammenzuarbeiten und schnellere, besser fundierte Entscheidungen zu treffen. Eine solche Plattform kann – und das wissen viele Entscheider in Anwenderunternehmen, die bereits SharePoint einsetzen nicht – auch eben SharePoint sein.

Der Nutzen liegt insbesondere darin begründet, dass durch die Standardisierung der Prozesse und der damit verbundenen Zentralisierung von Datenbanken, Zeit- und Kostenvorteile erzielt werden können. Anwender können unabhängig vom Ort und losgelöst von technischem Wissen sowohl auf Vorlagen als auch auf Line-of-Business-Anwendungen zugreifen. Von den Vorteilen, die SharePoint 2010 bietet, profitieren somit Anwender (Nutzer), Autoren und Redakteure von Inhalten, die IT-Abteilung sowie das Marketing.

Neben einer Reduzierung der Lizenzkosten und des allgemeinen Supports profitieren die IT-Abteilungen insbesondere von der Möglichkeit, das Berechtigungsmanagement über das bestehende Active Directory (AD) umsetzen können. Auch eine Anbindung an Drittsysteme ist über bestehende Schnittstellen oder durch von Dienstleistern entwickelte Konnektoren möglich. Die laufende Verwaltung wird durch dieselbe Managementkonsole und das identische Konzept für mehrere Portale ermöglicht.

Aber nicht nur für die IT-Abteilungen stellt sich SharePoint als eine charmante Option dar. Vielmehr profitieren auch die Autoren und Manager der Inhalte. Hier zahlen sich insbesondere die bekannte Umgebung aus der Office-Client-Welt und die etablierten Workflowgestaltungsmöglichkeiten aus. Die Verantwortlichen für das Content Management und die Marketingstrategen profitieren durch konsolidierte und kontrollierbare Prozesse sowie effiziente und effektive automatisierte Workflows.

Fazit

Unternehmen können durch einen konsolidierten Ansatz Schulungs- und Supportkosten reduzieren, die Ausgaben für Lizenzen optimieren und den Nutzen aus den eingesetzten und integrierten Lösungen erhöhen. IT-Verantwortlichen wird empfohlen, im Rahmen einer Score Card die unterschiedlichen Kosten- und Leistungsbestandteile der eingesetzten Lösungen zu erfassen, gegenüberzustellen und zu bewerten. Bei einer Entscheidung für eine konsolidierte Plattform müssen die Anforderungen der internen und externen Anwender genauso berücksichtigt werden wie die langfristigen Betriebskosten (Wartung, Support, Integrationsaufwände, laufende Lizenzkosten) der ausgewählten Lösung.

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