Richtiges Auslagern von IT-Infrastructure Management

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Viele Unternehmen wollen eine gewachsene und komplexe IT-Infrastruktur leistungsfähiger und wirtschaftlicher gestalten. Doch viele Unternehmen verfügen nicht über die nötigen Ressourcen, solche Projekte im Haus zu realisieren.

David Zion, Lead Engagement Manager, IT Infrastructure Services Central Europe, Tata Consultancy Services, steht silicon.de Rede und Antwort. Er erklärt, warum es für Unternehmen von Vorteil sein kann, Analyse, Umbau und Betrieb der IT-Infrastruktur gemeinsam mit einem externen Anbieter von IT-Infrastruktur-Management-Diensten zu stemmen. Doch gilt es auch, den richtigen Anbieter für Infrastructure Services auszuwählen.

silicon.de: Es gibt viele Möglichkeiten, die hauseigene IT zu optimieren. Warum gerät gerade das IT-Infrastruktur-Management zunehmend ins Blickfeld der IT-Verantwortlichen in Unternehmen?

Zion: Nahezu jeder Geschäftsprozess in Unternehmen wird von der IT unterstützt. Dennoch leisten sich viele Unternehmen eine hoch komplexe und unflexible IT-Infrastruktur. Nach Angaben der Marktforschungsgesellschaft Gartner entfallen 60 Prozent der gesamten IT-Kosten eines Unternehmens auf den Bereich Aufbau und Betrieb der IT-Infrastruktur. Diese Aufwendungen könnten laut Gartner um bis zu 25 Prozent niedriger liegen. Die Voraussetzung dafür jedoch ist, dass Unternehmen ihre IT-Infrastruktur genau prüfen und neu organisieren. Ausgangspunkt dafür sind häufig Ansätze wie Cloud Computing oder Virtualisierung.

silicon.de: Niemand kennt die Infrastruktur eines Unternehmens besser als das Unternehmen selbst. Ist denn bei der Bewertung der Infrastruktur zu einem Do-it yourself-Ansatz zu raten, oder sollte man dennoch schon an diesem Punkt die Zusammenarbeit mit einem externen Experten anstreben?

Zion: In der Tat, viele IT-Abteilungen sind mit einer Bewertung ihrer IT überfordert. Eine Alternative zum Do-it-yourself-Ansatz besteht darin, die Analyse, den Umbau und gegebenenfalls auch das Management der IT-Infrastruktur auszulagern. Dabei gibt es einige Punkte, auf die Unternehmen bei der Auswahl ihres Anbieters von IT-Infrastructure-Management-Services achten sollten.

silicon.de: Können Sie uns hier einige nennen?

Zion: Wer die IT-Infrastruktur und deren Management optimieren möchte, sollte im ersten Schritt analysieren, welche Geschäftsprozesse von welchen IT-Ressourcen abhängen und welche Bedeutung diese Prozesse für den Unternehmenserfolg haben. Dies schafft Klarheit darüber, wo sich am ehesten Verbesserungen erzielen und Kosten senken lassen. Hilfreich ist, bei dieser Analyse externe Fachleute hinzuzuziehen. Sie verfügen meist über eine umfassendere Expertise als die häufig überlastete interne IT-Abteilung und können zudem die IT-Infrastruktur aus neutraler Warte bewerten. Frameworks wie iReadiness von TCS verkürzen diesen Evaluierungsprozess auf wenige Wochen, da sie auf über viele Jahre generierte Wissensdatenbanken und automatisierte Prozesse zugreifen.

silicon.de: Im Falle einer Auslagerung der IT-Infrastruktur-Management-Dienste – worauf ist bei der Wahl des Anbieters zu achten?

Zion: Sie sollten zunächst prüfen, ob der Anbieter der IT-Infrastructure-Management-Dienste alle geforderten Services anbieten kann: Unternehmen in Deutschland bevorzugen Anbieter, die alle gewünschten Services aus einer Hand offerieren können. Die Vergabe von unterschiedlichen Diensten an mehrere Anbieter ist die Ausnahme. Wichtig ist daher, dass der Provider Infrastructure-Services für alle Bereiche anbieten kann, die der Anwender aktuell und künftig nutzen möchte. Das Portfolio gut aufgestellter IS-Anbieter umfasst eine Vielzahl von Services, etwa Data-Center-Management, Transformation Solutions für den Umbau bestehender IT-Infrastrukturen, Converged Network Services und IT-Service-Desk-Dienste.

Natürlich sind auch die verwendeten Methoden und Modelle des Anbieters kritisch zu bewerten: Viele Anbieter setzen auf manuelle oder erfahrungsbasierte Modelle. Für den Nutzer bedeutet dies, dass er viele Beratertage einkaufen muss. Ein automatisierter Ansatz wie beispielsweise iReadiness von TCS verkürzt Assessments für die Analyse der IT-Infrastruktur auf sechs bis acht Wochen bei Einsatz von nur zwei Mitarbeitern vor Ort. Erste Resultate, etwa über die Auslastung von Servern, Speicher-Systemen und Netzwerken, stehen bei Einsatz solcher Frameworks bereits nach wenigen Tagen zur Verfügung. Danach bietet der begleitende Einsatz dieser Analysewerkzeuge die Gewähr, jederzeit flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren zu können.

Wichtig sind natürlich auch Informationen über die Erfolgsquote des Outsourcing-Partners. Erfahrungswerten zufolge scheitern zwei Drittel aller IT-Projekte, weil Eckpunkte wie Budget- und Zeitvorgaben oder Qualitätskriterien nicht eingehalten werden. Bei erfolgreichen Anbietern von Infrastruktur-Management-Diensten liegt der Prozentsatz der zufriedenen Kunden dagegen bei rund 90 Prozent. Eine weitere Kenngröße, den potenzielle Anwender bei Referenzkunden des IS-Anbieters abfragen sollten: Wie viele Projekte in der vorgegebenen Zeit und im geplanten Finanzierungsrahmen abgeschlossen wurden. Dieser Wert sollte bei 95 Prozent oder höher liegen.

silicon.de: Dass Unternehmen in der Frage des Outsourcings von Infrastructure-Management Dienste eher aus einer Hand beziehen wollen, sei dahin gestellt. Aber bei der Erfolgsquote sind die Anwender auf Angaben der Anbieter angewiesen. Gibt es denn so etwas wie ein Risk Sharing, über das man zwischen Kunde und Service-Anbieter das Risiko eines gescheiterten Projektes abfedern kann?

Zion: Unternehmen, welche die Analyse, den Umbau und die Verwaltung der IT-Infrastruktur einem externen Service Provider übertragen, sollten darauf achten, dass nicht sie das gesamte Risiko eines Projekts tragen und sich dies vertraglich zusichern lassen. TCS verfolgt beispielweise einen Ansatz, bei dem sich Anbieter und Anwender das Risiko teilen. Viele andere Anbieter sichern sich dagegen mithilfe komplexer und für den Nutzer intransparenter Vertragsklauseln gegen jegliche Gewährleistungsansprüche ab.

silicon.de: Aber ist es denn empfehlenswert, alle mit Infrastrukturmanagement verbundenen Services aus einer Hand zu beziehen? Läuft man hier nicht Gefahr eines “Provider-Lock-ins”?

Zion: Ja, durchaus sollten Unternehmen Dienstleister bevorzugen, die “White-Box”-Services bereitstellen: Beim White-Box-Ansatz kommt bei der Optimierung der IT-Infrastruktur des Anwenders ein transparentes applikationsorientiertes Verfahren zum Tragen. Der Nutzer definiert im Vorfeld mit dem IS-Dienstleister, welche Ziele erreicht werden sollen und wie sich diese Aufgabe in der Praxis umsetzen lässt. Damit behält der Anwender jederzeit die volle Kontrolle über das IT-Infrastruktur-Management und verringert die Gefahr, von dem Service Provider abhängig zu werden.

silicon.de: Ab welcher Unternehmensgröße ist eine Auslagerung empfehlenswert?

Zion: Prinzipiell ist das Auslagern des Infrastruktur-Managements abhängig von einer Kosten-Nutzen Analyse, denn auch kleinere Unternehmen können mit einer Auslagerung dieser Dienstleistungen Effizienzsteigerungen erzielen. Eine allgemeingültige Unternehmensgröße als Richtwert zu nennen ist daher schwierig, je heterogener die Infrastruktur gewachsen ist, desto wahrscheinlicher ist auch ein entsprechendes Kostensenkungspotential.

Des Weiteren sollten Unternehmen einen Anbieter wählen, der alle gängigen Hard- und Software-Plattformen unterstützt sowie über ein breites Partner-Ökosystem verfügt. Führende Anbieter unterhalten strategische Partnerschaften mit marktführenden IT-Lösungsanbietern wie BMC, Cisco Systems, EMC, Netapp und VMware. Hinzu kommen Kooperationspartner in Forschungseinrichtungen, Normierungsgremien, Industrievereinigungen sowie Kunden aus einer Vielzahl unterschiedlicher Branchen. Im Vorfeld sollte der Anwender zudem prüfen, ob der Dienstleister in der Lage ist, die Transformation der bestehenden IT-Infrastruktur-Landschaft des Nutzers mithilfe maßgeschneiderter Lösungen zu unterstützen, die Partner des Service-Providers beisteuern.

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