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Das wichtigste zur E-Bilanz im Überblick

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Die E-Bilanz kommt. In Zukunft wird sie die zentrale Kommunikationsgrundlage zwischen bilanzierenden Unternehmen und der Finanzverwaltung sein. Frank Dunkel, Bereichsleiter Oracle E-Business und E-Bilanz-Experte bei der Bielefelder Lynx-Consulting, beschreibt im Gespräch mit silicon.de die Konsequenzen für Unternehmen und IT.

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Frank Dunkel. Quelle: Lynx.

Silicon.de: Das Übergangsjahr 2012 neigt sich dem Ende zu. Für das Jahr 2013 müssen E-Bilanzdaten das erste Mal verpflichtend gemeldet werden. Wissen schon alle Firmen, was auf sie zukommt?

Dunkel: Im Allgemeinen schon. Mit Blick auf die konkrete Umsetzung herrscht allerdings noch bei vielen eine gewisse Unsicherheit. Daran ist auch der Gesetzgeber mit seinen Fein- und Nachjustierungen nicht ganz unschuldig.

Silicon.de: Welche Folgen hat es, wenn eine Firma die Vorgaben nicht zum 1. Januar 2013 umsetzt?
Dunkel: Zunächst einmal keine. Für die Steuerbilanzen der Geschäftsjahre 2012 und 2011/20122 wird die Papierform noch akzeptiert. Die Bilanz für das Geschäftsjahr 2013 muss ja erst 2014 eingereicht, pardon elektronisch transferiert, werden. Zum Ende des kommenden Jahres wird es daher vermutlich ein wenig hektisch zugehen. Ich kann daher nur empfehlen, mit den Vorbereitungsarbeiten schon jetzt zu starten.
Silicon.de: Was können Firmen tun, die jetzt noch keine Strategie entwickelt haben?

Dunkel: Die Bilanzdaten für 2013 werden von den Finanzbehörden dann nur noch in der vorgeschriebenen Taxonomie und dem XBRL-Standard akzeptiert. Die Firmen sollten daher mit der gebotenen Besonnenheit und Weitsicht überlegen, auf welchem Weg sie ihre Finanzbuchhaltung E-Bilanz-ready machen.

Silicon.de: Welche Prozess-Anpassungen der Finanzbuchhaltung muss ein Unternehmen einleiten, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen? Und welche Veränderungen in der IT sind damit verbunden?

Dunkel: Entgegen ersten Befürchtungen zwingt die E-Bilanz zunächst einmal kein Unternehmen zu umfangreichen Prozessanpassungen. Sind E-Bilanz-Taxonomie und Sachkontenrahmen nicht deckungsgleich, bietet der Gesetzgeber mit der Auffangposition eine Möglichkeit, Eingriffe in das gewohnte Buchungsverhalten zu vermeiden. Die Tücke liegt hier allerdings einmal mehr im Detail. Die Frage ist ja offen, in welchem Umfang man tatsächlich die Möglichkeit der Auffangpositionen nutzen möchte. Oder ist es mitunter vorteilhafter, die E-Bilanz-Umstellung zu nutzen, meine Prozesse und meinen Kontenplan zu überdenken und auf eine höhere Effizienz zu trimmen. Das Ergebnis dieser sachlichen Überlegung prägt natürlich den Anpassungsaufwand auf Seiten der Anwendungssysteme. Die IT eines Unternehmens muss sich zudem Gedanken machen, mit welcher Systemunterstützung die E-Bilanz-Funktionalität bereitgestellt werden soll.

Silicon.de: Parallele Bücher, parallele Buchungskreise (ledger), parallele Konten… im ERP, als separate Einzellösung oder Eigenentwicklung. Wann ist welche Option ratsam?

Dunkel: Das hängt in erster Linie von den anwendungstechnischen Voraussetzungen der Buchhaltung ab. Nehmen wir einmal SAP. Im Falle des traditionellen Hauptbuchs bietet sich die Kontenlösung aus gemeinsamen und Bilanz-spezifischen Konten an. Die Unterscheidung zwischen Handels- und Steuerbilanz erfolgt dann über die Berichtszuordnung. Wer bereits das neue Hauptbuch von SAP ERP eingeführt hat, lässt sich die Steuerbilanz als weiteres Ledger (http://de.wikipedia.org/wiki/Parallele_Buchf%C3%BChrung) auf der Ebene der Buchungskreise einrichten. Damit hat man aber erst die finanztechnischen Voraussetzungen für die E-Bilanz geschaffen. Die Konvertierung in das XBRL-Format, das Erzeugen der Bilanz, das Validieren oder der elektronische Versand über EriC – den Elster Rich Client – behandeln spezielle E-Bilanz-Programme.
Silicon.de: Können sich Firmen nicht darauf verlassen, dass ihr ERP-Anbieter ihre Programme aufrüstet?

Dunkel: Nein, meist bieten die Hersteller nur kostenpflichtige Zusatzprogramme an. Eine E-Bilanz lässt sich beispielsweise nicht vollständig im SAP ERP abbilden. Unternehmen müssen zusätzlich Programme wie SAP Business Objects Disclosure Management, SAP ERP Client AddOn for E-Bilanz oder eine Fremdlösung wie den Lynx E-Bilanz Browser erwerben.

Silicon.de: Wie lange dauert es denn, die IT-Abteilung E-Bilanz-fit zu machen?

Dunkel: Die Antwort hängt davon ab, was ein Unternehmen will. Die Einführung neuer Programme wie SAP Business Objects Disclosure Management führen natürlich zu zusätzlichen Investitionen, bieten aber auch einen Funktionsumfang über die eigentliche E-Bilanz-Anforderungen hinaus. Ihre Einführung ist meist in einem größeren Projektvorhaben eingebettet. In dieser Hinsicht ist der SAP ERP Client AddOn fraglos anspruchsloser. Er muss allerdings eigens auf einem PC installiert werden und ist ausschließlich für den Betrieb mit SAP ausgelegt.

Möchte eine Firma einfach nur die E-Steuerbilanz erfassen und an die Finanzbehörden übermitteln, spricht alles für ein pragmatisches Vorgehen, wie es beispielsweise der Lynx E-Bilanz Browser unterstützt. Da die Arbeit Browser-basiert erfolgt und am Ende des vorhandenen Finanz-Prozesses ansetzt, sind keine zusätzlichen Systemressourcen oder Eingriffe wie etwa ein Upgrade der Finanzsysteme notwendig. Das System ist innerhalb eines Tages aufgesetzt und steht den Finanzfachleuten im Unternehmen zur Verfügung.

Silicon.de: Vielen Dank für das Gespräch.