“Less Paper Office“

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Trotz des “papierlosen Büros” sehen sich Unternehmen täglich mit einer enormen Menge an Informationen in Form von Mail, Fax oder Papier gegenüber. Eine große Herausforderung besteht deshalb darin, diese unstrukturierten Inhalte so schnell wie möglich zu erfassen und in die Geschäftsprozesse zu integrieren. Wie das elegant gelingen kann, erklärt Stefan Welcker, Regional Director DACH/CEE von der Lexmark-Tochter Perceptive Software im Interview mit silicon.de.

silicon.de: Vor einigen Jahren geisterte die Utopie des papierlosen Büros durch die Hypecycle, was ist aus Ihrer Sicht heute aus diesem Ansatz geworden?

Welcker: Der Ansatz zum papierlosen Büro ist ganz sicher noch nicht realisiert. Lassen Sie es mich etwas umformulieren, Paperless Office ist heute eher als “less paper Office“ umgesetzt. Fakt ist jedoch, dass die Dokumentenvielfalt weiter stark zunimmt und auch das Papiervolumen im Unternehmensalltag steigt. Der Einsatz von intelligenten Capture-Lösungen in Verbindung mit ECM- und BPM-Anwendungen wird daher entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen beitragen. Lösungen von Perceptive Software helfen Unternehmen schon heute, Dokumente automatisiert zu verarbeiten und die Inhalte – unabhängig von Format und Medium- jederzeit umfassend verfügbar zu machen.

Stefan Welcker, Regional Director DACH/CEE bei der Lexmark-Tochter Perspective Software.
Stefan Welcker, Regional Director DACH/CEE bei der Lexmark-Tochter Perceptive Software.

silicon.de: Heute spricht man von Big Data, wenn man die ständig wachsende Datenflut meint. Nun gibt es ja nach wie vor Medienbrüche, also schon bevor man unstrukturierte digitale Inhalte hat, wie bekommt man denn Dokumente wie Papierrechnungen oder andere nichtdigitalisierte Informationen am besten in ein System?

Welcker: Am einfachsten geschieht dies je nach Dokumentenvolumen unter Nutzung von Multifunktionsgeräten und entsprechenden Hochleistungsscannern. So wird alles was als Papierformat vorliegt digitalisiert und kann dann durch die Produkte von Perceptive Software weiter verarbeitet werden.

silicon.de: Wodurch unterscheidet sich die Capture-Lösung von Perceptive Software zu anderen Produkten für die Dokumentenerfassung?

Welcker: Klassische Template-basierte Lösungen zur Datenerfassung basieren auf vordefinierten und strikt einzuhaltenden Textfragmenten. Zum einen müssen solche Templates mit einem erheblichen Arbeitsaufwand erstellt werden und zum anderen sind sie extrem fehleranfällig. Sobald sich eine bestimmte Information an einer anderen Stelle im Dokument befindet und damit die vordefinierten Regeln nicht einhält, kann das Dokument nicht zugeordnet werden. Und das kommt in der täglichen Arbeit immer wieder vor, die Fehlerquote ist deshalb hoch und bedingt eine sehr aufwändige und zeitraubende manuelle Nachbearbeitung in den Abteilungen.

Percpetive Software hat einen anderen Ansatz, wir setzen auf die kontextbezogene und fehlertolerante Texterkennung. Intelligent Data Capture von Perceptive kommt bei der automatischen Datenerfassung ohne Regeln, Templates oder vordefinierten Zonen aus, so wird der Automatisierungsgrad drastisch erhöht. Intelligent Data Capture liest nicht nur Informationen wie z.B. die Lieferantenadresse, Datum, Bestell- oder Rechnungsnummer automatisch aus, sondern ist in der Lage auch die einzelnen Positionsdaten zu extrahieren. Dies ist völlig unabhängig von Schreibfehlern oder davon, wo diese Informationen im Dokument aufgeführt sind. Durch die Validierung der extrahierten Daten mit dem Backend-System des Kunden und dem integrierten Lernmodus wird die Verarbeitung der Dokumente deutlich performanter und vor allem. weniger fehlerbehaftet. Mit dem Einsatz von Intelligent Data Capture werden Erkennungsraten von bis zu 90 Prozent auf Positionsebene erzielt.

silicon.de: Wie bilden Sie das technisch ab?

Welcker: Intelligent Data Capture von Perceptive Software basiert auf der Technologie von neuronalen Netzen. Hierzu wird das System mit exemplarischen Dokumenten angelernt und trainiert. Innerhalb der Anlernphase lernt das System, die Dokumente selbstständig zu klassifizieren und entsprechende Informationen zu extrahieren. Nach der Anlernphase kann das trainierte System sein Wissen auf beliebige weitere Dokumente ausweiten. Dabei repliziert das System sein Wissen, welches in dem neuronalen Netzwerk abgelegt ist. Ein entscheidender Vorteil von Intelligent Data Capture besteht darin, dass die nachfolgenden Geschäftsprozesse automatisiert und beschleunigt werden, da keine Abhängigkeit zu Mustererkennung oder Templates besteht. Damit werden Kundenanfragen schneller bearbeitet und die Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet.

silicon.de: Arbeitet das System denn soweit fehlerfrei?

Welcker: Da Intelligent Data Capture von Perceptive Software basierend auf neuronalen Netzwerken arbeitet, erfolgt eine fehlertolerante Erkennung, Klassifizierung und Extrahierung von Dokumenten und deren Inhalten. Zur Reduzierung von Fehlern berücksichtigt Perceptive Software Intelligent Capture ebenso den Kontext, in welchen sich die auszulesende Information befindet und nutzt zur Validierung der Daten auch die vorhandenen Informationen im Backendsystem des Kunden. Ausschlaggebend für eine fehlerfreie Verarbeitung ist die Trainingsphase des Systems, die von Perceptive Software Professional Services dediziert begleitet wird.

silicon.de: Neben Informationen, für die ich zunächst einen Medienbruch vollziehen muss, gibt es ja auch zahlreiche digitale Informationen, die ebenfalls für meine großen Backend-Systeme wie etwa SAP nicht sichtbar oder verwertbar sind. Wie kann man es denn hier schaffen, diese Informationen zugänglich zu machen?

Welcker: Perceptive Software verfügt über die patentierte LearnMode™ Technologie. Mit Hilfe von LearnMode kann jegliche unstrukturierte Information im Kontext einer anderen Anwendung – wie beispielswiese SAP, Web oder Host Applikationen – angezeigt werden. Das bedeutet für den für den Anwender, dass er die Rechnung eines Kunden immer angezeigt bekommt, unabhängig davon, ob er gerade im SAP FI Modul oder im CRM System arbeitet. Die Integration von Perceptive Software mit SAP über LearnMode erfolgt ohne Programmierung oder Installationen von weiteren Softwarekomponenten. In der IT Abteilung werden LearnMode Integrationen mit Hilfe eines grafischen Editors konfiguriert. Somit werden die Aufwände – zum Beispiel bei Integrationsprojekten – massiv reduziert und zudem Unabhängigkeit von unterschiedlichen Softwareversionen erreicht.

silicon.de: Diese Lern-Funktion klingt spannend. Was hebt die Lösung von Perpective darüber hinaus von anderen Content-Management-Lösungen ab?

Welcker: Perceptive Software bietet Prozess- und Content-Management-Software, die die Brüche zwischen den Papierprozessen und den digitalen Prozessen schließt. Innerhalb von Lexmark International hat Perceptive Software die Expertise für Business-Process-Management, Enterprise-Content-Management, Intelligente Datenerfassung, Search und Integrationstechnologie. Jede Komponente ist für sich ein leistungsstarkes IT-Werkzeug. Perceptive verwandelt diese Werkzeuge in Lösungen, die schwierige geschäftliche Herausforderungen bewältigen. Damit können Unternehmensanwendungen alle vitalen Prozesse des Unternehmens abbilden. Perceptive Software gibt den Mitarbeitern einen kompletten Überblick über sämtliche Informationen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Und Sie bekommen die komplette Lösung aus einer Hand.

silicon.de: Welche Branchen haben denn aus ihrer Sicht hier die größten Anforderungen?

Welcker: Wir sind überzeugt, dass eine automatisierte und digitale Postbearbeitung umfassende Mehrwerte erzielt, wenn die in den Unternehmen zu verarbeitenden Dokumente eine hohe Relevanz für den Unternehmenserfolg haben. Firmen, die mit vielen mehrsprachigen, unstrukturierten Dokumenten arbeiten, können mit digitaler Postbearbeitung deutliche Effizienzsteigerungen erreichen. Das trifft vor allem auf die Bereiche Retail, Finance aber auch Manufacturing zu.

silicon.de: In manchen Fällen ist ja ‘Papier’ nach wie vor Vorschrift. Bieten sie auch so etwas wie ein Output-Management und wie weit reicht das?

Welcker: Wie schon eingangs gesagt, ist das papierlose Büro immer noch eine Utopie. Outputmanagement fängt bei uns bei der professionellen Dokumentenerstellung an und endet schließlich mit dem Druck am Lexmark Gerät. Wir begleiten den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments und können so auch die inhaltliche Prüfung für jedes Dokument oder jede E-Mail sicherstellten, die das Unternehmen verlässt.

silicon.de: Wie sieht es denn mit der Sicherheit aus, nach wie vor ist zum Beispiel Spam eines der ungelösten Probleme. Kann eine ECM-Lösung denn erkennen, wenn es ein manipuliertes Dokument öffnet?

Welcker: Perceptive Software verfügt über unterschiedliche Mechanismen, um die Sicherheit eines Dokuments zu gewährleisten. Neben klassischen Rechten und Rollenkonzepte können weitere Komponenten aktiviert werden, um die Angreifbarkeit zu reduzieren. Dazu zählen Generierung von Prüfsummen, Verschlüsselung, Ablage auf dedizierten und spezialisierten Speichersystemen (zum Beispiel z.B EMC Centera), detaillierte Auditinformationen und eine entsprechende Verfahrensdokumentation. In Summe bietet Perceptive Software ein schlagkräftiges Lösungsportfolio, um Kunden vor manipulierten Inhalten zu schützen.

silicon.de: Immer mehr Mitarbeiter arbeiten mit privaten mobilen Geräten. In wie weit ist das für ECM-Lösungen ein Problem?

Welcker: Die Anforderung, immer die richtige Information, zur richtigen Zeit , für die richtige Person zur Verfügung zu stellen, ist das treibende Thema in den Unternehmen. Durch Trends wie “Bring your own device” müssen heute entsprechende Lösungen angeboten werden.
Perceptive Software kann vom Smartphone über Tablet, Notebook bis zum klassischen PC alle Arten von Endgeräten in seine Lösungen integrieren und entsprechend komfortable Benutzeroberflächen zur Verfügung stellen. So können z.B. zum Beispiel schon heute über das Smartphone Rechnungsfreigabeprozesse gesteuert werden.

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