Unternehmen sehen Business Process Management mehrheitlich als Top-Thema

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Jedes dritte Unternehmen plant, bis 2015 in eine Lösung für Business Process Management (BPM) zu investieren. Laut dem Beratungsunternehmen Pierre Audoin Consultants (PAC) geht es ihnen dabei vor allem um mehr Transparenz und Effizienz der Geschäftsprozesse. Viele Unternehmen fürchten jedoch ein aufwendiges Change Management.

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Frank Niemann, Analyst Pierre Audion Consultants. Quelle: PAC

Beim Business Process Management (BPM) steht im Vordergrund, den Wertbeitrag der bestehenden IT-Lösungen zu steigern, um Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Diese Definition legt das Beratungsunternehmen Pierre Audoin Consultants (PAC) seiner aktuellen Studie zugrunde. Durch Anforderungen an Flexibilität und Agilität von IT-gestützten Geschäftsprozessen gewinne das Thema zunehmend an Bedeutung.

Das bestätigen die Zahlen der Studie, die PAC im Auftrag des Softwareanbieters Opentext durchgeführt hat. Danach will bis 2015 jedes dritte Unternehmen in eine BPM-Lösung investieren.

Für 70 Prozent der Firmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ist BPM aktuell ein Topthema. Die Mehrheit der Unternehmen setzt bereits heute BPM-Systeme ein, allerdings überwiegend als Bestandteil einer Unternehmenssoftware wie etwa Dokumenten-Management- oder ERP-Systeme.

Als Vorteil steht die gesteigerte Prozesstransparenz an erster Stelle: Rund 80 Prozent der befragten Unternehmen sind dieser Meinung. Knapp dahinter folgen kürzere Prozessdurchlaufzeiten sowie erhöhte Kundenorientierung und verbesserter Kundenservice.

“Dagegen wird BPM eher nicht als Werkzeug angesehen, um Unternehmensrichtlinien besser umzusetzen oder die Mitarbeiter besser in Geschäftsprozesse zu integrieren“, sagt Frank Niemann, Principal Consultant bei PAC und Autor der Studie.

Als wichtigsten Einsatzbereich identifiziert die Studie die Automatisierung von Standardprozessen. Das gilt beispielsweise für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen.

Darunter fallen auch Erstellung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten wie Verträge und Angebote. Ebenfalls dazu gehört die Vorgangsbearbeitung im IT-User-Helpdesk, so Niemann. Als weitere wichtige Aufgabe für BPM sehen die Befragten die Kombination von IT-Prozessen mit Human Workflows wie Freigaben und Genehmigungen. Es folgt die Prozessanalyse als Entscheidungsgrundlage für das Top-Management. “Diese Nutzung bezieht sich auf die internen Abläufe”, erläutert Niemann. “Partner, Kunden oder Lieferanten werden dabei noch nicht so häufig eingebunden.” Um etwa Effizienzpotenziale im Einkauf zu heben oder den Kundenservice zu verbessern, werden Firmen jedoch nicht umhin kommen, externe Kunden und Lieferanten in ihre Prozesse einzubinden, so die Studie.

Aufgaben des Business Process ManagementsVon den Unternehmen, die BPM bereits einsetzen, nutzen es 65 Prozent für die Bereiche Finanzen und Controlling. Weitere 15 Prozent planen dies. Materialwirtschaft und Produktion folgen an zweiter Stelle vor Einkauf, Beschaffung und Logistik. In Marketing und PR sowie in der Entwicklung ist die Verbreitung von BPM eher gering. Das mag daran liegen, dass die Abläufe dort eher projektbezogen sind und weniger standardisiert, so die Studie.

Als größte Hürde für den Einsatz von BPM sehen die Unternehmen den hohen Aufwand bei der Einführung, also das Change Management. “Sobald Prozesse verändert werden, bedeutet dies, Personen neue Aufgaben und Zuständigkeiten zuzuweisen oder ihnen welche wegzunehmen” erläutert Niemann. Menschen möchten aber ihre Gewohnheiten nicht gern aufgeben. Hinzu kommt, dass Prozesse transparent werden.

“BPM hat damit zu tun, Abläufe zu dokumentieren. Abläufe werden dann oft hinterfragt – nicht jedem gefällt das.” Wenn BPM auch zur Entscheidungsfindung genutzt wird, stoße dies unter Umständen jenen Personen vor den Kopf, die sich bisher auf ihr Bauchgefühl verlassen konnten, so Niemann weiter.

Aus diesen Gründen hat Change Management viel damit zu tun, wie die BPM-Lösung und deren Begleiterscheinung der Belegschaft und den Managern beziehungsweise Bereichsleitern verkauft wird. “Diese Themen haben nur ganz am Rande mit IT zu tun, es ist aber fatal, diese zu unterschätzen”, warnt Niemann.

So ist es kaum verwunderlich, dass Unternehmen beim entscheidenden Thema Change Management Unterstützung benötigen. Beratungskompetenz seitens des BPM-Anbieters sehen die Firmen folglich als wichtiges Auswahlkriterium an.