SEPA: allerhöchste Zeit zum Handeln

E-GovernmentEnterpriseFinanzmarktManagementRegulierungSoftware

Die Zeit wird langsam knapp: Bis zum 31. Januar müssen Unternehmen ihren Zahlungsverkehr auf das SEPA-Verfahren umstellen. Ansonsten droht ab Februar die Zahlungsunfähigkeit, warnt die DSAG. Die Vereinigung gewährt ihren Mitgliedern Unterstützung bei der Umstellung, Software-Unternehmen bieten entsprechende Lösungen an.

Rainer Böhle  DSAG
Rainer Böhle, DSAG.

Nicht nur die IT-Abteilung, fast alle Bereiche im Unternehmen sind von der Umstellung auf das neue und verpflichtende SEPA-Zahlungsverfahren (Single European Payments Area) betroffen. Daran erinnert die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) ein knappes halbes Jahr vor dem Stichtag 1. Februar 2014.

“Die Umstellung ist eine komplexe Aufgabe und muss möglichst hoch im Management angesiedelt werden”, sagt Rainer Böhle, Sprecher der DSAG-Themengruppe SEPA. Auch sollte das nötige Personal freigestellt und unterstützt werden. Als Beispiele für betroffene Abteilungen nennt die DSAG in einer Audio-Slideshow den Vertrieb und das Kundenmanagement, die Buchhaltung, den Einkauf und die Personalabteilung.

Dennoch hat die IT-Abteilung laut DSAG den größten Aufwand zu bewältigen: Hier müssen eine Mandatsverwaltung aufgebaut und Mandatsnummern generiert werden. Alle neuen Kennzahlen, zum Beispiel die Gläubiger-Identifikationsnummer, sind dann in die IT-Systeme einzuspeisen.

Aber nicht nur nach außen wirkt das neue Zahlungsverfahren. Auch die Bankverbindungen der Mitarbeiter müssen für die Lohn- und Gehaltszahlungen überarbeitet werden: Die Beschäftigten sollten rechtzeitig aufgefordert werden, der Personalabteilung ihre IBAN, also ihre internationale Bankkonto-Nummer, und ihre Bic, ein Code von Geschäftsstellen im Zahlungsverkehr, mitzuteilen, so die DSAG.

SAP-Anwender können auch auf Unterstützung durch IT-Dienstleister zurückgreifen. Neben NTT Data bietet auch das SAP-Systemhaus TDS ein Komplettpaket von der Beratung bis zur Umsetzung einer gesetzeskonformen SEPA-Einführung. Dabei unterscheidet die Fujitsu-Tochter zwischen der passiven SEPA-Fähigkeit, der SEPA-Überweisung und der SEPA-Lastschrift. Per Starterpaket zum Preis von 3.900 Euro erhalten mittelständische Unternehmen mit einer Standard-SAP-Installation eine Analyse ihres Systemumfelds sowie des Stands ihrer Support-Packages und Hotfixes. Das Paket gibt zudem eine Empfehlung für das weitere Vorgehen in Sachen SEPA ab sowie für die kundenspezifische Konfiguration des SAP Systems für die SEPA-Umsetzung. Schließlich richtet TDS die SEPA-Überweisung ein, leistet Unterstützung bei Tests und setzt das System produktiv.

Der ERP-Anbieter Exact Software empfiehlt Unternehmen ein Vorgehen in vier Schritt zur SEPA-Einführung. An erster Stelle steht, die eigenen IBAN- und BIS-Codes zu ermitteln und die Business-Software entsprechend zu aktualisieren. “Auch Banken, Versicherungen, Geschäftspartnern und Mitarbeitern sind die neuen Codes mitzuteilen”, erinnert Jürgen Stallbommer, Senior Marketing Manager Region East Europe von Exact. “Schließlich benötigen sie ebenfalls Zeit für die Umstellung.” In einem zweiten Schritt geht es dann in umgekehrter Richtung weiter: IBAN- und BIC-Daten von Kunden, Partnern, Banken und Mitarbeitern sollten in den betroffenen IT-Systemen des Unternehmens aktualisiert werden.

SEPA bedeutet nicht nur Aufwand, sondern bringt den Unternehmen auch Vorteile. So lassen sich Zahlungen in Deutschland und den Teilnehmerländern künftig mit nur einem Zahllauf erledigen. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel innerhalb eines Geschäftstags. Allerdings muss dafür in einem dritten Schritt die Unternehmenssoftware für die Verarbeitung der neuen übergreifenden Zahlungsdatei-Formate der Banken eingestellt werden. Der größte Aufwand entsteht jedoch dann, wenn Unternehmen bei Kunden weiterhin Lastschriftverfahren einsetzen wollen. Das Unternehmen muss in einem vierten Schritt zuerst einen neuen Inkasso-Vertrag mit der Bank abschließen, um eine Gläubiger-ID zu erhalten. Nach der Entscheidung über die angewandte Inkasso-Methode werden bei der die Bank die Zeitläufe für Lastschriftfristen umgestellt. Künftig sind dann bei jedem Auftrag Informationen an die Bank zu übermitteln wie Gläubiger-ID, Mandatsreferenznummer, IBAN und das Unterzeichnungsdatum des entsprechenden Abkommens.