Projektmanagement mit Inloox PM 8 in Outlook integrieren

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Im Microsoft-Look-and-Feel lässt sich über die Lösung des Münchner Unternehmens Inloox Projekt-Management auch über Office erledigen. So bekommt Outlook Gantt-Diagrammen, To-Do-Listen in Kanban-Ansicht, Mindmapping und Tools für die Kostenkontrolle.

Als Plug-in für Outlook liefert die Münchner Inlooox GmbH nun die Version 8 Projektmanagement-Tools. Inloox PM 8 kann als Plug-in in Outlook Projekte über Ribbons für Teilaufgaben, Ressourcen, Arbeitspakete sowie Zeit- und Kostenerfassung steuern. Damit lässt sich Inloox PM 8 wie Outlook steuern, denn die Micosoft-typischen Icons mit Untermenüs (Tibbons) und die dahinterliegenen Funktionen lassen unter anderem Drag-and-drop-Arbeiten zwischen Outlook- und InLoox-Elementen zu.

Die vereinfachte Ansicht von Projekttätigkeiten pro Mitarbeiter ergänzt klassische Darstellungsweisen wie das zeitorientierte Gantt-Diagramm. (Bild: InLoox)
Die Projekttätigkeiten pro Mitarbeiter lassen sich auch in der klassischen Ansicht wie dem zeitorientierten Gantt-Diagramm darstellen. Quelle: InLoox

Mitarbeiter einer Projektgruppe lassen sich mit der Maus aus den gewohnten Outlook-Kontaktlisten in neue Projekte ziehen.

Werden Aufgaben für sie angelegt, werden sie sofort benachrichtigt; die Projekttätigkeiten tauchen automatisch in den Outlook-Terminlisten der Projektmitglieder auf.

Mit benutzerdefinierten Dashboards werden Diagrammtypen und Datenquellen gezeigt – neu ist vor allem der Vergleich von geplanten und erreichten Zielen und eine Auswertung wie in Business-Intelligence-Programmen. Projektverantwortliche können damit auf einen Blick in Echtzeit sehen, was läuft, wo es hakt und wer benachrichtigt oder befragt werden muss.

Statt nur komplexen Projektübersichten wie in Gantt-Diagrammen können nun Team-Aufgaben in Paketen unabhängig von einer Projektzeitplanung angelegt, verteilt und organisiert werden. Einzelne Pakete lassen sich mit Kommentaren versehen. Die “Arbeitspakete” beziehungsweise Zu-Erledigen-Listen können via Drag and drop in die Projektzeitplanung integriert werden.

Auch das klassische Zeitplan-Diagramm beherrscht InLoox – es ist direkt verknüpft mit den Kanban-Ansichten und Aufgabenpaketen. Quelle: Inloox
Auch das klassische Zeitplan-Diagramm beherrscht InLoox – es ist direkt verknüpft mit den Kanban-Ansichten und Aufgabenpaketen. Quelle: Inloox

 

Zuständigkeiten im Rahmen des “agilen” Team-Arbeitens können in beliebige konfigurierbare Kanban-Ansichten je nach Firmen- und Arbeitsbedarf abgelegt werden – wer einen Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben zuständig machen will, “schiebt” ihn einfach auf die Projektansicht – dieser bekommt dann eine automatische Nachricht.

Ist eine Aufgabe abgeschlossen, kann der Mitarbeiter die To-Do-Liste per Maus in die “Erledigt”-Spalte schieben. Das benachrichtigt gleichzeitig andere, dass diese Aufgabe erfüllt ist. Die Spalten der Projektliste lassen sich zudem nach benutzerdefinierten Regeln hervorheben, um termin- oder budgetkritische Projekte zu identifizieren.

In der erneuerten Benutzerführung ist Platz für kontextabhängige Seitenpanele, die zugehörige Informationen zeigen, ohne dass dafür Dialoge geöffnet werden müssen. Die neue Volltextsuche schließlich bringt Durchblick zu zuständigen Personen, offenen Arbeiten oder anderen Projektbestandteilen.

Zahlreiche Neuerungen rund um den Freigabe-Workflow, die Dokumentation der Arbeiten, die Erstellung nötiger Checklisten, Erinnerungen oder Benachrichtigungen sowie die Zeiterfassung sollen das Konzipieren, Erfassen und Durchführen von Projekten erleichtern. Ressourcenauslastung, verknüpfte Arbeitspakete oder ein Plan-Ist-Stundenabgleich erscheinen direkt im Gantt-Diagramm. Und für neue Aufgaben und Ideen steht eine optimierte MindManager-Funktion mit Import-Features und Verknüpfung zu vorhandenen Projekten bereit.

Die Verbindung aus agilem und klassischem Projektmanagement ist als Outlook-Plug-in ab sofort verfügbar, der Hersteller arbeitet momentan auch an einem Web-Service, der alle neuen Funktionen (insgesamt 150) enthalten wird. Eine 30-Tage-Testversion steht als Download bereit. Die Vollversion des Programms kostet für einen Einzelplatzrechner (ohne Netzerk- und Server-Unterstützug) 450 Euro, mit Erweiterung für einen Laptop 550 Euro. Eine Server-Lizenz für den Workgroup-Server für maximal 50 Anwender betreibt eine gruppenübergreifende SQL-Datenbank und kostet 990 Euro.

Der InLoox PM 8 Enterprise Server für mehr als 50 User und mit zusätzlichen Mobil-Apps und einer Web-App ist für 1590 Euro erhältlich. Die Preise für Nutzerlizenzen liegen zwischen 410 und 450 Euro je Anwender, abhängig von der Gesamtzahl – Web-Lizenzen sind etwas billiger und beginnen bei 280 Euro pro Nutzer. Großunternehmen mit unbegrenzter Anwenderzahl und Netzwerkbetrieb von InLoox PM 8 mit einer logischen Datenbank zahlen einen einmaligen Preis von 50.000 Euro. Zahlreiche weitere Optionen und Dienstleitungen zeigt eine PDF-Preisliste.

[mit Material von Manfred Kohlen, ITespresso.de]

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